Video: How to Connect Microsoft Outlook to Google G Suite / Google Apps (November 2024)
Firemní používatelia si na aplikáciu Outlook zvykli. E-mailový klient pre viac ako miliardu používateľov balíka Microsoft Office na planéte sa stal druhou prirodzenosťou. Niektoré spoločnosti však zisťujú, že im šetria peniaze a údržbu, aby spoločnosti Google mohli hostiť svoje e-maily, kalendáre a kontakty, aj keď to znamená, že tretia strana bude mať prístup k obsahu e-mailov a zacielené grafické reklamy sa zobrazia v doručených. Ak by ste program Outlook mohli používať s poštou Google Apps Mail (skutočne iba Gmail), nemusíte tieto reklamy vidieť. Dostanete panel s ukážkami, triedenie doručenej pošty, bohaté formátovanie, možnosti kliknutia pravým tlačidlom, sociálny konektor a väčšinu ďalšie nástroje, ktoré program Outlook ponúka.
Aplikácia Google Apps Sync pre Microsoft Outlook našťastie umožňuje využívať väčšinu nástrojov aplikácie Outlook - zatiaľ však iba pre aplikáciu Outlook 2010. Ak máte spustenú aplikáciu Office 2013, stále sa môžete pripojiť k účtu Gmail prostredníctvom protokolu IMAP. Získate tým však iba poštu, žiadne kalendáre, úlohy alebo kontakty. Pomocou synchronizácie aplikácií emuluje Gmail emulovanú obmedzenú verziu servera Microsoft Exchange Server. Získate väčšinu dôležitých vecí - svoje kontakty, udalosti v kalendári, úlohy a poznámky v programe Outlook. Niektoré veci sa však nebudú synchronizovať, ako sú koncepty, dátumy sledovania a pripomienky, pravidlá, podpisy, formátovanie formátovaného textu, potvrdenky o doručení, prílohy v kalendári, pripomenutia úloh a položky denníka. K dispozícii je vyčerpávajúci zoznam toho, čo je a čo nie je synchronizované v tomto PDF od spoločnosti Google.
Ak dokážete žiť s týmito obmedzeniami a vaša spoločnosť sa presťahovala do služby Google Apps, potom je používanie aplikácie Outlook s novou komunikačnou službou jednoduchou záležitosťou inštalácie a spustenia aplikácie Sync. Je kompatibilný so systémami Windows 7, Vista, XP a Outlook 2003, 2007 a 2010. Upozorňujeme, že nebol aktualizovaný pre systémy Windows 8 alebo Outlook 2013, verzia zahrnutá v balíku Office 365. A používatelia aplikácie Apple Mac v programe Outlook 2011 sú celkom šťastie. V súvislosti s tým sme kontaktovali spoločnosť Google a tento článok budeme aktualizovať, keď dôjde k pokroku. Nájdete ho tu. Toto prevzatie vám v skutočnosti poskytne dva nástroje - okrem služby Apps Sync získate aj migráciu aplikácií Google pre program Microsoft Outlook, ktorá, ako už názov napovedá, umožňuje presunúť vaše existujúce údaje programu Outlook do služby Google Apps. Nástroj na migráciu si môžete stiahnuť osobitne tu.
Po stiahnutí nástroja skontrolujte, či aplikácia Outlook nie je spustená a potom stlačte tlačidlo Prevziať synchronizáciu služby Google Apps - softvér sa nainštaluje automaticky po kliknutí na tlačidlo OK v dialógovom okne Kontrola používateľských účtov.
Ďalej sa zobrazí malé dialógové okno s výzvou na prihlásenie do účtu Google Apps. Je to rovnaké prihlasovacie meno, aké používate pre Google Apps alebo pre firemný účet Gmail.
Po úspešnom prihlásení sa zobrazí zložitejšie dialógové okno so začiarkavacími políčkami, ktoré určujú, čo chcete importovať. Toto je v skutočnosti trochu mätúce: V hornej časti dialógového okna sa hovorí „Vytvorenie profilu Google Apps v aplikácii Microsoft Outlook“, čo je samostatný problém s importom. Ak máte už existujúcu poštovú službu, ktorú ste používali v programe Outlook, budete chcieť začiarknuť horné začiarkavacie políčko, aby sa zachovali predchádzajúce správy, kontakty, kalendáre a poznámky.
Ak nechcete ponechať všetko, môžete každú z týchto podkategórií samostatne skontrolovať a odznačiť. Najmä pravdepodobne budete chcieť zrušiť začiarknutie odstránených a nevyžiadaných e-mailov, ktoré sú predvolene kontrolované. Toto dialógové okno vám umožní odoslať údaje o vašom používaní spoločnosti Google, aby im pomohla zaistiť ich kvalitu. Keď kliknete na položku Spresniť, zobrazí sa jedna ďalšia možnosť - vypnite funkciu AutoArchive. Toto je predvolene začiarknuté a to znamená, že Google si ponechá kópie všetkých vašich starých správ.
Potom kliknite na tlačidlo Vytvoriť profil. Ak inštalácia prebehla správne, zobrazí sa na tento účel okno so správou. Okno so správou tiež ukazuje, ako nástroj pridá ikonu na systémovú lištu systému Windows, a ponúka tlačidlo, ktorým sa spustí program Outlook.
Po spustení programu Outlook sa zobrazí okno so stavom synchronizácie a vaša aplikácia Outlook sa naplní všetkými vašimi zložkami a novými e-mailmi. Do vášho lokálneho počítača sa stiahne až 1 GB, pokiaľ nezmeníte limit z možnosti Nastaviť limit veľkosti poštovej schránky na paneli.
Dialógové okno Stav sa potom otvorí pri každom spustení programu Outlook, pokiaľ nezrušíte začiarknutie jedného políčka v dolnej časti: „Otvoriť toto okno pri spustení programu Microsoft Outlook.“ Odporúčam zrušiť začiarknutie, aby sa toto rušivé dialógové okno nezobrazovalo stále; vždy ju môžete zavolať späť z ikony na paneli úloh. Možno to budete musieť urobiť, ak si všimnete chýbajúcu poštu, položky kalendára alebo kontakty. Každá kategória synchronizácie obsahuje odkaz na opätovnú synchronizáciu, ktorý môže iba vyliečiť vaše choroby.
Teraz ste pripravení začať používať program Outlook tak, ako vždy. Ak chcete získať viac informácií o tlaku spoločnosti Google na trh podnikových správ, prečítajte si našu úplnú recenziu služby Google Apps. Ak chcete získať viac informácií o programe Outlook, prečítajte si našu recenziu balíka Microsoft Office.
