VoIP a ucaas: rozdiely sú vysvetlené

Väčšina organizácií prevádzkuje svoje firemné telefóny prostredníctvom poskytovateľa služieb hlasu cez IP (VoIP). Jednoduchosť riadenia a úspora nákladov vo väčšine prípadov jednoducho prekoná systémy PBX v starom štýle, najmä pre malé a stredné podniky (SMB). Poskytovatelia VoIP však nečinne sedeli. Pretože VoIP premieňa hlas na softvér, títo vývojári boli veľmi zaneprázdnení vývojom svojich platforiem na viackanálové dodávacie systémy, ktoré sa nazývajú Unified Communications-as-a-Service (UCaaS). Znie to komplexne, ale je to skutočne dosť jednoduché, pokiaľ sa zameriavate na to, čo potrebujete, a nie na nespočetných poskytovateľov možností, ktoré by na vás mohli hádzať.

„Vysvetlím, čo získate, keď budete pracovať s typickým poskytovateľom služieb VoIP, vrátane väčšiny tých, ktorých vybrali naši čitatelia v tohtoročnom ocenení PCMag Business Choice Awards pre poskytovateľov služieb VoIP. Pokrývam aj to, čo získate, ak váš poskytovateľ VoIP ponúka UCaaS. Než sa dostanem do špecifík, dovoľte mi, aby som vám dal jednoduché zhrnutie VoIP a UCaaS. Požiadal som Curtisa Petersona, senior viceprezidenta cloudových operácií u poskytovateľa podnikových telefónnych systémov RingCentral, aby pomohol rozlíšiť tieto dve služby.

„VoIP je zvyčajne iba poskytovateľ hlasových služieb, prichádzajúce a odchádzajúce hovory, “ vysvetlil Peterson. „UCaaS sa v podstate pozerá na všetku obchodnú komunikáciu a ukladá ich cez IP alebo internetový protokol. VoIP je jediný režim. UCaaS je multimodálny: posielanie textových správ, chatovanie, videokonferencie, zdieľanie obrazovky, videokonferencie. Na napájanie hlasovej časti však využíva VoIP.."

Dobre, takže teraz, keď už máte základné znalosti o rozdieloch medzi VoIP a UCaaS, rozdelím, čo získate pri každej službe.

Funkcie VoIP

Vo svojom jadre je VoIP digitálna telefónna služba, ktorá využíva internet na prepravu a doručovanie komunikácií. Z vášho internetového pripojenia môžete uskutočňovať a prijímať hovory prostredníctvom mobilných telefónov, ako by ste to robili vo väčšine tradičných kancelárskych nastavení alebo prostredníctvom softvérových telefónov (čo sú softvérové ​​aplikácie). Využitím mikrofónu a reproduktorov na pracovnej ploche, prenosnom počítači alebo smartfóne môžete uskutočňovať hovory rovnakým spôsobom, ako by ste používali typické slúchadlá.

VoIP ponúka veľa rovnakých doplnkov ako poskytovateľ telekomunikačných služieb. Budete môcť prijímať a počúvať hlasové správy a sledovať hovory pomocou ID volajúceho. Hovory môžu byť presmerované na alternatívne linky, ak niekto nie je k dispozícii na prijatie hovoru. Medzi ďalšie funkcie, ktoré VoIP ponúka, patria automatické obsluhy, pozastavenia hovorov, denníky hovorov, monitorovanie hovorov, nahrávanie hovorov, prepisy hovorov, telefonické konferencie a prenos čísel.

Vlastnosti UCaaS

Ak sa rozhodnete ísť u poskytovateľa iba VoIP, potom vám príde o jednu zrejmú vlastnosť: video. S UCaaS vám váš poskytovateľ služieb umožní tiež naplánovať videohovory typu one-on-one, ako aj videokonferencie typu one-to-many. To sa nemusí zdať ako nevyhnutnosť pre menšie spoločnosti, ale ako bude váš tím stupňovať a keď si najímate v rôznych zemepisných oblastiach, budete chcieť viesť videohovory „tvárou v tvár“. Vďaka videokonferenciám a VoIP budete môcť robiť veci, ako sú stretnutia so stovkami účastníkov, zdieľať obrazovku so všetkými účastníkmi a dokonca zdieľať a prijímať súbory všetkým účastníkom hovoru alebo jednotlivým účastníkom.

Nástroje UCaaS vám tiež umožňujú chatovať a odosielať textové správy so spolupracovníkmi podľa vášho plánu. Prečo by ste potrebovali túto funkciu? Ak sa chystáte na videohovor s klientom a váš obchodný zástupca hovoria obratom, môžete jej poslať správu súkromného chatu, aby ste dostali všetkých na tú istú stránku. To tiež umožňuje členom vášho tímu posielať chatové správy, a nie e-maily, aby diskutovali o časovo citlivejších a náhodnejších interakciách.

Niektorí poskytovatelia UCaaS umožňujú hlbšiu spoluprácu a riadenie skupinových projektov. To zahŕňa zdieľanie dokumentov a súčasné úpravy, zoznamy úloh, zdieľané kalendáre a dokonca aj spoločné ukladanie súborov.

Ak ste jedným z tých podivných mačiek, ktoré si stále užívajú odosielanie a prijímanie faxov, niektoré riešenia UCaaS vám to umožňujú z počítača alebo mobilného zariadenia (kde sa faxy automaticky uložia do vášho účtu Dropbox alebo Microsoft OneDrive). Táto funkcia vám tiež poskytuje lepší prehľad o tom, kto odosiela a prijíma faxy, čo faxuje, a umožní vám vypnúť nevyžiadané faxy.

Možno najdôležitejším aspektom platformy UCaaS je jej schopnosť integrovať sa s riešeniami tretích strán, čo vám pomôže lepšie získavať a exportovať údaje z jedného nástroja na druhý. Napríklad, ak potrebujete zavolať zákazníkovi a chcete získať prístup k jej záznamom, aby ste zlepšili svoju komunikáciu, integrácia medzi vaším účtom Salesforce a nástrojom UCaaS to neuveriteľne uľahčí. Z informačného panela Salesforce budete môcť uskutočniť hovor, zobraziť históriu interakcie zákazníka a pridať poznámky o tom, čo sa počas hovoru hovorí. Vďaka integrácii e-mailov s programom Microsoft Outlook môžete uskutočňovať hovory priamo z tela e-mailu.

Integrácie sú užitočné najmä pre spoločnosti, ktoré plánujú použiť svoj nástroj UCaaS na reagovanie na vstupenky na helpdesk. Predstavte si, že vaša služba opakuje možnosť telefonovať a prijímať hovory priamo v konzole helpdesku. Predstavte si, že im budete môcť počas hovoru skúmať interakcie so zákazníkmi alebo pridávať poznámky k záznamom o zákazníkoch, a potom tieto údaje spätne prepojiť s nástrojmi UCaaS, helpdesk a CRM (Customer Relationship Management) pre neskoršiu editáciu.

„Spoločnosti, ktoré hľadajú jednoduché riešenia VoIP, prichádzajú o príležitosť dať spolu s predajcom viac komunikačných nástrojov a získať tak zľavu, “ uviedol Peterson. Je to tak preto, že väčšina predajcov ponúka hromadné zľavy, keď zoskupíte všetky svoje nástroje UCaaS namiesto toho, aby ste komunikačné nástroje vyberali od viacerých dodávateľov. Zamyslite sa nad tým, ako si zakúpite káblovú, internetovú a telefónnu službu v domácnosti: cena všetkých troch spolu je zvyčajne nižšia ako cena za každého dodávateľa s tromi rôznymi dodávateľmi.

Balíčkovanie tiež zaručuje, že každá služba sa bez problémov integruje a podáva si správy. „Ak máte jedného poskytovateľa služieb VoIP, jedného poskytovateľa videa a jedného poskytovateľa rozhovorov, medzi nimi nemôžete zdieľať analytické údaje, “ vysvetlil Peterson.