Obsah:
Video: Камуфляж и шпионаж (Septembra 2024)
Podľa novej správy spoločnosti SpringCM šesťdesiatštyri percent spoločností tvrdí, že procesy schvaľovania zmlúv spôsobujú zastavenie obchodov. Najväčšou výzvou, ktorej organizácie čelia, je riadenie pracovných postupov v oblasti zmlúv a získanie odhlásení od primárnych zainteresovaných strán. Najväčšou bariérou, ktorej podniky čelia, je podľa prieskumu nedostatok procesov riadenia a posunu zmlúv. Šesťdesiat percent spoločností používa na správu zmlúv e-mail, zatiaľ čo iba 32 percent spoločností používa nástroj na správu zmlúv. Šesť percent spoločností tvrdí, že nemajú vôbec žiadny proces riadenia zmlúv.
„Pokúsiť sa získať zákazky prostredníctvom interných a externých schvaľovacích procesov je len nešťastná skúsenosť, “ povedal Erik Severinghaus, riaditeľ pre stratégiu a aliancie na SpringCM. „Zmluva je v zásade neštruktúrované údaje, ktoré pracujete v dvoch rôznych organizáciách s dvoma rôznymi sadami nástrojov a procesov. Na konci dňa, ak vykonávate prostredníctvom e-mailu a príloh, potom sa nikto do procesu nevidí. a nikto nemôže tento proces optimalizovať. ““
„Ak sa pozriete na prieskum a najväčšie výzvy respondentov, “ uviedol Will Wiegler, marketingový riaditeľ SpringCM, „medzi prvými štyrmi sú workflow, vytváranie nových zmlúv, sledovanie a schvaľovanie. Sú to obchodné procesy, ktoré sú zaseknuté. ľudia ani nevedia, kde sa uzatvárajú zmluvy. Komu je doručená pošta? Kto ju dostane ďalej? “
(Obrázok Via: SpringCM)
Čo môže riadenie zmlúv urobiť
Nástroje na správu zmlúv ponúkajú podnikom možnosť ukladať, sledovať, obnovovať a spúšťať správy o zmluvách založených údajoch. Zvyčajne sa jedná o softvér typu cloud, ktorý dokáže automaticky čítať a agregovať údaje, ako aj doručovať výstrahy zúčastneným stranám, keď je čas konať, pokiaľ ide o konkrétnu zmluvu. Spoločnosť Severinghaus uviedla, že spoločnosti, ktoré sa pokúšajú spravovať tieto procesy bez softvéru, sa snažia získať údaje o siedmich alebo ôsmich rôznych typoch dokumentov alebo súborov a následne ich preložia do štandardizovanej zmluvy alebo faktúry. V týchto scenároch vysvetlil: „Musí existovať ľudská chyba.“
V skutočnosti sa dokonca spoločnosti, ktoré využívajú softvér na správu zmlúv, stále snažia vyhnúť častým chybám. Podľa respondentov pripadá na ľudí 90% chýb v riadení zmlúv. Sedem percent spoločností tvrdí, že ľudské chyby sa vyskytujú veľmi často. „Predajca miluje rozhovory so zákazníkmi, miluje budovanie vzťahov, ale vo všeobecnosti nenávidia matematiku, aritmetiku, financie a manuálnu prácu pri prekladaní čísel medzi rôznymi systémami, “ povedal Severinghaus. „Ak im prikazujete manuálne pohybovať týmto materiálom, nemali by ste byť prekvapení, ak v tomto procese uvidíte chyby.“
(Obrázok Via: SpringCM)
Štvrtina všetkých opýtaných firiem tvrdí, že IT je zapojené do procesu sledovania pracovných postupov, čo je krok, ktorý by mohol pomôcť vyrovnať niektoré ľudské chyby, ktoré sa vyskytujú pri protokolovaní a spracovávaní zmlúv. Predtým, ako sa predajcovia softvéru na správu zmlúv rozprávajú s potenciálnymi klientmi, oddelenie IT zvyčajne pracovalo s obchodnými analytikmi s cieľom pomôcť pri definovaní štandardizovaného pracovného postupu, ktorý zohľadňuje obchodné procesy, technológie a všetky predchádzajúce problémy, ktoré ich kombinujú (napr. Prečo sa tabuľky nebudú prekladať do faktúry).
Napríklad: Najlepšie nástroje na správu zmlúv, ktoré sme preskúmali, ponúkajú veci, ako sú automaty pracovných postupov, funkčnosť rozhovoru v aplikácii a e-mailové upozornenia, ktoré upozorňujú ľudí, keď je čas konať na základe zmluvy. Niektoré z týchto funkcií možno nájsť v nástrojoch na výber editorov, ako sú Agiloft a Mitratech Získanie zákaziek, ako aj SpringCM.
Tieto funkcie môžu tiež pomôcť urýchliť zmluvný cyklus a ušetriť spoločnostiam peniaze. Dĺžka typického zmluvného cyklu pre respondentov prieskumu bola medzi jedným a dvoma mesiacmi (33 percent). Dvadsaťdva percent respondentov tvrdí, že ich zmluvný cyklus trvá dlhšie ako štyri mesiace. Dvadsať percent respondentov tvrdí, že softvér na správu zmlúv ušetril svoje obchodné peniaze.
Budúca správa zmlúv
Keď do mixu pridáte vznikajúce technológie, ako je umelá inteligencia (AI) a strojové učenie (ML), správa zmlúv má potenciál byť pre používateľov ešte výhodnejšia. „AI bude neuveriteľne dôležité, “ povedal Severinghaus. „Existujú prípady vznikajúceho použitia, keď AI umožňuje vzájomné dohody o mlčanlivosti. AI môže vykonať základné preskúmanie zmluvy a klasifikáciu zmluvy.“
Bohužiaľ, AI nevyrieši ťažkú výzvu vývoja procesu správy zmlúv, ktorý je prvým krokom k automatizácii. „Sme cesty, ako AI vyriešiť problémy obchodných procesov, “ povedal Severinghaus. „Objavujú sa nové technológie a všetci si myslia, že budú magickou guľkou. Pretože táto technológia teraz existuje, myslia si, že nebudeme musieť robiť tvrdú prácu a analyzovať naše obchodné procesy. Najmä AI je práve v tomto bode, keď ľudia hovoria, že zvíťazili Nemusím robiť tvrdú prácu, pretože AI pre nás urobí magickú prácu. V skutočnosti je AI symbolom systému, ktorý je závislý od štruktúrovaných údajov a štruktúrovaného procesu, ktorý tieto algoritmy trénuje. ““
Tento nedostatok štandardizácie je dôvodom, prečo spoločnosti ako SpringCM nabádajú podniky, aby vyvinuli proces riadenia zmlúv ešte predtým, ako sa obrátia na dodávateľa. „Neuskutočnenie procesu je receptom na problémy vo všetkých fázach, “ povedal Wiegler. „Podnik nemôžete škálovať bez postupu na spravovanie zmlúv.“ Na začiatok kodifikácie procesu správy zmlúv si Wiegler povedal, že si podniky musia položiť nasledujúce otázky: „Čo teraz robíte? Čo možno štruktúrovať z hľadiska procesu, ktorý je možné identifikovať?“ Keď zistíte, aký je váš proces a mal by byť, budete môcť spolupracovať s dodávateľmi IT a softvéru na vytvorení fungujúceho systému. Alebo, ako povedal Wiegler, „nemôžete niečo automatizovať, ak nerozumiete, čo je prvé.“
Prieskum spoločnosti SpringCM uskutočnil prieskum s 1 409 respondentmi, z ktorých 32 percent pochádza zo spoločností s menej ako 100 zamestnancami a 16 percent z nich sú od spoločností s viac ako 8 000 zamestnancami.
