5 Veľké veci, ktoré môžu prepojené tlačiarne urobiť pre vaše podnikanie

Prezentované spoločnosťou Epson - Moderné podniky používajú cloudové aplikácie pre všetky druhy každodennej komunikácie a úloh, od online spolupráce až po plánovanie podnikových zdrojov (ERP). Nielen to, ale dnešní správcovia a zamestnanci interagujú s týmito službami prostredníctvom smartfónov a iných pripojených zariadení, niekedy častejšie ako prostredníctvom svojho počítača. Takže, pokiaľ ide o každodenný obchodný proces, ktorý je taký zásadný ako tlač, prečo by mala vaša organizácia zostať unavená v analogickom veku miestnych tlačových úloh a zamotaných káblov?

K webu sa môže pripojiť akákoľvek tlačiareň so sieťovým pripojením. V tomto článku sa zameriavame na bezdrôtové tlačiarne s povolenou tlačou v cloude, ktoré môžu prostredníctvom internetového pripojenia synchronizovať počítač, mobilné zariadenie alebo dokonca váš prehliadač s tlačiarňou pripojenou k cloudu. Ak sa chcete dozvedieť, ako to urobiť, existuje niekoľko rôznych spôsobov pripojenia a odoslania zabezpečených súborov z vášho zariadenia na tlačiareň pripojenú k cloudu. Najlepšie bezdrôtové tlačiarne na trhu majú tendenciu používať kombináciu Wi-Fi, Near-Field Communication (NFC) a zabezpečené pripojenia k virtuálnej sieti vrátane služieb, ako je Google Cloud Print, na odosielanie a tlač súborov cez web odkiaľkoľvek.

Hladký zážitok z pripojenej tlače poskytuje firmám a ich zamestnancom množstvo výhod. Ďalej uvádzame päť najvýznamnejších spôsobov, ako by vaša organizácia mohla ťažiť z prepadnutia starého kancelárskeho clunkeru v prospech modernej tlačiarne pripojenej k cloudu.

1. Pohodlie

Pri nastavovaní tlačiarne pripojenej k službe Google Cloud Print alebo inej z cloudových služieb ponúkaných hlavnými predajcami tlačiarní si najprv všimnete, že neexistujú žiadne ovládače na inštaláciu a konfiguráciu. Tlačiarne sú pripravené na tlač z cloudu a mnoho služieb sa dodáva aj s aplikáciami pre Android a iOS na tlač priamo z vášho smartfónu alebo tabletu. Webové tlačiarne tiež eliminujú potrebu manuálnych aktualizácií, automatickej aktualizácie ovládačov a firmvéru bez zásahu človeka.

Všetky tlačené súbory sa odosielajú z webu prostredníctvom tlačovej služby typu cloud, takže počítač nemusí s tlačiarňou priamo komunikovať. Stačí sa prihlásiť do zariadenia alebo mobilného zariadenia s pripojením na internet, prihlásiť sa do svojho účtu v danej tlačovej službe založenej na cloude a začať tlačiť.

To tiež uľahčuje pohodlnejšie zdieľanie tlačového obsahu a dokumentov. Väčšina tlačových služieb založených na cloudu vám umožňuje „zdieľať“ prístup k vašej tlačiarni pripojenej k cloudu s inou dôveryhodnou stranou tak ľahko, ako je zdieľanie online dokumentov s nimi vrátane schopnosti spravovať práva na zdieľanie. Ak teda mimomestský zamestnanec alebo klient pracuje mimo vašej kancelárie a potrebuje rýchlo vytlačiť palubný lístok na cestu domov, môžete s nimi zdieľať prístup k cloudovej tlačiarni a môžu tlačiť priamo zo svojho smartfónu alebo notebooku,

2. Vzdialená dostupnosť

Okrem tlačiarní pripravených na tlač z cloudu sa môžu tlačové služby založené na cloudu synchronizovať aj s existujúcou tlačiarňou pripojenou k sieti doma alebo v kancelárii. Po synchronizácii zariadenia s cloudovým serverom nezáleží na tom, odkiaľ tlačíte alebo či je tlačiareň vzdialená stovky alebo viac kilometrov.

To je veľkým prínosom pre pracovníkov domácej kancelárie a telekomunikačné spoločnosti. Ak počas schôdzky poskytujete virtuálnu prezentáciu pomocou videokonferenčnej služby a chcete, aby si každý, kto sedí pri konferenčnom stole, nechal mať správu v rukách, potom si môžete vytlačiť kópie správy z domácej kancelárie priamo na tejto tlačiarni v roh konferenčnej miestnosti. Zamestnanec, ktorého stôl je hneď vedľa tlačiarne, sa nelíši od toho, kto tlačí na stroj z inej krajiny.

3. Nákladová a energetická účinnosť

Pripojená tlač je tiež ľahký spôsob, ako centralizovať a zefektívniť tlačové operácie vašej spoločnosti, najmä pre začínajúce podniky a malé a stredné podniky (SMB). Namiesto inštalácie a údržby niekoľkých tlačiarní zapojených do siete v rámci rozmiestnenia vašej kancelárie môže použitie pripojenej tlačiarne a cloudovej služby výrazne znížiť náklady na údržbu, atrament a toner, ak všetky stroje v kancelárii tlačia na jeden alebo dva cloudové pripojenie. tlačiarní (namiesto toho, aby mali jednu tlačiareň pre každý počítač alebo skupinu pracovných staníc v kancelárii).

V závislosti od veľkosti a pôdorysu vašej organizácie budete možno potrebovať niekoľko tlačiarní. Ale predovšetkým bezdrôtové tlačiarne pripravené na cloud vám poskytujú oveľa väčšiu flexibilitu. Čím novšia je pripojená tlačiareň, do ktorej investujete, tým lepšie budú jej energeticky úsporné funkcie. Drvivá väčšina bezdrôtových tlačiarní teraz prichádza s jedným alebo viacerými úsporami energie alebo úspornými režimami, ktoré znižujú celkové náklady na tlač a spotrebu energie, keď sa tlačiareň aktívne nepoužíva.

4. Bezpečnosť

Prvou námietkou, ktorú vznesie váš správca IT pri zvažovaní prepnutia na tlač v cloude, je bezpečnosť. Ľudia majú prirodzene pohodlnejšie káblové pripojenie ako bezdrôtové zdieľanie a synchronizácia súborov, pokiaľ ide o vnímanie bezpečnosti, najmä pri odosielaní a tlači dôverných obchodných informácií cez internet.

Cloudová tlač má pokrytie end-to-end s webovými pripojeniami HTTPS, zabezpečujú dokumenty a súbory pomocou šifrovania SSL od okamihu ich odoslania až po tlač. Súbory tiež nesedú na serveri. Po spracovaní a dokončení úlohy sa príslušné dokumenty odstránia zo servera tlačovej služby typu cloud.

5. Škálovateľnosť

Pripojené tlačiarne umožňujú, aby sa tlačové operácie vašej spoločnosti škálovali tak rýchlo, ako sa vaše podnikanie rozrastá, od spustenia alebo SMB až po veľké podnikové organizácie. Google dokonca používa svoju tlačovú službu založenú na cloude in-house. Keď sa vaše operácie rozširujú a najímate viac zamestnancov alebo otvárate nové kancelárie, investície do cloudovej tlačovej infraštruktúry pripojenej k cloudu vám môžu z dlhodobého hľadiska ušetriť veľa peňazí.

To tiež odstraňuje bolesť z rozširovania vašej pracovnej sily. Pripojené tlačiarne dávajú IT administrátorom o jednu bolesť hlavy starosti pri nastavovaní pracovnej plochy alebo prenosného počítača nového zamestnanca, vybavujú ich mobilné zariadenia softvérom na správu mobilných zariadení (MDM) alebo zoznamom ďalších úloh, ktoré zaisťujú, že koncové body používateľa sú bezpečné a v súlade s politikou spoločnosti. Keď je čas nastaviť prístup zamestnanca k tlačiarni, jednoducho to funguje.