Usporiadajte: ako pracovať s históriou revízií v dokumentoch Google

Jednou z výhod používania služby Dokumenty Google je to, že vždy automaticky ukladá vašu prácu. Ďalšou možnosťou je, že Google uchováva históriu všetkých zmien, ktoré v dokumente urobíte. Keďže v službe Dokumenty Google máte prístup k histórii verzií, môžete obnoviť staršiu verziu súboru alebo vytvoriť kópiu staršej verzie a roztočiť ju na iný projekt.

Upozorňujeme, že staršie verzie súborov môžete zobraziť a načítať iba vtedy, ak máte povolenie na úpravy. Ak s vami niekto zdieľa súbor a dá vám povolenie iba na čítanie, jeho históriu sa vám nezobrazí. Upozorňujeme tiež, že obchodná verzia služby Dokumenty Google sa nazýva G Suite; tieto tipy by mali fungovať pre každú verziu.

Takto to funguje.

Ako zobraziť staršie verzie dokumentu Google

Zoznam histórie revízií pre ľubovoľný dokument Google môžete vidieť tromi spôsobmi.

1. Z ponuky zvoľte Súbor> História verzií> Zobraziť históriu verzií.

2. V systéme MacOS použite klávesovú skratku Windows Ctrl + Alt + Shift + H alebo Command + Option + Shift + H.

3. Kliknite na skupinu podčiarknutých slov napravo od ponuky Pomocník. Tieto slová sa menia v závislosti od stavu súboru. Keď aktívne pracujete na dokumente, znie „Ukladá sa…“ a to je jediný čas, na ktorý nemôžete kliknúť. Inak sa v nej uvádza „Všetky zmeny uložené na Disku“ alebo „Posledná úprava bola vykonaná“ a dátum. Kliknite na jednu z nich a zobrazí sa vaša história verzií.

Zoznam histórie dokumentov sa zobrazí v novom stĺpci napravo. Jednotlivé verzie sú pre každý dátum zbalené pod hlavičkou. Ak chcete zobraziť väčšiu podrobnosť zmien, rozbaľte ktorýkoľvek z nich.

Ak sa chcete vrátiť k aktuálnej verzii, kliknite na šípku Naspäť v ľavom hornom rohu okna.

Uvedomte si však, že pravdepodobne nemáte dokonalú históriu, pretože spoločnosť Google vo svojej dokumentácii uvádza, že „revízie súboru sa môžu príležitostne zlúčiť, aby sa ušetril úložný priestor“.

Ako obnoviť verziu dokumentu Google

Po získaní prístupu k histórii verzií dokumentu Google môžete obnoviť akúkoľvek predchádzajúcu verziu. V zozname verzií, ktoré sa zobrazujú vpravo, jednoducho kliknite na súbor, ktorý chcete otvoriť.

V hornej časti okna sa zobrazí veľké modré tlačidlo s nápisom „Obnoviť túto verziu“. Ak obnovíte vybratú verziu, ponecháte si všetky ostatné verzie, dokonca aj tie, ktoré boli vytvorené po aktuálne vybratej verzii.

Ako vytvoriť kópiu staršej verzie dokumentu Google

Okrem obnovenia starej verzie súboru môžete vytvoriť aj jeho kópiu. Vytvorením kópie môžete rýchlo roztočiť rôzne verzie toho istého súboru. Napríklad, je to skvelý trik, keď sa uchádzate o prácu, a chcete, aby každý životopis a sprievodný list boli jedinečné, ale nechcete začať od nuly zakaždým.

Ak chcete vytvoriť kópiu, otvorte históriu súborov, vyberte požadovanú, kliknite na ikonu troch stohov a vyberte Vytvoriť kópiu.

Tipy na úpravy a správu verzií v Dokumentoch Google

1) Pomenujte svoje verzie

Teraz, keď viete, ako nájsť svoju históriu revízií v Dokumentoch Google, môžete z nej získať viac pomenovaním rôznych verzií. Pomenovaním ich môžete ľahko identifikovať verzie, ktoré budete chcieť neskôr obnoviť alebo roztočiť na iný účel. Ak ich nepremenujete, predvoleným názvom bude pečiatka času a dátumu. Môžete ich premenovať pomocou jednej z týchto metód:

• Otvorte históriu verzií, kliknite na ikonu s tromi bodkami a vyberte možnosť Pomenovať túto verziu.
• Z ponuky vyberte Súbor> História verzií> Názov aktuálnej verzie.

2) Sledujte zmeny v Dokumentoch Google

V pravej hornej časti panela s ponukami je tlačidlo ponuky, ktoré hovorí, že v predvolenom nastavení je možnosť Upraviť. Kliknite naň a objavia sa dve nové možnosti: Navrhovanie a prezeranie.

Ak prepnete na funkciu Navrhovanie, v podstate to umožní sledovať zmeny v dokumente. Keď ho vy a vaši spolupracovníci použijete, služba Dokumenty Google uloží všetky vaše nové materiály a zmeny ako návrhy. Vyzerajú v inej farbe, aby boli ľahko viditeľné. Môžete ich prijať alebo odmietnuť jeden po druhom alebo hromadne .

3) Použite nástroj na komentovanie otázok a diskusií

Spisovatelia a redaktori sa často učia tvrdo, že vloženie komentárov do súladu s produkovaným materiálom znamená, že môže byť náhodne uverejnené spolu s konečnou kópiou. Dokumenty Google obsahujú nástroj na pridávanie komentárov, ktorý umožňuje autorom a editorom diskutovať o obsahu bez toho, aby na stránku vkladali zbytočné slová. Budete vďační, že ste ho použili.

4) Použite @ Správy

Upozornite niekoho na úpravy alebo komentáre pomocou @ správ - alebo možno by som mal povedať + správy, pretože Google používa iný symbol ako väčšina ostatných aplikácií. V skutočnosti, ak napíšete @ namiesto +, Google to zmení za vás.

Ak chcete niekoho upozorniť, vytvorte komentár, potom zadajte znamienko plus (+) a potom meno alebo e-mailovú adresu osoby. Google automaticky navrhuje najbližšiu zhodu z vašich kontaktov. Ak osoba ešte nie je vo vašich kontaktoch, jednoducho zadajte svoju e-mailovú adresu. Urobte si čas a získajte ho hneď pred tým, ako stlačíte Enter. Čokoľvek, čo píšete, sa okamžite dostane e-mailom spolu s odkazom na dokument. Ak v komentári vykonáte zmeny, dotknutá osoba dostane upozornenia aj na tieto poznámky. Ušetrite im spam a pred stlačením klávesu Enter premýšľajte o svojich komentároch.

5) Napíšte a upravujte režim offline na Dokumentoch Google / Disku

Vedeli ste, že môžete používať Dokumenty Google, aj keď váš počítač alebo mobilné zariadenie nie je pripojené k internetu? Môžeš. Môj kolega Eric Ravenscraft napísal celý článok o tom, ako nastaviť Disk Google v režime offline, spolu s podrobnými pokynmi.

6) Vypnite e-mailové upozornenia

Ak na písanie a úpravy veľa použijete balík G Suite, získanie e-mailu pre každú jednotlivú zmenu dokumentu môže byť nepríjemnosťou. Tu je postup, ako zakázať tieto upozornenia. Prejdite na Disk Google. Kliknite na ikonu ozubeného kolieska v pravom hornom rohu a otvorte svoje nastavenia. Na ľavej strane vyberte položku Upozornenia a potom zrušte začiarknutie políčka E-mail.

Stručné pokyny sú: Disk Google> Nastavenia> Upozornenia> E-mail

Viac tipov G Suite

Ak používate Dokumenty Google každý deň, naučíte sa niektoré užitočné tipy pre balík G Suite, ktoré vám pomôžu ušetriť čas a zefektívniť program. Keď viete, čo môže váš softvér urobiť, môže tiež otvoriť nové nápady, čo môžete so svojou prácou urobiť.