Rýchly štart: nakonfigurujte základný crm v 10 ľahkých krokoch

Base CRM je voľba editorov PCMag pre softvér CRM. Rozloženie videa je navrhnuté tak, aby vám pomohlo rýchlo a ľahko pracovať so základným CRM. To vás prevedie všetkými úvodnými krokmi pri nastavovaní, organizovaní a používaní vášho účtu. V tomto článku rozoberieme úlohy, ako je prispôsobenie predajných kanálov, konfigurácia správy potenciálnych klientov a nastavenie automatických akcií.

Obsah

• Prvý krok: Prehľad informačného panela
• Krok dva: Prispôsobenie upozornení
• Krok tretí: Potenciálni zákazníci a kontakty
• Krok č. 4: Vytváranie a správa ponúk
• Krok 5: Prispôsobenie vašich predajných potrubí
• Krok 6: Pridanie vlastných polí
• Krok 7: Plánovanie stretnutí
• Krok osem vytváranie a priradenie úloh
• Krok deväť integrácie vášho e-mailu
• Krok 10 Nastavenie automatických akcií

Prehľad informačného panela Prispôsobenie upozornení na kontakty a kontakty Vytváranie a správa ponúk Prispôsobenie vašich predajných potrubí Pridávanie vlastných polí Plánovanie schôdzok Vytváranie a prideľovanie úloh Integrácia e-mailov Nastavenie automatizovaných akcií

Prvý krok: Prehľad informačného panela

Naučte sa, ako v tomto krátkom videu používať hlavný panel CRM, vrátane prehľadu aktivity účtu, zhrnutia potrubia a možností filtrovania. Existujú tri typy profilov Base CRM, z ktorých každý má rôzne oprávnenia: User, Manager a Enterprise. Užívateľský profil môže vidieť iba svoju vlastnú aktivitu, manažér môže vidieť svoju aktivitu a aktivitu svojich priamych prehľadov a podnikoví používatelia môžu vidieť aktivitu pre celé tímy.

Inak dashboardy vyzerajú rovnako vo všetkých profiloch, s plynovodom a zhrnutím obchodu na ľavej strane, aktivitou účtu v centre a úlohami a plánovanými činnosťami na pravej strane. Novým prírastkom do používateľského rozhrania (UI) je univerzálne tlačidlo Pridať, ktoré sa môže použiť na pridávanie nových kontaktov, potenciálnych zákazníkov a iných záznamov z ľubovoľnej obrazovky vrátane dashboardu.

Môžete vidieť informácie o vašich obchodoch na najvyššej úrovni, filtrované potrubím, ako aj aktivitu za posledných 30 dní vrátane zoznamu obchodov, ktoré boli vyhrané a stratené alebo označené ako nekvalifikované. Aktivita účtu je organizovaná prostredníctvom poznámok, dokončených úloh a obchodov. V tomto stĺpci uvidíte zakaždým, keď niekto pridá novú ponuku, kontakt, poznámku, úlohu alebo zmení stav alebo fázu potenciálneho zákazníka alebo obchodu. Nakoniec sú úlohy a nadchádzajúce stretnutia na pravej strane; úlohy po termíne splatnosti sa zobrazujú červenou farbou. Pozrite si video, kde nájdete tipy na filtrovanie obsahu a prispôsobenie informačného panela vašim konkrétnym potrebám.

Krok dva: Prispôsobenie upozornení

Toto video vás prevedie správou upozornení. V základnom CRM sú tri rôzne typy oznámení: prednastavené oznámenia, personalizované oznámenia a webové oznámenia.

Predvolené upozornenia zahŕňajú softvérové ​​aktivity, ako je napríklad priradenie potenciálneho zákazníka, obchodu alebo úlohy, ako aj pripomienky k menovaniu a úlohám. Existujú tiež systémové oznámenia, napríklad o dokončení importu alebo exportu alebo o vytvorení nového potenciálneho zákazníka z formulára na zachytenie. Pri každom z nich si môžete zvoliť upozornenie na web, upozornenie e-mailom alebo vypnúť upozornenia.

Používatelia môžu vytvárať prispôsobené upozornenia týkajúce sa potenciálnych zákazníkov, kontaktov a ponúk. Pre každý z nich si najskôr vyberiete filter, napríklad potenciálnych zákazníkov, ktorí patria konkrétnym tímom alebo používateľom, alebo dohodu, ktorá je v určitej fáze. Potom vyberiete spúšť. Napríklad by ste mohli chcieť dostať upozornenie, keď sa úloha pridá do nového obchodu alebo keď sa zmení štádium obchodu v potrubí. Upozornenia môžu mať viac ako jeden spúšťač. Môžete dostávať webové, e-mailové a mobilné upozornenia.

Nakoniec používatelia, ktorí sa zaregistrovali do služby Voice Voice alebo sa integrovali s iným poskytovateľom podnikových hlasových služieb, sa môžu prihlásiť na webové oznámenia o prichádzajúcich hovoroch a textových správach. Základňa Voice obsahuje jedinečné telefónne číslo a automaticky zaznamenáva hovory a správy na potenciálnych zákazníkov a kontakty.

Krok tretí: Potenciálni zákazníci a kontakty

Ak ste novým v CRM, môžete sa trochu zmiasť, pokiaľ ide o potenciálnych zákazníkov a kontakty. V Base CRM je vedúca osoba vedúcou osobou, spoločnosťou alebo obchodnou príležitosťou, ktorá ešte nie je súčasťou predaja. Patria sem ľudia a spoločnosti, ktoré ste objavili prostredníctvom sietí, ale s ktorými ste ešte neuzatvorili obchod. Potenciálni zákazníci sú o potenciáli. Keď potenciálny zákazník prejaví záujem o produkt alebo službu, možno ich zmeniť na kontakt. Kontakt môže byť tiež niekto, s kým ste v minulosti podnikali a pravdepodobne ponúknete opakované podnikanie.

Karty Olovo a Kontakt v základnom CRM vyzerajú a fungujú podobne s rôznymi filtrami vyhľadávania. Potenciálni zákazníci sú kategorizovaní tromi spôsobmi: novými, pracovnými a nekvalifikovanými. Kontakty sú rozdelené medzi potenciálnych zákazníkov a zákazníkov. Kontakty môžu byť spojené s jedným alebo viacerými obchodmi. V prípade kontaktov a kontaktov môžete v ich vstupe vidieť súvisiace úlohy a stretnutia, ako aj súvisiace dokumenty. Potenciálni zákazníci môžu byť prevedení na kontakty, ale túto akciu nemožno vrátiť.

Krok č. 4: Vytváranie a správa ponúk

Akcie sú predajné príležitosti súvisiace s potenciálnym zákazníkom alebo kontaktom. Prechádzajú sa po vašom predajnom potrubí, ktoré predstavuje váš predajný proces. Každý plynovod končí v jednej z troch uzavretých etáp: vyhral, ​​prehral alebo nekvalifikoval. Výhry a prehry sú samovysvetľujúce; označenie obchodu ako nekvalifikovaného znamená, že to nebolo úplné odmietnutie. Neoprávnené dôvody môžu byť o načasovaní, rozpočte, reorganizácii spoločnosti alebo o akomkoľvek prvku, ktorý je mimo vašu kontrolu. Tieto tri vedrá pre ponuky uľahčujú sledovanie vášho úspechu a lepšie zacielia váš predajný tím.

Na stránke Ponuky môžete vidieť, koľko ponúk je v každej fáze plynovodu. Rovnako ako potenciálnych zákazníkov a kontakty, môžete tiež filtrovať ponuky podľa ktoréhokoľvek z polí, ktoré používate. V položke obchodov môžete zistiť, ktorý kontakt, potenciálny zákazník alebo spoločnosť je k nemu pripojená, nedávnu aktivitu a jej hodnotu a pravdepodobnosť v percentách. Zobrazia sa aj všetky súvisiace úlohy alebo plánované činnosti. Tu môžete zmeniť aj fázu dohody.

Krok 5: Prispôsobenie vašich predajných potrubí

Potrubia predaja sa skladajú z etáp. Základné CRM má šesť stupňov po vybalení z krabice, ale môžete pridať ďalšie alebo odstrániť všetko, ktoré nemáte v úmysle použiť. Fázy môžete tiež premenovať a zmeniť poradie na základe procesov vašej spoločnosti. Existujú dva typy etáp: aktívny a uzavretý. Aj keď môžete premenovať ktorékoľvek z troch uzavretých etáp, ktoré predvolene vyhrali, prehrali a nekvalifikovali, môžete ich odstrániť alebo pridať ďalšie.

Ak máte viac predajných potrubí, môžete si každý z nich prispôsobiť s rôznymi fázami. Takže, ak predávate produkty aj služby, môžete mať potrubia, ktoré sa hodia pre každý proces.

Krok 6: Pridanie vlastných polí

Potenciálni zákazníci, kontakty a ponuky obsahujú množstvo predvolených polí, ale to nie vždy stačí. Vlastné polia vám umožňujú zhromažďovať a ukladať ďalšie informácie o vašich vyhliadkach, ktoré sú jedinečné pre vaše podnikanie. Základný CRM má rôzne možnosti pre vlastné polia. Môžete vytvoriť polia pre jeden riadok textu, odsek textu, začiarkavacie políčko, rozbaľovaciu ponuku, ponuku s viacerými možnosťami, dátum, e-mail, telefón, adresu a adresu URL. Môžete pridať ľubovoľný počet vlastných polí a v rozbaľovacej a výberovej ponuke až 500 možností.

Krok 7: Plánovanie stretnutí

Aplikácia Base CRM obsahuje funkciu kalendára a do svojho účtu môžete tiež integrovať jeden alebo viac Kalendárov Google. Ako predvolený musíte vybrať jeden kalendár, ktorý je jediný, ktorý môžete upravovať. Schôdzky z predvolených kalendárov sa zobrazujú sivou farbou. Keď vytvoríte stretnutie, môžete ho spojiť s vedúcim, obchodom alebo kontaktom. Stačí začať písať meno a základný CRM navrhne všetky záznamy, ktoré sa zhodujú.

Tieto stretnutia sa zobrazia vo vstupe pre vedenie, kontakt alebo obchod. Uložením schôdzky sa pridá do vášho kalendára a rozošle pozvánky ostatným účastníkom. Logo spoločnosti môžete nahrať tak, aby sa zobrazovalo vo všetkých pozvánkach. Môžete tiež pridať schôdzky z úvodných stránok, kontaktov alebo stránok ponúk. Keď si prezeráte schôdzku, uvidíte, ktorí účastníci prijali a odmietli vašu pozvánku.

Krok 8: Vytváranie a prideľovanie úloh

V základnom CRM sú všetky úlohy spojené s obchodmi. Úlohy môžete pridávať na karte Kalendár alebo Úloha alebo priamo z kontaktov, kontaktov alebo ponúk. Úlohy majú konečné termíny a voliteľné pripomenutia, ktoré je možné poslať jeden týždeň, jeden deň, hodinu, 30 minút, 15 minút alebo päť minút pred dátumom splatnosti alebo v presný čas splatnosti. Úlohy po splatnosti sa zobrazujú červenou farbou. V závislosti od vašich oprávnení môžete úlohy alebo úlohy priradiť sebe alebo iným používateľom.

Krok 9: Integrácia vášho e-mailu

Base CRM má e-mailový nástroj, ale integruje sa tiež s Gmailom a inými poskytovateľmi e-mailov. Integrácia vášho e-mailového účtu znamená, že komunikácia s kontaktmi a kontaktmi sa automaticky zapisuje do protokolu, takže vám zostáva čas na dôležitejšiu prácu. Váš e-mailový účet bude synchronizovaný dvoma spôsobmi: e-maily, ktoré odošlete v Base CRM, sa zobrazia vo vašom e-mailovom klientovi a naopak. Po dokončení úvodnej synchronizácie e-mailov vám základný CRM pošle e-mail.

Váš e-mail je rozdelený do štyroch priečinkov: Doručená pošta, Nesledované e-maily, Odoslané a Archivované. Doručená pošta obsahuje e-maily spojené s potenciálnymi zákazníkmi, kontaktmi a obchodmi vo vašom účte. E-maily bez sledovania sú e-maily, ktoré nie sú spojené s vaším účtom. Z tohto priečinka môžete pridať e-mail ako kontakt alebo kontakt. V priečinku Odoslané môžete vidieť, či bol e-mail zobrazený a koľkokrát bol zobrazený. Týmto spôsobom môžete identifikovať správy, ktoré prepadli trhlinami alebo sa dostali na nesprávnu e-mailovú adresu. Keď už správy nie sú dôležité, môžete ich odstrániť alebo archivovať.

Krok 10: Nastavenie automatických akcií

Ak zistíte, že opakovane robíte tú istú úlohu, tak prečo ju automatizovať? Základný CRM má niekoľko možností na automatické vytváranie úloh na základe určitých udalostí. Ak chcete vytvárať automatické akcie, musíte byť používateľom na úrovni správcu, ktorý je správcom účtu. Medzi príklady patrí vytváranie úloh, keď sa dohoda presunie do novej fázy alebo aktualizácia vlastného poľa, keď sa vytvorí nová dohoda. Najprv vyberte udalosť, ktorá spustí akciu. Možnosti zahŕňajú: keď sa vytvorí nový kontakt, keď sa vytvorí nový kontakt, keď sa vytvorí obchod alebo keď sa obchod presunie do inej fázy. Niektoré z týchto udalostí majú podrobnejšie možnosti, napríklad filtrovanie podľa spoločnosti, potrubia alebo fázy obchodovania.

Ďalej sa rozhodnete, aká by mala byť úloha, prideliť ju používateľovi a prípadne pridať dátum splatnosti. Na jednu automatizovanú akciu môžete vytvoriť viacero úloh.