Úradné preskúmanie a hodnotenie

Pred niekoľkými rokmi, keď som narazil na OfficeTime, táto aplikácia na sledovanie času pre pracovníkov, ktorí fakturujú každú hodinu, na mňa urobila dojem svojou jednoduchosťou, ľahkým používaním a nízkymi nákladmi. OfficeTime je stále vynikajúcou voľbou pre samostatných pracovníkov, ktorí chcú spoľahlivý offline časovač, ktorý obsahuje jednoduché nástroje na sledovanie výdavkov a fakturáciu. Nie je však ideálny na spoluprácu a nie je integrovaný s mnohými inými aplikáciami a službami. Pre tímové použitie a pokročilejšie možnosti fakturácie je Harvest lepšou aplikáciou a voľbou editorov. Ďalšou možnosťou pre jednotlivcov pracujúcich v rozpočte je bezplatná verzia Togglu, ktorá je tiež voľbou editora.

Cena a dostupnosť

OfficeTime je aplikácia na stiahnutie pre Windows a Mac s mobilnými aplikáciami pre iOS a Apple Watch. Každá aplikácia pre počítače stojí 47 dolárov. Väčšina ďalších aplikácií na sledovanie času sa predáva ako predplatné, ale s programom OfficeTime platíte iba jednorazový nákupný poplatok.

Vzhľadom na to, že za program OfficeTime neplatíte nepretržitú sadzbu, cena je nízka. Iné aplikácie na sledovanie času všeobecne stoja niekde v rozmedzí od 8 do 12 dolárov mesačne. Mnoho z týchto aplikácií však podporuje spoluprácu, čo znamená, že môžete sledovať a vytvárať faktúry nielen z času stráveného na projektoch, ale aj z času vášho kolegu. OfficeTime je určený iba na samostatné použitie.

Pre výhradných vlastníkov ponúka OfficeTime veľkú hodnotu, ale existujú aj bezplatné verzie iných aplikácií, ktoré ponúkajú podobnú hodnotu. Napríklad bezplatná úroveň služieb spoločnosti Toggl je pre mnohých nezávislých pracovníkov primeraná. Toggl nezahŕňa fakturáciu, ale môžete ju pripojiť k takmer akejkoľvek inej fakturačnej a nákladovej službe, ktorú môžete použiť.

Úroda, ktorá inak stojí 12 dolárov na osobu a mesiac, tiež ponúka bezplatnú verziu aplikácie, hoci vás obmedzuje na správu iba jedného projektu naraz. Ďalšia aplikácia s názvom TopTracker je úplne zadarmo, ale je zameraná na funkcie.

Nastavenie a začatie

Ak chcete získať program OfficeTime, stiahnite si aplikáciu Windows alebo Mac, ktorá je dodávaná s bezplatnou trojtýždňovou skúšobnou lehotou, kým musíte zadať akékoľvek informácie o kreditnej karte. Pri nastavovaní účtu sa program OfficeTime pýta, či chcete začať s niektorými fiktívnymi údajmi, ktoré vám pomôžu orientovať sa, alebo či chcete skočiť do nastavenia svojej vlastnej práce na sledovanie.

Aby ste mohli efektívne používať OfficeTime (a skutočne najviac aplikácií na sledovanie času), musíte stráviť niekoľko minút, aby ste mali jasnú predstavu o tom, ako sú vaše obchodné projekty organizované. Mnoho profesionálov má tieto tiché vedomosti na dosah ruky, niekedy však trvá trochu učenia pokusov a omylov, aby sa vaša práca správne analyzovala. Aplikácia OfficeTime je dostatočne svižná, aby vám umožnila rýchlo opraviť vaše chyby.

OfficeTime ukladá všetky údaje o vašom účte lokálne do vášho počítača alebo do akéhokoľvek úložiska, ktoré uvediete počas nastavovania. Ak sa rozhodnete používať aplikáciu pre stolné počítače aj aplikáciu pre iOS, môžete synchronizovať svoj účet medzi týmito zariadeniami, ale iba vtedy, keď sú pripojené k rovnakej sieti (napr. Rovnaké Wi-Fi). Neexistuje možnosť synchronizácie medzi aplikáciou OfficeTime pre počítač so systémom Windows a verziou aplikácie pre Mac. Ovládacie prvky synchronizácie sa zobrazujú iba v aplikácii pre iOS, nie v aplikáciách pre stolné počítače.

Vlastnosti

V aplikácii OfficeTime máte projekty, riadkové položky a kategórie. Riadkové položky sú viac-menej rovnaké ako úlohy, aj keď tu môžu byť aj výdavky. Každý projekt obsahuje riadkové položky a každú riadkovú položku môžete priradiť do kategórie, napríklad marketing, dizajn, výskum alebo čokoľvek, čo vytvoríte. Projekty môžete priradiť aj k kategóriám.

Keď ste pripravení na prácu, vytvorte riadkovú položku a stlačte tlačidlo prehrávania na úplne ľavej strane. Váš časovač začne sledovať čas od minúty, ktorý môžete vidieť v reálnom čase, ak necháte okno v zornom poli. Vo verzii Mac vloží do stavovej ponuky aj zobrazenie aktívneho časovača, takže môžete nazerať a zistiť, ako dlho ste na úlohe pracovali. Z tej istej ikony ponuky stavu môžete tiež pozastaviť a obnoviť sledovanie času a rýchlo začať sledovať nový čas úloha, a vytvorte pripomenutie.

Pokiaľ je mi známe, funkcia pripomenutia, ktorá je pre OfficeTime jedinečná, umožňuje zadať ľubovoľný ľubovoľný text. Aplikácia OfficeTime vám to potom v kontextovej správe v nastavenom čase pripomenie.

Keďže OfficeTime je aplikácia pre počítač, všetko funguje offline. Niektoré online sledovače času, napríklad Toggl, majú funkcie offline, aj keď nie všetky. Keď som testoval Toggl, zrazu som prerušil internet, aby som zistil, čo sa stane časovaču, a stále to tikalo ďalej. To nebol prípad Everhouru, ktorý okamžite zastavil svoj časovač, keď počítač zistil, že je offline.

Ak začnete zaznamenávať novú úlohu v aplikácii OfficeTime, keď už máte spustený časovač, aplikácia automaticky pozastaví aktívnu riadkovú položku, takže nebude možné neúmyselne fakturovať dvom klientom alebo zaznamenať čas za dve úlohy súčasne. Ak potrebujete, môžete toto nastavenie prepísať.

Riadkové položky môžu byť tiež výdavky, ako napríklad fotografie, ktoré ste kúpili pre prácu klienta alebo dopravu a dostali sa na schôdzku. Zaznamenávate výdavky, akoby išlo o akúkoľvek inú riadkovú položku, čo znamená, že sú uvedené spolu s celým sledovaným časom daného projektu.

Aj keď OfficeTime obsahuje nástroje na fakturáciu a účtovanie výdavkov, nepokrýva všetky situácie a podmienky, ktoré niekedy vzniknú pre nezávislých pracovníkov. Napríklad fakturačné a projektové nástroje OfficeTime neriešia paušálne projekty. Povedzme, že si účtujem paušálnu sadzbu 200 dolárov za osobné poradenské sedenie alebo 5 000 dolárov za zostavenie webovej stránky bez ohľadu na množstvo času stráveného na projekte. Iné aplikácie, ako napríklad Harvest a Paydirt, poskytujú spôsoby na správne sledovanie práce na projekte a fakturácie za ňu, zatiaľ čo OfficeTime funguje iba pre fakturovateľné hodiny. Dôvodom, prečo by ste mohli chcieť sledovať čas na projekte s paušálnou sadzbou, je zabezpečiť, aby ste naň nestrávili príliš veľa času, a tým by bol menej ziskový.

Ďalšou chýbajúcou funkciou aplikácie OfficeTime, ktorá sa zobrazuje v niekoľkých aplikáciách na sledovanie času online, je schopnosť odhadnúť, koľko času bude úloha alebo projekt trvať. Tento druh informácií pomáha ľuďom zlepšovať svoje zručnosti v oblasti riadenia času, čo môže viesť k primeranému prijatiu alebo odmietnutiu novej práce.

Správy a faktúry

Nástroje na vytváranie prehľadov a fakturácie v aplikácii OfficeTime fungujú dobre a sú jasné. Vždy ma potešili nástroje na vytváranie prehľadov, ktoré nevyžadujú, aby som mal vysokoškolský titul v odbore biznis, aby som pochopil, čo sa ukážu.

Ako už bolo spomenuté, OfficeTime nie je ideálny pre tímové použitie, hoci je možné generovať prehľady viacerých osôb nahraním údajov inej osoby do vášho účtu OfficeTime. Je to zbytočne neohrabaný proces, ktorý je náchylný na chyby, najmä v porovnaní so službami, ktoré jednoducho podporujú viacerých ľudí na jednom účte. Úroda, Toggl, Paydirt, Everhour, Hodiny , a ďalšie aplikácie ponúkajú skutočné služby sledovania času tímu.

V každom prípade sa prehľady dajú ľahko generovať, napríklad sú faktúry , Z ponuky si môžete vybrať prehľad, napríklad Minulý mesiac, a zobraziť spolu s koláčovým grafom súhrn sledovaných prác a času. Môžete upraviť to, čo sa zobrazuje v prehľade, a keď je to pripravené, stlačte tlačidlo v dolnej časti a vytvorte faktúru alebo exportujte údaje.

Pri generovaní faktúr môže OfficeTime automaticky vyplniť podrobnosti, ako sú kontaktné informácie pre vašu spoločnosť a klienta, ako aj ďalšie štandardné údaje. Nemá však pokročilý systém na sledovanie prijímania platieb, ktorý ponúka Paydirt pri registrácii, aby umožnil svojim klientom platiť prostredníctvom služieb PayPal alebo Stripe.

integrácia

OfficeTime nepodporuje veľa integrácií s inými aplikáciami a službami. Aplikáciu môžete pripojiť k iCal, ale o to ide. Iné aplikácie na sledovanie času, najmä Toggl a Harvest, vám umožňujú prepojiť ich s inými bežne používanými obchodnými službami, ako sú QuickBooks, Basecamp, Trello, SmartSheet a ďalšie.

Na sledovanie fakturovateľných hodín v režime offline

OfficeTime zostáva silnou aplikáciou na sledovanie času, ak to, čo potrebujete, je spoľahlivý nástroj, ktorý pracuje v režime offline na uchovávanie záznamov fakturovateľných hodín a výdavkov. Nie je to ideálne, ak pracujete s tímom, alebo ak klientom niekedy účtujete poplatok za projekt, nie za hodinový. Ak OfficeTime nespĺňa vaše potreby, zvážte možnosť Harvest alebo Toggl, výber editorov v tejto kategórii.