Usporiadajte: ako zaznamenávať dôležité údaje pomocou aplikácií na skenovanie a OCR

Na usporiadanie je nevyhnutná skenovacia aplikácia s optickým rozpoznávaním znakov (OCR). Najlepšie skenovacie aplikácie vám pomôžu zachytiť všetky druhy informácií, ako sú prezentačné snímky zo schôdzky, poznámky na biele tabule, vizitky, nehovoriac o dôležitých dokumentoch. Hodia sa tiež na iné účely, od digitalizácie papierových receptov po uloženie záruk.

Pred niekoľkými rokmi som musel získať nový pas a v ten istý deň ho odložiť na vízum. Hneď potom, čo som si vzal pas, som si pomyslel: „Asi by som mal mať jeho kópiu skôr, ako ju odovzdám.“ Vytiahol som telefón a naskenoval som ho. Je jasné, že vízum trvalo viac ako dva týždne a medzitým som potreboval údaje o mojom cestovnom pase na hromadu papierovania. Dobre, mal som čitateľnú kópiu!

Ako fungujú skenovacie aplikácie?

Ak používate mobilnú skenovaciu aplikáciu, nie je to nič iné ako fotografovanie. V ideálnom prostredí prehrávate dokument na kontrastnom pozadí a nasmerujete naň fotoaparát telefónu.

Skenovacia aplikácia vás potom prevedie týmto procesom. Zvyčajne vám povoľuje zarovnanie okrajov dokumentu so značkami orezania na obrazovke telefónu. Držte sa, ako môžete, ale nebojte sa. Aplikácia sa prispôsobí miernym pohybom. Skenovanie trvá sekundu alebo dve. Po dokončení sa zvyčajne zobrazí ukážka dokumentu. Aplikácia sa potom zvyčajne opýta, či chcete pridať ďalšie stránky alebo spustiť nové skenovanie.

Možno si myslíte, že by ste mohli preskočiť skenovaciu aplikáciu a namiesto toho nasnímať fotografie všetkých dokumentov, ktoré chcete uložiť digitálne. Môžete, ale sú tu dve nevýhody. Po prvé, je nepravdepodobné, že bude obraz taký čistý ako sken, takže riskujete, že nebudete mať čitateľný text. Po druhé, nemôžete prehľadať text, čo by mohlo sťažiť nájdenie toho, čo potrebujete neskôr.

Čo by ste mali skenovať pomocou skenovacej aplikácie?

Pozrime sa na príklady, ako môžete pomocou aplikácie na skenovanie zostať usporiadaní. Potom vysvetlím, ktoré funkcie by ste mali hľadať v najlepších skenovacích aplikáciách, a pomenujte niekoľko aplikácií, ktoré ich majú.

Vizitky

Keď vám nabudúce niekto podá vizitku, pomocou skenovacej aplikácie môžete zachytiť jeho kontaktné informácie a potom kartu vrátiť. Ukážete, aké ľahké je byť bezpapierové, a zároveň zbierať ich údaje v digitálnom formáte, takže už nemusíte nič písať. Niektoré skenovacie aplikácie môžu zistiť vizitky a vytvoriť nový záznam v kontaktnej aplikácii. Iní vyhľadávajú LinkedIn a navrhujú pripojenie.

Tabule a prezentačné materiály

Na stretnutiach chce väčšina z nás venovať každému rečníkovi plnú pozornosť. To je ťažké urobiť, ak hľadíme na prezentáciu alebo na tabuľu v nádeji, že nám neunikne dôležitý detail. Skvelým riešením je rýchlo naskenovať diapozitívy alebo iné materiály, pretože sa zdá, že ich môžete neskôr podrobnejšie preskúmať.

Dokumenty na e-mail alebo zálohovanie

Aj keď vám veľa ľudí a organizácií s radosťou pošle digitálne dokumenty, stále sa vyskytuje veľa prípadov, keď sa stretneme s papierom. Povedzme, že vaša banka vám dáva dôležitý papierový dokument na podpísanie, ale chcete, aby ho najskôr skontroloval váš právnik. Je to skvelý čas na používanie skenovacej aplikácie. Naskenujte niekoľko stránok, aby ste im mohli poslať e-mail stat. Niektoré skenovacie aplikácie obsahujú nástroj, ktorý ich tiež umožňuje digitálne podpísať.

Medzi ďalšie dôležité dokumenty, ktoré možno budete chcieť skenovať a zálohovať, patria záznamy o očkovaní, daňové doklady a právne osvedčenia (rodné, sobášne, prisťahovalecké atď.).

Čo hľadať v aplikácii na skenovanie

Najlepšie skenovacie aplikácie zachytávajú vaše dokumenty jasne, umožňujú prehľadávanie textu a pomáhajú ukladať hotové súbory na správnych miestach. Tu je čo hľadať:

Automatická detekcia hrán

Skvelá aplikácia na skenovanie a OCR automaticky nájde okraje vašich dokumentov automaticky. Keď nasmerujete fotoaparát na papier, značky orezania, ktoré vidíte na obrazovke, by mali samy vyhľadať okraj dokumentu a prispôsobiť ho iným rozmerom. Či už skenujete hárok papiera A4 alebo vizitku, aplikácia to zistí automaticky.

Možnosti uloženia a exportu

Najlepšie skenovacie aplikácie vám dávajú možnosti, kde môžete ukladať alebo exportovať novo naskenované texty, ako je Disk Google, Dropbox alebo iná služba úložiska. Nechcete, aby aplikácia, ktorá vás núti uchovávať dokumenty na novom mieste.

OCR

OCR som sa zmienil v hornej časti tohto článku. Ak máte OCR, všetky slová, ktoré naskenujete, sa stanú textom. Môžete tiež skopírovať a vložiť text alebo ho upraviť. Povedzme, že naskenujete recept a zistíte, že má preklep. S naozaj dobrým skenovaním a aplikáciou OCR by ste mali byť schopní opraviť preklep. Niektoré aplikácie môžu prevádzať váš konečný text do známeho formátu textového editora, napríklad.docx. Iní vám umožňujú zmeniť text priamo v aplikácii bez toho, aby ste museli najprv otvoriť dokument v textovom editore.

OCR tiež umožňuje prehľadávať text dokumentov. To znamená, že ak chcete nájsť svoje imunizačné záznamy, môžete skúsiť vyhľadať meno svojho lekára a nájsť súbor. Nemusíte si pamätať, čo ste súbor nazvali. Ak na vyhľadávanie súborov používate vyhľadávanie veľa, určite potrebujete OCR.

Funkčnosť vyhľadávania

Možno nie ste zorganizovaný, pokiaľ ide o export a ukladanie súborov na iné miesto. V takom prípade by ste mali mať možnosť vyhľadávať v obsahu aplikácie na skenovanie všetko, čo ste naskenovali a teraz potrebujete. Skvelá aplikácia na skenovanie bude mať svoje vlastné funkcie vyhľadávania.

Podpora viacerých strán

Naozaj dobré aplikácie na skenovanie dokážu postupne skenovať viacero stránok. Mali by potom ľahko zoradiť všetky stránky do jedného PDF. Najmodernejšie skenovacie aplikácie tiež korigujú skreslenie stránky, napríklad keď skenujete stránky z knihy a nedokážu sa úplne vyrovnať.

cena

Mnohé z najlepších aplikácií na skenovanie a OCR majú bezplatnú úroveň služieb a úroveň plateného poistného. OCR sa niekedy považuje za prémiovú funkciu. Ceny skenovania a aplikácií OCR sú orechy. Na chvíľu by ste mohli očakávať, že za slušnú aplikáciu zaplatíte 4 až 7 dolárov. Jednorazové poplatky sú teraz desaťkrát vyššie. Aj keď sú sadzby predplatného primeranejšie, niektorí ľudia potrebujú skenovaciu aplikáciu iba niekoľkokrát do roka.

Najlepšie skenovacie aplikácie

Teraz, keď pochopíte, čo môžu skenovacie aplikácie robiť a prečo by ste ich mali chcieť, tu sú niektoré z najlepších, ktoré môžete nájsť. Zameral som sa na aplikácie, ktoré ponúkajú skenovanie a OCR a upravujú váš text. Existuje veľa aplikácií, ktoré jednoducho skenujú. Evernote Scannable a mobilná aplikácia Dropbox sú dva príklady. Nedávajú vám však konečný text, ktorý môžete skopírovať a vložiť alebo upraviť. Tieto aplikácie áno.

Bez ohľadu na to, ktorú aplikáciu si vyberiete, zistíte, že ak máte k dispozícii skenovaciu aplikáciu, ktorej dôverujete, pomôže vám digitalizovať dokumenty a zostať v organizácii.

ABBYY FineScanner

Zadarmo; Pro za 4, 99 dolárov mesačne, 19, 99 dolárov ročne alebo 59, 99 dolárov jednorazový poplatok

ABBYY FineScanner je pravdepodobne najlepšia a najschopnejšia aplikácia pre skenery a OCR pre mobilné zariadenia. Exportuje súbory do rôznych formátov, umožňuje ukladať súbory do väčšiny hlavných úložných služieb a dokonca spúšťa OCR vo viac ako 40 jazykoch. Na získanie OCR potrebujete prémiový účet, ktorý stojí 4, 99 dolárov mesačne, 19, 99 dolárov ročne alebo 59, 99 dolárov za jednorazový poplatok.

K dispozícii pre Android, iOS

Objektív Microsoft Office

zadarmo

Objektív Microsoft Office Lens je jednou z mála skenovacích aplikácií, ktorá je úplne zadarmo. Je to o niečo pomalšie a zložitejšie ako iné aplikácie s detekciou okrajov a orezaním, ale zvládne to. Aplikácia má špeciálne režimy na skenovanie vizitiek a tabúľ. Ak chcete upraviť skenovaný text, musíte ho exportovať pomocou programu Microsoft OneDrive a potom ho otvoriť v programe Word.

K dispozícii pre Android, iOS a Windows

Scanbot 9

Zadarmo; Pro za 4, 49 dolárov prvý rok, potom 22, 49 dolárov ročne; alebo 69, 99 dolárov jednorazovo v systéme iOS

Scanbot je vynikajúca aplikácia na skenovanie a OCR. Spoločnosť však nedávno zmenila svoj cenový model z lacného jednorazového poplatku na ročné predplatné alebo drahšieho jednorazového poplatku (69, 99 USD). Okrem toho je veľmi ťažké zistiť ceny. Verzia programu Scanbot v každom prípade stojí za zváženie, či potrebujete rýchlu a presnú aplikáciu na skenovanie takmer akéhokoľvek typu dokumentu. Má dobré nástroje na korekciu a optimalizáciu farieb a ďalšie funkcie skenovania, napríklad čítačku QR kódu a skener čiarového kódu. Môžete tiež použiť na podpísanie dokumentov pomocou nič iného ako prstom, telefónom alebo tabletom.

K dispozícii pre Android a iOS