Video: Mariah Carey - All I Want For Christmas Is You (Official Video) (Septembra 2024)
E-mail je problém takmer pre každého, ale najmä v kancelárii vytvára rozptýlenie a vyžaduje čas, ktorý by sa mohol lepšie venovať skutočnej práci. Niektorí ľudia odkazujú na kontrolu a odpovedanie na e-mail ako na „prácu na práci“, ako na samotnú prácu.
Majitelia a manažéri firiem môžu pomôcť sebe aj svojim zamestnancom v boji proti preťaženiu e-mailom v práci.
Najprv povzbudzujte osobnú komunikáciu. Nútiť zamestnancov navzájom komunikovať, keď e-maily nie sú potrebné, môže skutočne pomôcť znížiť množstvo nepotrebných e-mailov. Konverzácie tvárou v tvár sú tiež lepšie ako e-maily pre nedotknuteľné predmety, keď na tónoch a citoch skutočne záleží. Veľmi málo ľudí je rovnako skúsených vyjadrovať svoje emócie v písomnom jazyku, ako sú ústne.
Po druhé, použite program na zasielanie okamžitých správ. Na rýchle otázky a odpovede naozaj nemôžete poraziť okamžitú správu. Niektoré podniky zakazujú zamestnancom inštalovať takéto programy, ale myslím si, že sú skutočne skutočným prínosom v kancelárii. Okamžité správy môžete získať v samostatnej aplikácii alebo v tej, ktorá je zabudovaná do online obchodnej platformy, ako napríklad Podio, Yammer, Jive. Ak vaša organizácia používa službu Google Apps, môžete vždy využiť službu Google Talk. Bez ohľadu na to, ktorú aplikáciu IM si vyberiete, uistite sa, že všetci v organizácii používajú to isté. Ak má oddelenie IT obmedzenia týkajúce sa toho, čo môžu zamestnanci nainštalovať, uistite sa, že tím vie, ktorú aplikáciu IM má každý používať, aby mohol overiť inštalácie.
Po tretie, nájdite pre bežné správy lepšie miesto ako e-mail. Jedno z jasných príkladov je, keď zamestnanci e-mailom oznámia všetkým, že sú chorí, na dovolenke alebo predčasne odchádzajú. Toto sú bežné správy, ktoré sa pridávajú do neporiadku s e-mailom, ale nemusia. Jedným z riešení môže byť zdieľaný kalendár. Ďalšou možnosťou môže byť administratívny asistent, ktorý sleduje, kto je a kto je, a namiesto toho posiela jeden konsolidovaný e-mail.
Po štvrté, buďte e-mailom vzorom úlohy. Ak ste vedúcim spoločnosti alebo oddelenia, uistite sa, že vaše e-mailové návyky odrážajú to, čo chcete, aby zamestnanci robili. Keď je to možné, píšte kratšie e-maily. Hovorte s ľuďmi tvárou v tvár, keď je to ten pravý spôsob komunikácie. Používajte okamžité správy a robte všetko, čo chcete, aby zamestnanci robili. Ľudia budú nasledovať vaše vedenie a takto rozvíjate lepšiu firemnú kultúru prostredníctvom e-mailu.
Dodatočné zdroje
Ďalšie tipy na boj proti preťaženiu e-mailom nájdete v týchto súvisiacich článkoch:
- Rozhovor: Push for Zero Email
- Ako znížiť nežiaduce e-maily
- Interview: SaneBox Dmitri Leonov o správe e-mailov
- 11 tipov na správu e-mailov
