Ako zabíjať e-maily pomocou správneho softvéru na riadenie projektov

E-mail zvyšuje stres, vytvára zbytočnú prácu a spôsobuje, že sa ľudia cítia ohromení. Za týchto podmienok nemôže byť nikto najlepšou verziou ich práce. V posledných rokoch sa organizácie začali sťahovať z e-mailu v prospech aplikácií na zasielanie správ tímami, ako sú napríklad Slack a ďalšie nástroje na komunikáciu na pracovisku. Nájdenie správneho nástroja alebo súboru nástrojov ovplyvní, či sa váš tím bude môcť vzdať svojich tradičných doručených. Pre mnoho tímov by mal byť súčasťou riešenia softvér na riadenie projektov.

Čo je softvér pre riadenie projektov?

Softvér na riadenie projektov, nazývaný aj aplikácie na riadenie projektov, sú online nástroje, ktoré tímy používajú na sledovanie práce. V najširšom zmysle by aplikácia na riadenie projektov mohla byť čokoľvek od zložitého softvéru na riadenie práce, napríklad Microsoft Project, až po základnú aplikáciu. Medzi najchytrejších aplikácií patria ďalšie obchodné nástroje na správu zdrojov, sledovanie času stráveného na úlohe alebo dokonca fakturácia.

Často rozlišujeme rôzne typy nástrojov spolupráce od aplikácií na riadenie projektov, aby sme uľahčili odporúčanie správnej aplikácie na správny účel. To znamená, že tieto dve kategórie a niektoré ďalšie (napríklad aplikácie kanban board a aplikácie na riadenie práce) sa prekrývajú. Takže keď niekedy tvrdím, že aplikácie ako Asana, Trello, Airtable a Basecamp nie sú striktne aplikácie na riadenie projektov, môžeme ich sem zahrnúť.

Čo robíte v softvéri na riadenie projektov?

Každá aplikácia na riadenie projektov je trochu iná, ale väčšina z nich vám umožňuje vidieť rôzne aspekty práce vášho tímu bez toho, aby ste sa na ne museli pýtať svojich kolegov.

Po prihlásení sa zobrazia všetky úlohy, ktoré musí váš tím splniť, a konečné termíny. Vidíte, kto bol pridelený na ktorú úlohu, či a kedy ju dokončili, a či k nej mali nejaké pripomienky. Ak je niektorý z vašich kolegov nečakane mimo, môžete sa prihlásiť do aplikácie pre riadenie projektu a skontrolovať, či mu dnes nebolo pridelených čokoľvek, čo by si mal vyzdvihnúť iný člen tímu. Ak v súčasnosti používate e-mail na to, aby ste niekomu povedali, že je úloha vykonaná, pýtajte sa na ňu alebo niečo posielate na schválenie, pravdepodobne by ste mali úžitok z aplikácie na riadenie projektu.

Je toho viac ako to. Keď vy a vaši kolegovia používate aplikáciu na správu projektov, táto aplikácia si udržuje množstvo práce, ktorú urobíte. Koľko úloh bolo dokončených včas? Je projekt stále na dobrej ceste, aby sa dokončil do stanoveného termínu? Robustné aplikácie na riadenie projektov prichádzajú so všetkými druhmi grafov a grafov, ktoré vám pomôžu sledovať tento druh vecí. Ak teda projekt začne prekĺzavať, môžete ho včas zistiť a snažiť sa mu zabrániť. Ale nenechajme sa odbočiť. Poďme sa držať toho, ako aplikácie na riadenie projektov pomáhajú ľuďom komunikovať.

Čo robí projektový manažér?

Projekt je rad úloh. Projektový manažér je osoba, ktorá vie, aké sú všetky tieto úlohy - alebo ich aspoň dohliada. Manažér projektu niekedy úlohy vyradí alebo ich dá do skupiny, do ktorej sa môžu ľudia prihlásiť. Projektový manažér potom dohliada na úlohy a ľudí, ktorí ich robia, kým nie sú všetci hotoví.

Nie každý tím má projektového manažéra per se, ale väčšina má niekoho, kto má na starosti. Môže to byť vlastník firmy, manažér alebo vedúci tímu. Váš projektový manažér je tým, kto je váš skutočný človek alebo denný tvorca rozhodnutí.

Prečo je e-mail pre projekty zlý

E-mail je elektronická pošta, o ktorej viem, že je zrejmá, ale zostaň tu so mnou. Pošta je hrozná cesta na zadanie práce. Predstavte si, že vaše úlohy k vám prišli šnečí poštou. Je to takmer smiešne. E-mail sa však nelíši od bežnej pošty, ibaže je rýchlejší.

Zamyslite sa nad tým, aký e-mail vám môže poskytnúť:

• asynchrónna komunikácia s papierovou stopou
• doručenie dokumentov

Teraz premýšľajte o tom, čo musí projektový manažér vedieť, keď riadi celý rad úloh:

• kto je k dispozícii
• koľko práce im každý pracovník v súčasnosti pridelil a kedy je splatný
• priebeh práce, ktorá už je zadaná (napr. „Ján má dve úlohy a obidve úlohy majú hotovo 90%“)
• kalendár konečných termínov
• schopnosť uprednostňovať a meniť priority úloh na základe potrieb projektu

Robiť takýto druh práce poštou je smiešne.

A čo je dôležitejšie, spôsob, akým väčšina administratívnych pracovníkov používa e-mail, spôsobuje prerušenia. Keď prídu nové e-mailové správy s oznámeniami typu dings alebo pop-up, pracovníci zvyčajne kontrolujú, či prichádzajúca správa nie je naliehavá. Potom sa vrátia k tomu, čo sme robili, až do ďalšieho prerušenia. Ľudia to robia celý deň, kontrolujú a skenujú svoj e-mail. Niekoľko štúdií ukazuje, že používanie e-mailu zaberá okolo 30 percent dňa vedomostného pracovníka a že čas je rozložený rovnomerne po celý deň, namiesto toho, aby bol v diskrétnych kúskoch. Inými slovami, e-mail nás neustále prerušuje.

Prerušenia majú zvyčajne čistý negatívny účinok, aj keď to nemusí byť také, ako predpokladáte. Prerušenia spôsobujú, že sa ľudia cítia viac stresovaní a že majú väčšiu pracovnú záťaž ako v skutočnosti. Ľudia tiež cítia väčšiu frustráciu a časový tlak.

Spôsob, akým ľudia interagujú s e-mailom, vedie tiež k plytvaniu času. Stratíme čas, keď musíme znova načítať ten istý e-mail, ktorý sme naskenovali skôr v priebehu dňa, pretože sme zabudli, čo sa v ňom uvádza. Ak zabudnete, aký je dátum pre dodávku kľúčov, jej vykopanie z e-mailu si vyžaduje čas. A čo keď e-mail, ktorý vykopávate, je starý a dátum sa odvtedy posunul o týždeň ďalej?

To všetko znamená, že e-mail nebol navrhnutý na spravovanie úloh. Je to nesprávny nástroj pre túto prácu.

Komunikácia so službou riadenia projektov

Projektový manažment zahŕňa žonglovanie ľudí a zdrojov, pozorné sledovanie času a prerozdeľovanie alebo zmenu priorít úloh podľa zmeny situácie. Softvér na riadenie projektov bol navrhnutý tak, aby riešil tie druhy problémov a iné, ktoré sa bežne vyskytujú v priebehu projektu.

Aké to je komunikovať v aplikácii na riadenie projektov v porovnaní s e-mailom? Je to ako rozdiel medzi videním niečoho na vlastné oči a prečítaním jeho popisu. V prvom scenári máte kontrolu nad tým, čo chcete vidieť a kedy. V druhej sa spoliehate na to, že ostatní ľudia napíšu správy, ktoré vám povedia, čo považujú za najdôležitejšie - alebo, čo je horšie, to, čo si myslia, že chcete počuť.

Rôzne aplikácie na riadenie projektov majú rôzne nástroje na komunikáciu. Takmer všetky podporujú @ zmienky. Keď sa Slack a ďalšie tímové aplikácie na posielanie správ stali tak populárnymi, môžete ich často prepojiť s vašou aplikáciou na správu projektov, čím konverzácie zefektívňujete na jedno miesto. Ak ešte nemáte tímovú chatovú aplikáciu, môžete ju preskočiť a namiesto toho vyhľadať aplikáciu na správu projektov, ktorá obsahuje chatovú schránku v aplikácii. Zoho Projects a ProofHub to ponúkajú.

Povedzme, že daný projekt má veľa vizuálnych prvkov a tím, ktorý na ňom pracuje, ich musí prediskutovať. Váš život bude oveľa jednoduchší, ak máte v aplikácii na správu projektov nástroje na označovanie obrázkov. Týmto spôsobom môžete elektronicky načítať obrázok a priložiť komentáre, čím uľahčíte všetkým svojim tímom spätnú väzbu. Volerro je jedným z príkladov aplikácie na riadenie projektov s nástrojmi na označovanie.

Ako už bolo spomenuté, aplikácie na riadenie projektov spracúvajú všetky základné veci, ktoré potrebujete na žonglovanie a sledovanie, ako sú úlohy, termíny, pokrok a postupníci. Všetky tieto informácie sú viditeľné pre tých, ktorí ich potrebujú. V tomto zmysle je o týchto druhoch vecí potrebné menej komunikovať. Nikdy nemusíte niekomu poslať e-mailom a pol tuctu ľudí, aby ste vedeli, či už majú takmer hotovú úlohu, keď sa môžete prihlásiť do systému a vidieť, že je označená ako dokončená 75%. Pri používaní softvéru na správu projektov sa veľa vecí, ktoré si pri používaní e-mailu na správu úloh vyžadujú, aby ste si prečítali medzi riadkami.

Menej času na odosielanie e-mailov znamená viac času

Výhody, ktoré prináša tím, aby z e-mailu a do aplikácie na riadenie projektov komunikovali, môžu byť obrovské. Samotné zníženie počtu e-mailov je určite šťastné pre všetkých, ale to je v porovnaní s pridanou hodnotou väčšej viditeľnosti toho, kto čo robí, čo ešte robí, a stavu každej úlohy. Je oveľa ľahšie mať pri práci presné informácie, aby ste mohli robiť správne rozhodnutia.

Konkrétnejšie tipy na prácu s aplikáciou na riadenie projektov nájdete v časti 7 spôsobov, ako zjednodušiť riadenie projektov v tímových projektoch a 5 funkcií zoo projektov na organizáciu vášho podnikania.