Štvrťročné hodnotenie a hodnotenie miezd

Námestie, ktoré je známe svojimi nástrojmi na spracovanie platieb, ponúka online mzdovú službu od roku 2015. Od posledného preskúmania sme pridali niektoré hlavné funkcie vrátane samostatných mobilných aplikácií a komplexného krytia dane zo mzdy štátu. Štvrťročný plat je ľahko použiteľný a je podporovaný každý hlavný prvok správy miezd, od nastavenia až po výplaty daní až po správy. Tejto mladej službe však chýba jej hĺbka a prispôsobiteľnosť jej konkurencie. Jej správy sú na skromnej strane a prichádza iba s niekoľkými typmi zárobkov. Square Payroll má pred sebou dlhú cestu, aby mohla súťažiť s výberom nášho editora, Gustom.

Ceny a plány

Základná cena za platenie zamestnancov W-2 a dodávateľom so spoločnosťou Square je 29 dolárov mesačne, pričom poplatok za pracovníka 5 dolárov mesačne predstavuje jednu z úspornejších možností. Iba základná ponuka spoločnosti Patriot Software (10 dolárov mesačne plus 4 doláre na zamestnanca mesačne) je lacnejšia a vyžaduje si, aby ste zadali svoje vlastné dane zo mzdy. Môžete si vybrať až 80 dolárov mesačne plus 4 dolárov za zamestnanca mesačne, ak si vyberiete Kompletný servisný plán Quickbooks Mzdy.

Štvrťročný plat je jedinečný tým, že ponúka iba možnosť dodávateľa, ktorá stojí 5 dolárov za dodávateľa mesačne. Za mesiace, v ktorých nikomu neplatíte, sa neplatia žiadne poplatky, čo sa stalo bežnou praxou. Môže to byť dobrá služba pre začínajúce podniky, ktoré nemajú - alebo plánujú mať - veľmi veľa zamestnancov a ktorí chcú používať ďalšie integrované aplikácie Square, ako sú schôdzky, platby a predajné miesta - alebo nový produkt Faktúry.

Nový vstup

Mnoho ďalších aplikácií pre malé podniky - dokonca aj finančné - nevyžadujú, aby ste určili možnosti pre takmer každé nastavenie predtým, ako začnete robiť nejakú prácu. Napríklad môžete začať odosielať faktúry pomocou účtovného softvéru predtým, ako zadáte celú databázu zákazníkov. Svojich zákazníkov môžete pridávať za chodu.

Mzdové weby nie sú také. Aj keď určite môžete pridať zamestnancov, keď ich najmete, a výhody, keď ich vezmete na palubu, nemôžete urobiť svoj prvý chod, kým nedokončíte komplexné záznamy zamestnancov a nepridáte všetky požadované informácie o výhodách, ktoré ponúkate svojim zamestnancom.

Nástroje na nastavenie Square Payroll boli skrátené od poslednej kontroly služby. Už predtým mal komplexného sprievodcu, ktorý vás prevedie všetkými krokmi potrebnými pri príprave na prvé spustenie mzdy. Táto užitočná funkcia je preč, nahradená krátkym štvorstupňovým procesom, ktorý vyžaduje kontaktné údaje a veľkosť vašich zamestnancov. Po dokončení tohto procesu sa otvorí hlavné používateľské rozhranie stránky pomocou navigácie na ľavej zvislej table. Odtiaľ dokončíte úlohy nastavenia.

Nevýhodná úloha

Po prvé: Vytvorenie zamestnaneckých záznamov, ktoré v Square Payroll zahŕňajú poskytovanie informácií o výhodách v každom pracovnom zázname. Je to práca náročná na prácu a čas. Môžete však ušetriť veľa času tým, že vyzvete zamestnancov, aby zadali veľké množstvo svojich vlastných informácií, ako sú kontaktné údaje, dátum narodenia, číslo sociálneho zabezpečenia, stav registrácie a počet prídavkov určených vo formulári W-4., Konkurenti radi tiež umožňujú tento typ obmedzeného prístupu zamestnancov.

Vy, majiteľ, stále musíte poskytnúť veľa informácií v zamestnaneckých záznamoch, vrátane toho, či je zamestnanec hodinový alebo platený, aká je jeho mzdová sadzba, či už bola požadovaná papierová výplata alebo priamy vklad atď. Ak používate Square Point of Sale a plánujete odtiaľ importovať časové karty, musíte zamestnancovi prideliť prístupový kód.

Ak ste mladá spoločnosť alebo práve začínate ponúkať výhody, máte dve možnosti. Môžete využívať partnerstvá, ktoré má spoločnosť Square Payroll so správcami dávok pre tretie strany, napríklad pre zdravotné poistenie a dôchodkové plány. Alebo si môžete priniesť svoje vlastné a zadať tieto odpočty na webe, aby boli začlenené do procesu výplat.

Ak chcete pridať výhodu, napríklad zdravotné poistenie, otvorte záznam zamestnanca a kliknite na položku Pridať výhodu a potom na položku Vytvoriť nový. Zadajte meno, ktoré chcete zobraziť na výplatných pásoch, napríklad zdravotné poistenie alebo 401 (k), a potom z rozbaľovacieho zoznamu vyberte typ dávky. Môžete si zvoliť odpočítanie percenta mzdy pracovníka alebo paušálnej sumy. Ak existuje ročný limit, zadajte ho. S príspevkami spoločnosti sa zaobchádza rovnako. Nová výhoda sa potom objaví ako možnosť v záznamoch každého zamestnanca. Square Payroll ponúka najbežnejšie typy odpočtov, ale nie je to také flexibilné ako napríklad OnPay.

Budú vaši zamestnanci schopní zarobiť platenú voľno (PTO) alebo práceneschopnosť? Od tohto písania podporuje spoločnosť Square Payroll iba jednu alebo druhú. Pomáha vám vytvárať politiky na sledovanie tohto stavu a vykonáva prebiehajúce výpočty na pozadí. Musíte určiť, koľko hodín musia zamestnanci pracovať, kým sa na to môžu uchádzať. Stránka tiež podporuje exekúcie a iné odpočty po zdanení.

Viac krokov

Predtým, ako budete môcť spustiť výplatnú listinu, musíte zadať informácie o dani zo mzdy pre váš štát (všetkých 50 je teraz podporovaných a web poskytuje aktuálne daňové tabuľky). To zahŕňa čísla zrážok zo štátneho rozpočtu a účtu UI a daňové sadzby pre štátne používateľské rozhranie. Budete musieť vykonať niekoľko ďalších upratovacích úloh, napríklad prepojiť Square Payroll so svojím bankovým účtom, aby mohol vyberať prostriedky na dane a priamy vklad. Tento proces môže trvať niekoľko dní, pretože Square musí na vašom účte vykonať dva veľmi malé vklady, aby mohol overiť pripojenie. Môžete však použiť službu Plaid - službu, ktorá dokáže okamžite overiť účty a integruje sa so službou Square. To vám umožní spustiť výplatu v ten istý deň, keď sa zaregistrujete. V ten istý deň je vynikajúca funkcia, ktorú pridali aj niektorí konkurenti.

Ak ste už platili zamestnancom alebo zmluvným dodávateľom, budete musieť zadať svoju históriu miezd - pomerne náročná úloha. Podobne ako jeho konkurenti, aj spoločnosť Square má k dispozícii špecialistov na odbornú prípravu, ktorí vám môžu pomôcť s touto a ďalšími prácami pri nastavovaní.

Square Payroll User Experience

Štvrtá mzda zobrazuje všetky dátové polia zamestnancov na jednej dlhej obrazovke, ktorá vyžaduje veľa posúvania. Konkurenti ako SurePayroll oddeľujú súvisiace informácie a zobrazujú ich na jednotlivých obrazovkách, ktoré sú prístupné kliknutím na karty. Uľahčuje to prvotné vytváranie záznamov, ako aj následné načítanie a úpravy.

To nie je iba vtipné stránky. Po prihlásení sa zobrazí informačný panel, ktorý obsahuje odkazy na ďalšie produkty a služby Square. Musíte kliknúť na ikonu Výplatná listina, aby ste sa dostali na informačný panel Square Payroll's Dashboard, ktorý nie je taký komplexný ako napríklad program OnPay. Zobrazuje trojmesačný čiarový graf znázorňujúci celkové náklady na prácu a odkazy na nedávne mzdy. Výstraha o nadchádzajúcom výplatnom listine je vpravo hore spolu s odkazom Pay My Team, na ktorý kliknete v čase výplaty.

Celkovo je stránka veľmi riedka s niekoľkými navigačnými odkazmi; v skutočnosti jednoducho nie je veľa navigácie, s výnimkou tlačidiel Pokračovať počas výplaty miezd. Hlavné menu obsahuje odkazy na sekcie stránok: Prehľad (Dashboard), História (predchádzajúce mzdy), Tím (zoznam zamestnancov a záznamy), Dávky (ako tretie strany, ktoré môžu pomôcť pri zostavovaní programov zdravotného poistenia), Daňové formuláre (podaná daň zo mzdy) formuláre) a Nastavenia. Posledný neobsahuje veľa kvôli jednoduchosti stránky. Hlavnú ponuku budete používať takmer výlučne na navigáciu, hoci keď ste na internej pracovnej obrazovke, niekedy ju budete musieť kliknúť na X v ľavom hornom rohu a zatvoriť ju a vrátiť sa do hlavnej ponuky.

Spúšťanie miezd, získanie pomoci

Po dokončení procesu nastavenia a overení bankového účtu ste pripravení platiť ľuďom. Na domovskej obrazovke kliknete na Pay My Team, čím sa spustí sprievodca. Máte tri možnosti: spustiť pravidelnú mzdu, spustiť mimobicyklovú platbu alebo zaplatiť dodávateľovi. Na nasledujúcej obrazovke sa zobrazia všetci zamestnanci v tabuľke spolu s ich platovými sadzbami. Tu zadajte počet odpracovaných hodín v správnych stĺpcoch: Pravidelné, Nadčasy (1, 5x Pravidelné), Dvojité (2x Pravidelné), Ďalšie, Tipy na výplatu a Tipy na peniaze. Dodatočná možnosť je určená pre provízie, bonusy atď., Ale štítok hovorí iba Ďalšie a nemôžete ho upraviť tak, aby bol presnejší.

Môžete tiež zadať vývodový hriadeľ alebo hodiny práceneschopnosti. Kliknutím na tri bodky na konci každého riadku pridajte poznámky, napríklad vysvetlenie pre stĺpec Ďalšie. Stránka vypočíta hrubú mzdu každého pracovníka a vloží ju do posledného stĺpca. Kliknutím na tlačidlo Pokračovať sa dostanete na stránku Úpravy, kde sa opäť zobrazí tabuľka zamestnancov. Stĺpce tu zobrazujú zrážkové sumy za dane, odpočty a príspevky spoločnosti, refundácie a nakoniec Net Pay.

Ďalšia obrazovka, Potvrdiť výber, je dostatočná vzhľadom na sadu funkcií stránok. Sumarizuje cyklus, ktorý sa chystáte schváliť. V ľavej hornej časti stránky sa zobrazujú súčty všetkých druhov odmien, daní zamestnávateľov a príspevkov spoločností. Zhrnutie výberu napravo rozdelí mzdy na naplánované debety a platby, ktoré musíte zvládnuť. Kliknutím na odkaz môžete zobraziť aj ukážku jednotlivých výplatných pások.

Kliknite na tlačidlo Potvrdiť výber a váš beh je dokončený (avšak môžete ho zrušiť až do 19:00 tichomorského času deň pred výplatou). Odkazy na nasledujúcej stránke vám umožňujú tlačiť šeky, sťahovať výplaty a exportovať spustenie do formátu CSV. Ak máte problémy so spustením mzdy (alebo s dokončením akýchkoľvek iných úloh), môžete sa obrátiť na podporu štvorca telefonicky, e-mailom alebo Twitterom; Prípadne si môžete prezerať online pomoc a komunitu používateľov. Online pomoc na webe nie je zďaleka tak komplexná ako pomoc niektorých konkurentov vrátane SurePayroll a vítaná by bola pomoc, ktorá by bola viac zameraná na kontext.

Správy a mobil

Ak hľadáte službu, ktorá ponúka veľa predformátovaných prehľadov, nájdete stránky ako Gusto oveľa ústretovejšie ako Square Payroll, ktoré ponúkajú iba možnosť vlastného prehľadu. Môžete exportovať podrobnosti o výplatách, súčty zamestnancov, výplatné pásy alebo firemné súčty vo formáte CSV. Square sa tiež integruje do QuickBooks Online a ako sa dá očakávať, je dobre integrovaný s ostatnými službami Square.

Spoločnosť od posledného preskúmania pridala mobilné aplikácie pre systémy iOS a Android. Obidve fungujú podobne ako rozhranie založené na prehľadávači, pokiaľ ide o nastavenie aj operácie, až na niekoľko výnimiek. V prehľade (informačný panel) chýba graf nákladov na pracovnú silu a odkazy na predchádzajúce mzdy. Položky, ktoré sa zobrazujú v ľavom navigačnom menu verzie počítača, sú tiež rozdelené medzi rozbaľovaciu ponuku prístupnú z ikony v ľavom hornom rohu a tri navigačné ikony, ktoré bežia pozdĺž spodnej časti: Prehľad, Tím a História. Podarilo sa mi získať prístup k záznamom zamestnancov a dodávateľov v aplikácii a viesť mzdu bez problémov.

Miesto pre začiatočníkov

Štvrťročný plat môže byť dobrou voľbou pre podniky, ktoré už používajú predajné miesto Square Square, pretože z neho môžete importovať časové karty zamestnancov do mzdovej stránky. Odlišuje sa od konkurencie aj poskytovaním možnosti iba pre dodávateľa, za 5 dolárov na dodávateľa mesačne. Toto poskytuje ľahkú cestu smerom nahor pre veľmi malú firmu, ktorá využíva nezávislých dodávateľov iba od začiatku.

V skutočnosti by sme skutočne odporučili Square Payroll pre veľmi malú firmu s niekoľkými zamestnancami alebo pre spoločnosť, ktorá zamestnáva iba dodávateľov. Používanie služby je pomerne jednoduché, ale spoločnosti so všetkou komplexnosťou zistia, že chýbajú potrebné funkcie, napríklad prispôsobiteľné typy zárobkov a ďalšie správy. V tomto okamihu nemôže konkurovať Gustovi, našej voľbe editorov. Spoločnosť Gusto kombinuje výnimočnú skúsenosť používateľov s funkciami, ktoré by väčšina malých podnikov pravdepodobne používala. Square Payroll určite ukazuje sľub, ale má spôsob, ako ísť v oblasti podávania správ, prispôsobiteľnosti a hĺbky svojej ponuky.

Aj keď ste v peniazoch, pozrite si naše prehľady najlepších online účtovných služieb a daňového softvéru.