Doma s kanceláriou 365

Písanie o Microsoft Office nie je ako recenzovanie produktu; je to skôr ako písanie školských vedeckých prác na tému „The Air Around Us“. Kancelária je tak všadeprítomná a tak dominantná vo svojej kategórii, že podobne ako v prípade služieb Google pre vyhľadávanie alebo Adobe Photoshop na úpravu obrázkov sa Excel, PowerPoint a Word v tejto kancelárii stali skratkami pre tabuľky, prezentácie a aplikácie na spracovanie textu.

Pokiaľ ide o firemné kancelárie, produktový manažér pre budúceho rivala (Lotus SmartSuite, teraz dávno preč) mi raz povedal, že konkurencia s Office nebola ako snaha konkurovať kopírovacím strojom Xerox alebo Konica Minolta. Bolo to ako pokúsiť sa konkurovať kopírovaciemu papieru.

Metafory však nie sú presné. Aj keď neexistujú žiadne náhrady za papier zo vzduchu alebo kopírky, pracovníci domácej kancelárie si môžu vybrať z niekoľkých alternatív k kancelárii, pričom funkcie sú dostatočne dômyselné, aby si zaslúžili pohľad alebo si udržali Microsoft na nohách. Budem ich skúmať a zameriavam sa skôr na Windows ako na Mac alebo vreckové aplikácie, a to v štvordielnej sérii, ktorá sa bude spúšťať každý druhý týždeň v tomto priestore. Ale začnem dnes s monštrom spoločnosti Microsoft, konkrétne so zavádzajúcou pravdou, že existuje viac spôsobov, ako získať kanceláriu, ako sú webové stránky na rezervovanie hotelovej izby.

Prenájom kancelárií

Službu Office 2016 si môžete kúpiť spôsobom, ktorý väčšina z nás používala na kúpu väčšiny nášho softvéru: ako jednorazový nákup inštalujete do jedného počítača a dostanete podporu a opravy chýb, ale nie upgrade na budúce verzie. Strávte 149, 99 dolárov na Office Home & Student 2016 a získate program Excel, PowerPoint, Word a digitálny program na zaznamenávanie a vyhľadávanie obsahu OneNote a bezplatný obsah. Aplikácia Office Home & Business 2016 (229, 99 dolárov) pridáva správcu e-mailov, kalendára a kontaktov v programe Outlook, zatiaľ čo aplikácia Office Professional 2016 (399, 99 dolárov) vrhá aplikácie na publikovanie desktopu od spoločnosti Microsoft a databázové aplikácie Access.

Dnešný preferovaný spôsob získania aplikácií balíka Office 2016 je však prostredníctvom predplatenej služby s názvom Office 365, ktorá sľubuje, že budete mať vždy najnovšie aktualizácie a funkcie plus úložný priestor na serveroch spoločnosti Microsoft a licenciu na vreckové verzie balíka Office, napríklad Office Mobile. pre predplatiteľov Office 365. Office 365 Personal (6, 99 dolárov mesačne alebo 69, 99 dolárov ročne) kombinuje licencie pre jeden počítač PC alebo Mac, jeden tablet a jeden telefón s 1 TB cloudového úložiska Microsoft OneDrive.

Web je tiež miestom, kde sa spoločnosť Microsoft v poslednom desaťročí stretla so svojou najťažšou konkurenciou s licenciou Office od ostatných hráčov, ktorí si osvojili model nasadenia predplateného softvéru založeného na prehľadávači. V oblasti produktivity sú dve veľké mená spôsobujúce bolesti hlavy Microsoftu spoločnosťou Google Suite a Zoho Docs.

Najobľúbenejšou voľbou pre používateľov, ktorí majú notebook aj stolný počítač alebo kolegu z domácej kancelárie alebo dva, je Microsoft Office 365 Home, ktorý rozširuje ante na päť počítačov alebo počítačov Mac, päť tabliet, päť telefónov a 1 TB úložného priestoru. na používateľa. Obe verzie vám tiež poskytujú prístup k bezplatným aplikáciám Office Online v prehliadači, ak potrebujete vykonať rýchle úpravy z iného systému.

Oficiálne, ak prevádzkujete malé a stredné podniky (SMB) s niekoľkými zamestnancami, pre vás je produktom Office 365 Business (8, 25 USD na používateľa mesačne). Alebo, ak nie ste spokojní s e-mailom poskytovateľa internetových služieb alebo hostiteľa webu, mali by ste zvoliť Office 365 Business Premium, ktorá pridáva e-maily s poštovou schránkou 50 GB a videokonferenciou HD za 12, 50 dolárov na používateľa mesačne. Ale ak ste skôr v domácej kancelárii ako v kancelárskej budove, využívam by vynikajúcu hodnotu Office 365 Home.

Zdieľajte a zdieľajte veľa

Čo teda Office ponúka so všetkými týmito možnosťami? Dve veci: niektoré najmodernejšie, vysoko výkonné aplikácie a niektoré pôsobivé schopnosti pre tímovú spoluprácu. Ten nemusí byť prioritou pre pracovníkov z domácich kancelárií, ale je to dobrý príklad prístupu spoločnosti Microsoft s možnosťou výberu z viacerých možností: Môžete zdieľať súbor alebo priečinok s právami iba na čítanie alebo upravovať prostredníctvom e-mailu alebo odkazu na vystrihnutie a prilepenie. z OneDrive, cez odkaz vygenerovaný správou Outlook alebo nastaviť úpravy pre viacerých používateľov pomocou sledovania verzií. Môžete dokonca zdieľať Skype zvukový rozhovor alebo videohovor medzi spolupracovníkmi v rámci balíka Office. Civilian OneDrive zatieni do podnikových účtov OneDrive for Business, ktoré zatieni do podnikového SharePoint.

Úpravy s jednou osobou pomocou služby Office Online a druhou pomocou aplikácie Office pre stolné počítače sa ukázali ako bolestivo pomalé. A v jednom okamihu ma nevyčerpalo, keď po výzve na spustenie procesu zdieľania uložením lokálneho súboru do OneDrive Word úplne opustil aplikáciu. Spoločnosť Microsoft však jednoznačne stanovila tímovú prácu za najvyššiu prioritu.

Ditto pre vyhľadávanie informácií v kancelárii a okolo nej. Funkcia inteligentného vyhľadávania na báze Bing objaví na Wikipédii a v slovníku definície slov alebo fráz, zatiaľ čo riadok „Povedzte mi, čo chcete robiť“ nad pásmom používateľského rozhrania (UI) navrhuje funkcie programu pri zadávaní dopytov (hoci posledný je 't psychický, som paušálne s "dať box okolo odseku", keď som mal napísať "dať hranice").

Aplikácie All-Star

Pokiaľ ide o komponenty balíka, siahajú od neoceniteľných a nesporných šampiónov vo svojich kategóriách až po aplikácie, o ktoré sa málokto naozaj zaujíma. Prístup a vlastník spadajú do druhej kategórie, a to nielen preto, že nie sú k dispozícii pre počítače Mac.

Mám slabé miesto pre program na rozloženie stránok spoločnosti Microsoft, ktorý sa od balíka Office 2010 mierne zmenil, pretože je relatívne ľahko použiteľný a ja som sa naň spoliehal pri vytváraní bulletinov. Dnešní odborníci to však ignorujú v prospech oveľa schopnejších programov Adobe InDesign a QuarkXPress. Prístup zostáva výkonným, ak nie intuitívnym spôsobom, ako vytvárať aplikácie relačnej databázy s vysokou hmotnosťou (nie som si istý, či existuje niečo ako intuitívny spôsob vytvárania aplikácií relačnej databázy.)

O krok vyššie na rebríčku vhodnosti sú dva freewarové nástroje. Sway je jednoduchý tvorca prezentácií / webových stránok, ktorý vám umožňuje usporiadať súbory, obrázky, odkazy, médiá a text. Má tiež tlačidlo Remix, ktoré umelecky mení usporiadanie objektov na posúvacie alebo postupné dejové pole uložené v cloude.

Aplikácia OneNote poskytuje notebooky priateľské pre tím, ktoré sú rozdelené do sekcií obsahujúcich písané útržky (alebo písané na klávesnici, zaznamenané zvukové alebo video nahrávky alebo webové klipy). Podobne ako jeho archív Ever Ever, je to užitočné na zaznamenávanie poznámok počas triedy alebo zápisnice zo stretnutia alebo len na organizovanie úloh a náhodných myšlienok. Používatelia systému Windows 10 však budú zmätení, keď nájdu vo svojich systémoch dve verzie aplikácie nazvanú OneNote 2016 a iba OneNote. Prvý má viac funkcií; posledný menovaný získava nové funkcie každý mesiac; prekrytie je zarážajúce.

Zostane tak veľký, tri alebo pol a pol počítajúci Outlook, ktorý zostáva silným, akosi druhom e-mailu, úloh, kontaktov a správcu kalendára na ceste, hoci nový zoznam naposledy použitých súborov, ktorý sa objaví, keď kliknutím pridajte prílohu. PowerPoint pravdepodobne sleduje Keynote spoločnosti Apple o pol kroku v závode a pripravuje najzábavnejšie prezentácie, ale stále je to prezentačná budova. Obsahuje veľa spôsobov, ako usporiadať snímky a poznámky, používať prechody a animácie a pridávať grafy, obrázky alebo multimédiá. Je tiež prekvapivo ľahké použitie.

Podobne aj Corel WordPerfect die-hards trvá na tom, aby ich obľúbený program dosiahol vrchol programu Word 2016 na ultravysenú kontrolu formátovania a niektoré špecializované typy dokumentov, ako sú právne podania. Ale textový procesor spoločnosti Microsoft je štandardom s mimoriadne vysokým výkonom; svieti v používaní štýlov a tém pre rýchle a konzistentné formátovanie textu a pri manipulácii s poznámkami pod čiarou a odkazmi (vo výbere APA, Chicago, MLA a ďalších štýlov). Mojím jediným potešením je, že niektoré funkcie sú nevyhnutne pochované niekoľkými ponukami hlboko (ponuka Možnosti súboru je obzvlášť encyklopedická), a to napriek pásiku rozhrania a jeho špičkám.

Nakoniec je tu Excel, najdominantnejšia aplikácia v dominantnom apartmáne, na ktorom jednoducho záleží. Jeho grafy sú pekné a užitočné, napríklad nové vizuálne predpovede, ktoré premietajú budúcnosť na základe existujúcich údajov alebo špecialít, ako sú grafy Sunburst alebo Pareto. Jeho dialógové okná vás prevedú jednorázovými operáciami, ako je vytváranie kontingenčných tabuliek, zatiaľ čo arzenál doplnkov, doplnkov a podnikové analytické a prehľadové dashboardy ich spájajú so všetkým, od služby Google Analytics po MailChimp.

Či už to nazývate Office 365 alebo Office 2016, sada spoločnosti Microsoft predstavuje impozantný príklad pre ďalšie riešenia produktivity. Je ťažké nazvať to prvých 100 dolárov, ktoré by mali ísť do ročného rozpočtu vašej domácej kancelárie, ale uvidíme, ako sa niektoré zvyšky zvyšku zvyšku tejto série skladajú.