Usporiadajte: ako používať sledovanie zmien v dokumentoch Google

Od roku 2014 umožňujú Dokumenty Google ľuďom sledovať zmeny počas úprav alebo spolupráce na ich práci s ostatnými. Schopnosť sledovať zmeny vám dáva viac možností úprav dvoma spôsobmi. Najskôr si môžete upraviť svoju vlastnú prácu bez toho, aby ste vykonali zmeny, pre prípad, že by ste ich vy alebo niekto iný chcel skontrolovať. Po druhé, môžete vytvoriť dokument a zdieľať ho s ostatnými a môžu navrhovať zmeny v súbore, ktoré vy alebo niekto iný môžete vidieť a prijať, odmietnuť alebo ďalej zmeniť. Uľahčuje transparentnosť a ľahšiu správu procesu spolupráce.

Zatiaľ čo mnoho ľudí hovorí o tejto funkcii ako Sledovanie zmien - to je to, čo sa v aplikácii Microsoft Word nazýva a už tam dlhšie existuje, Google to nazýva Navrhovanie. Funguje to podobne ako v aplikácii Microsoft Office. Ak v skutočnosti importujete dokument Google do programu Microsoft Word alebo naopak, všetky sledované zmeny alebo návrhy zostanú zachované a viditeľné.

Tu je návod, ako používať funkciu Návrh v službe Dokumenty Google.

Ako povoliť režim navrhovania

Ak píšete a upravujete sólo alebo navrhujete zmeny v práci niekoho iného, ​​začnite povolením režimu Navrhovanie. Na pracovnej ploche vyhľadajte v pravom hornom rohu obrazovky ikonu pera a slovo Úpravy. Kliknite naň a vyberte možnosť Navrhovanie. V mobilných zariadeniach vyhľadajte ponuku nastavení, kde sa nazýva Navrhovať zmeny. Zapnite ho.

Keď povolíte funkciu Navrhovanie, vaše nové úpravy sa na stránke zobrazia ako úpravy a nie ako potvrdený text. Napríklad každé vymazanie sa zobrazí ako text s přeškrtnutím. Nové slová, ktoré napíšete, sa objavia v novej farbe (v tomto prípade zelenej).

Pre každú navrhovanú zmenu vytvorí služba Dokumenty Google na pravom okraji malé pole so súhrnom, ktoré zobrazuje, kto navrhol zmenu a čo je to. Tieto polia so súhrnom tiež poskytujú vám a ďalším editorom právomoc prijať alebo zamietnuť zmeny, ktoré podrobnejšie popisujem neskôr.

Ako zdieľať dokument

Ak chcete dostávať navrhované zmeny od iných ľudí, musíte najprv zdieľať dokument a povoliť úpravy. V pravom hornom rohu pracovnej plochy kliknite na modré tlačidlo Zdieľať. V mobilných zariadeniach je táto možnosť v nastaveniach pod položkou Zdieľať a exportovať. Dokument môžete zdieľať iba s ľuďmi, ktorých si vyberiete, alebo vygenerovaním odkazu, vďaka ktorému bude dokument viditeľný pre kohokoľvek s týmto odkazom.

Tu je najdôležitejšia časť: Musíte svojim spolupracovníkom dať povolenie na úpravy. Z príslušnej možnosti vyberte možnosť Upraviť.

Keď vaši spolupracovníci dostanú dokument, mali by skontrolovať, či radšej navrhujú ako upravujú, aby mohli všetky vidieť zmeny. Keď tímy takto pracujú často, každý bude zvyknutý vidieť svoje úpravy na obrazovke a okamžite bude vedieť, či nie je zapnutá funkcia Navrhovanie. Ak sú ľudia na sledovaní zmien noví, možno ich budete musieť pripomenúť.

Ako používať komentáre

Bežným pravidlom úprav (ktoré každý za každých okolností prelomí) je, že do dokumentu nikdy nepíšete niečo, čo by ste nechceli zverejniť. Napríklad nikdy nevkladajte vtip ako zástupný text a nikdy nevkladajte riadok s komentárom. Otázky a dlhšie myšlienky na diskusiu patria ako komentáre.

Ak chcete pridať komentár, vyhľadajte na paneli nástrojov ikonu, ktorá vyzerá ako hovorové pole so znamienkom plus v strede. Prípadne môžete zvýrazniť nejaký text a na pravom okraji sa zobrazí tlačidlo komentovania. Kliknite naň a môžete pridať svoj komentár.

Komentáre sa objavia na pravom okraji spolu so všetkými ostatnými sledovanými zmenami. Spolupracovníci môžu odpovedať na komentáre, čo vám umožní priamo v dokumente diskutovať o zmenách, ktoré by ste mohli urobiť.

Ako akceptovať, odmietnuť a vyriešiť komentáre

Po zadaní všetkých návrhov môže ktokoľvek, kto má posledné slovo v práci, prečítať dokument a prijať alebo odmietnuť zmeny.

V prípade komentárov máte možnosť každú z nich „vyriešiť“. Vyriešenie komentára vymaže históriu konverzácií natrvalo a pre všetkých. Predtým, ako stlačíte toto tlačidlo, sa uistite, že je to skutočne vyriešené.

Čo vidia ostatní ľudia?

Pri navrhovaní zmien a pripomienkovaní dokumentu je potrebné pamätať na to, čo ostatní uvidia, ak majú prístup k rovnakému súboru. Napríklad, ak sa odhlásili, pôvodný autor alebo autori dostanú e-mailové upozornenie týkajúce sa každého jednotlivého podaného návrhu a komentára, ktorý pridáte v reálnom čase. To znamená, že ak niekto navrhuje úpravu a potom zmení názor, autor pôvodný návrh e-mailom stále vidí. Je to ohavnosť.

Dôrazne odporúčame vypnúť tieto upozornenia, najmä ak je pre vás proces úprav ťažký. Skôr než sa trápiť znalosťami každej malej myšlienky, ktorá prechádza mysľou editorov, choďte na Disk Google, kliknite na ikonu ozubeného kolieska a vyberte nastavenie. V časti Upozornenia skontrolujte, či nie sú začiarknuté obe políčka.

Ako používať históriu verzií

Ďalším nástrojom, ktorý nie je prísne súčasťou služby Navrhovanie, ale ktorý je užitočný pre spoluprácu pri písaní a úpravách, je História verzií.

Prejdite do časti Súbor> História verzií. Zobrazia sa dve možnosti: Názov Aktuálna verzia a Zobraziť históriu verzií.

Môžete použiť Name Current Version na uloženie kópie súboru predtým, ako ho otvoríte iným ľuďom na úpravu. Ak sa niečo pokazí, napríklad keď spolupracovník zabudne zapnúť funkciu Navrhovanie, môžete sa rýchlo a ľahko vrátiť späť k predchádzajúcemu konceptu.

Druhá možnosť Zobraziť históriu verzií vám ukáže predtým uložené verzie súboru označené dátumom a časom. Ak to pomôže, môžete zmeniť názvy na niečo popisnejšie. Pri pohľade na predchádzajúce verzie súboru vidíte zmeny zvýraznené inou farbou. Je to užitočný nástroj na odvrátenie času, keď ste možno prijali alebo odmietli zmeny a teraz si želáte, aby ste ho neprijali.

Ako porovnávať dokumenty

Posledným nástrojom, ktorý stojí za zmienku, je nový nástroj s názvom Porovnať dokumenty. Nachádza sa v ponuke Nástroje (Nástroje> Porovnať dokumenty). Pomocou tohto nástroja môžete porovnávať dva dokumenty a zistiť, čo sa medzi nimi líši. Je užitočné nájsť zmeny, ktoré ste do dokumentu pridali (úmyselne alebo inak), či už vy alebo niekto iný. Toto zobrazenie môže tiež vyvolávať komentáre k súborom.

Ak spolupracujete so skupinou ľudí, ktorí nie sú zvyknutí na skupinové úpravy, môžete vždy uložiť koncept svojej práce a porovnať ho s upravenou verziou, aby ste sa uistili, že ste náhodou neodstránili žiadne zmeny.

Viac tipov pre Dokumenty Google

Ak často používate Dokumenty Google, je potrebné poznať niekoľko ďalších tipov. Ak chcete začať, uistite sa, že viete, ako ukladať Dokumenty Google offline. Takto výpadky internetu a ďalšie neočakávané udalosti nenarušia vašu prácu. Môžete tiež šifrovať dokumenty Google uložené na Disku, čo je ďalší užitočný tip. Nezabudnite tiež preskúmať náš zoznam najlepších tipov pre Dokumenty Google.