Ako sa vyhnúť 5 častým chybám riadenia nápadov

Správa nápadov môže byť užitočná v rôznych obchodných kontextoch. Tieto nástroje môžu využívať myšlienkové mapy na organizovanie myšlienok a úloh, pomáhajú vizuálne objasňovať komplexné údaje a pomocou riadenia sociálnych znalostí pomáhajú spojiť zamestnancov a výkonnú inteligenciu a podporovať kreativitu. Aj keď ho náš recenzent zaradil do našej ponuky najlepšieho softvéru pre správu nápadov, ktorý je momentálne na trhu, táto technológia má pred sebou ešte dlhú cestu.

Softvér na správu nápadov je stále obmedzený niekoľkými spôsobmi. Front & Main Honey vám poskytuje intuitívne a ľahko použiteľné rozhranie bez oveľa hlbších funkcií; XMind je schopný a prenosný, ale má spôsoby, ako ísť v použiteľnosti; Dokonca aj softvérové ​​aplikácie pre editorov Choice Expert Mindomo, ktoré spájajú schopnosti mapovania spoločnosti a mysle, sú tým, čo náš recenzent označil ako „najmenej chybný produkt zväzku“. Manažment nápadov je ambiciózny technický koncept, a preto bolo jeho vykonanie predvídateľne vysoké, pretože poskytovatelia softvéru určujú zlomy. Medzitým je na podnikovom užívateľovi, aby sa vyhýbal bežným chybám a pasci produktivity. Tu je päť konkrétnych prekážok, ktorým sa treba vyhnúť.

1. Udržujte hlavnú bezpečnosť

Väčšina platforiem na správu myšlienok založených na cloude sa zameriava na bezpečnosť pomocou protokolov run-of-the-mlyn spotrebiteľských prihlasovacích protokolov a niekedy schopnosťou chrániť konkrétne dokumenty alebo súbory heslom; dvojfaktorové overenie je spoľahlivé, možno v závislosti od riešenia. Je to ďaleko od podnikovej bezpečnosti, najmä ak hovoríte o pridaných vrstvách šifrovania pre kľúčové podnikové údaje alebo o vynikajúcom nápade, ktorý by mohol byť cenným obchodným tajomstvom v rukách konkurenta.

Bezpodmienečne neakceptujte predvolené zabezpečenie v platforme na správu nápadov bez toho, aby ste robili náležitú starostlivosť. Ak nie ste spokojní s úrovňou zabezpečenia, ktorú má softvér k dispozícii, existuje niekoľko možností. Spolupracujte s IT oddelením vašej spoločnosti a rozhodnite sa, či je to uskutočniteľné, a platforma pre správu nápadov, ktorú ste si vybrali, je dostatočne prispôsobiteľná pomocou rozhraní na programovanie aplikácií (API), aby ste posilnili zabudovanú bezpečnosť a pridali hlbšie šifrovanie a autentifikáciu. Aj keď to často nie je možné alebo by to bolo príliš komplikované.

Lepšie zvládnuteľnou alternatívou je export kľúčových dokumentov a údajov - či už ide o mimoriadne dômyselnú myseľovú mapu, prielomový brainstormingový dokument alebo cenné údaje zo sociálneho prieskumu s dôvernými odpoveďami zamestnancov - a namiesto toho zašifrujte a uložte súbor do riešenia cloudového úložiska. Po exportovaní a zálohovaní údajov nezabudnite odstrániť údaje z platformy na správu nápadov. Riešenia správy dokumentov na vysokej úrovni, ako je Zoho Docs Standard alebo Box (pre firmy), zvládnu svoju prácu, alebo si môžete vyhľadať šifrované riešenie cloudového úložiska, ako je CertainSafe, a získať ešte viac paranoidných bezpečnostných opatrení, ako je MicroEncryption. Udržujte tieto zlaté nápady pod zámkom a kľúčom.

2. Vezmite mobilnú funkčnosť so zrnom soli

Keď náš recenzent zavádzal všetky nápady na správu nápadov prostredníctvom svojich krokov, narazil na prekážky, pokiaľ ide o produktivitu mobilných telefónov. Zatiaľ čo väčšina softvéru na správu nápadov obsahuje slušné aplikácie pre Android a iOS, nie je tu veľa možností mobilnej integrácie s inými aplikáciami ani možnosť synchronizácie údajov a práce v režime offline. Mobilné aplikácie na správu nápadov sa zlepšujú s každou dodatočnou aktualizáciou, ale ak ste na cestách a narazíte na nejaký obchodný nápad, musíte zmapovať, zaistiť svoje stávky.

V každom prípade otvorte svoju aplikáciu Mindomo a rozviňte myšlienkovú mapu alebo Bloomfire, aby ste mohli začať s tvorbou brainstormingových otázok pre svojich zamestnancov. Svoju prácu jednoducho uložte do poznámky alebo dokumentu v inej aplikácii. Potom, keď narazíte na problém s formátovaním, chybu synchronizácie alebo zlyhanie uloženia v mobilnej aplikácii na správu nápadov - zďaleka nie je istota, ale riziko, ktoré stojí za to zmierniť - určite nezostanete sedieť v metre s vynikajúcim nápadom preč a nič konkrétne, čo by sa mohlo ukázať.

3. Buďte opatrní pri integrácii aplikácií

Jedným z najväčších súčasných obmedzení softvéru na správu nápadov je nedostatok jasnej dokumentácie alebo ešte lepšia, vopred vybudovaná integrácia s iným populárnym podnikovým softvérom, kde myšlienky vytvorené na platforme zakorenia a premenia sa na skutočné projekty a iniciatívy. Bloomfire sa integruje s Salesforce.com Sales Cloud Professional Edition pre správu vzťahov so zákazníkmi (CRM), ale väčšina spoločenských platforiem nie je natívne integrovaná s riadením CRM alebo ľudských zdrojov (HR), ani s internou spoločnosťou Wiki, kde je veľa údajov z volieb by sa nevyhnutne skončilo.

To isté platí pre platformy zamerané na myseľové mapy, kde by bolo užitočné integrovať sa s nástrojom vizualizácie údajov na presvedčivejšie koncepčné zobrazenie, aby sa na myšlienky zmapované myseľou pozeralo iným spôsobom. To znamená, že dokonca ani v prípade schopného programátora sa pokúšať vybudovať integráciu sami bez súpravy na vývoj softvéru s otvoreným zdrojom (SDK) a jasné pokyny alebo dokumentácia pre integráciu inej platformy nie je celkom vhodné. Najlepším riešením je opäť manuálny export a import údajov z platformy na správu nápadov do príslušnej podnikovej aplikácie, ktorú potrebujete. Sledujte manuálne pracovné postupy - aké údaje je potrebné exportovať a importovať a kto je za ne zodpovedný - pomocou nástroja ako Asana, aby všetko zostalo nezmenené.

4. Nepokúšajte sa dovybaviť riadenie projektu

Správa nápadov a myšlienkové mapy môžu byť skvelým spôsobom, ako odmietnuť riadenie projektu delegovaním úloh a organizovaním myšlienok prostredníctvom interaktívnych vizuálov a skratiek užitočných symbolov. Nebezpečenstvo nie je v použití manažmentu nápadov na lepšie vykonávanie projektového riadenia, ale v použití platformy riadenia projektu na niečo, čo nie je stvorené. Ak je IT oddelenie už investované do systému riadenia projektov alebo spolupráce, nákladovo efektívna cesta je vložiť túto technológiu do riadenia nápadov.

V takom prípade budete mať mätúcu zmes viacúčelových projektov, chatovacích miestností alebo kanálov vytvárajúcich nezrozumiteľný hluk vo forme komentárov k komentárom bez koncepčnej organizácie. Firmy skončí s ďalšou e-mailovou schránkou, v ktorej preťaženie bez štruktúry skončí s príliš veľkým počtom zakopaných pod hromadu. Softvér na správu nápadov nie je z hľadiska funkcií celkovo taký vyspelý, ako je nástroj na riadenie projektov alebo spoluprácu, ale robí to, na čo je navrhnutý - poskytuje cestu najmenšieho odporu, ako nápad zlikvidovať a rozvinúť ho a riadiť prekrývanie. myslieť bubliny každého používateľa, ktorý k tomu prispieva.

5. Myšlienka nestačí, urob niečo s tým

Z estetického hľadiska je riadenie nápadov príťažlivé, pretože vyzerá dobre. Platformy ako Mindomo a Bloomfire sú vizuálne pôsobivé a vykresľujú nápady v inteligentne navrhnutých mapách mysle a farebných interaktívnych grafoch sociálnej odozvy. Nebezpečenstvo spojené s týmito druhmi platforiem spočíva v pohľade na ich elegantné vizualizácie a myslení, že sa práca vykonáva.

Táto myšlienková mapa a tieto výsledky prieskumu neznamenajú nič, ak tento prehľad nie je naberaný a transformovaný na vyšší obchodný účel. Z piatich platforiem, ktoré sme preskúmali, má iba integrovanú analytiku iba spoločnosť Bloomfire, ale všetky okrem Front & Main Honey sa priamo integrujú do balíka Microsoft Office 365. Či už teda exportujete údaje do aplikácie CRM, projektového manažmentu alebo business intelligence. alebo ich pošlite priamo úradu Office 365, aby ste si vytvorili myšlienku, dokončite úlohu. Zhromaždenie nápadov je kritickou súčasťou organického zlepšovania všetkých aspektov vášho podnikania, ale je to iba prvá časť.