Pracovníci z domácich kancelárií: armáda virtuálnych asistentov

Je pekné získať tento týždeň uznanie Národného týždňa malých podnikov, ale veľa domácich pracovníkov žije v živnosti malého podnikania sedem dní každý týždeň. Zaujalo ma však, že som našiel spoločnosť, ktorá týchto pracovníkov spája so spoločnosťami od domácich až po podniky. Je to oblek založený na metre v Atlante s názvom eaHELP, ktorý spája pracovníkov z domácich kancelárií so spoločnosťami v desiatkach priemyselných odvetví. Majú obchodných klientov od maloobchodníkov a agentúr digitálneho marketingu až po neziskové organizácie a univerzity.

Hovoril som s prezidentom spoločnosti Tríciou Sciortino o tom, ako spoločnosť eaHELP vetuje svojich virtuálnych asistentov a porovnáva ich zručnosti s podnikmi. Hovorili sme tiež o tom, aké nástroje, stratégie a druh kultúry práce v domácej kancelárii potrebujete na zabezpečenie zdravého pracovného vzťahu a vzdialenej produktivity medzi virtuálnym asistentom a zamestnávateľom. Sciortino bol prvým virtuálnym asistentom, ktorého kedy spoločnosť eaHELP najala, a vie, ako spravovať rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom pracovníka v domácej kancelárii.

PCMag: Povedzte mi niečo o eaHELP.

Tricia Sciortino: Poskytujeme to, čo nazývame riešeniami virtuálneho asistenta (VA) pre veľmi zaneprázdnených vodcov. Sme tým, čo by som považoval za personálnu firmu VA. Pomáhame všetkým typom lídrov v rôznych žánroch - od soloprénu a podnikateľa až po malých podnikových vedúcich pracovníkov - s riešeniami VA, ktoré sa môžu pohybovať od veľmi malého prírastku päť hodín týždenne po takmer plný úväzok. Sme radi, že vám môžeme poskytnúť pomoc, ktorá umožní vodcovi skutočne vystúpiť z administratívnych častí podniku a robiť si starosti so zameraním sa na podnikanie, jednaním s klientmi alebo tvorbou obchodného plánu. Znepokojujú ich detaily.

PCMag: Toto je Národný týždeň malých firiem. Prečo malý podnik potrebuje virtuálneho asistenta?

Sciortino: Povedal by som, že väčšina našich klientov sú malé podniky. Zvyčajne zistíme, že ako malá spoločnosť možno už niekoho nebudete musieť najať na mieste na plný úväzok; možno budete potrebovať iba päť alebo 10 hodín týždenne. Povedzme, že je to 10 hodín. Každý deň prišli od 9:00 do 11:00 a potom sú preč. Ale s VA sú tieto hodiny flexibilné. Môžete použiť 30 minút o 9:00 a potom o 15 minút napoludnie. Svoj čas môžete rozložiť po celý deň a týždeň a využiť hodiny na čiastočný úväzok spôsobom, ktorý sa cíti ako veľmi na plný úväzok.

PCMag: Ako by som sa mohol stať VA a pracovať pre eaHELP?

Sciortino: Na našej stránke kariéry máme žiadosť, ktorú žiadame od našich kandidátov o predloženie, a to začne proces uchádzača, ktorý sa zapája do nášho akvizičného tímu. Všetkých našich uchádzačov berieme prostredníctvom dosť hlbokého procesu overovania zručností a schopností. Rozdeľujeme ich do dvoch kategórií: mäkké zručnosti a tvrdé zručnosti. A hľadáme to, čo na našej lavičke považujeme za veľmi hlboké, pretože sme veľmi úmyselní, aby boli naši klienti špecificky prispôsobení viac ako potrebám zručností alebo úloh.

Hodnotíme samozrejme technické schopnosti žiadateľov: na ktorom počítači pracujú, na ktorých programoch majú prístup a zručnosti, ale hľadáme aj mäkké zručnosti. Byť dobrým komunikátorom je dôležitejšie, ako keby ste mali balík Microsoft Office. Chceme, aby ľudia, ktorí sú mimoriadne pohotoví, boli dobrým profesionálnym písomným komunikátorom - niekoho, kto je veľmi pútavý, proaktívny a vynaliezavý, aby našli odpovede, ak ich klient požiada o niečo, čo nikdy predtým neurobil. Okrem toho overujeme a overujeme tvrdé zručnosti, ktoré tvrdia, že majú, s niektorými bežnými úlohami VA, ako je správa kalendára, správa e-mailov a rezervácia cesty.

PCMag: Čo potrebuje pracovník domácej kancelárie, aby bol úspešný?

Sciortino: Prvá vec je vždy vyhradený pracovný priestor. Možno nemáte ďalšiu izbu vo svojej kancelárii, ale potrebujete konkrétnu oblasť, ktorú voláte do svojej kancelárie, aj keď je to roh vašej obývačky alebo náhradná spálňa alebo čokoľvek iné. môžete povedať: „Som v práci; idem do svojich kancelárskych priestorov.“ Vlastne za to robíme pohovory a zabezpečujeme, aby naši virtuálni asistenti mali vyhradený priestor a aby pracovali v tom, čo nazývame „zóna bez rozptyľovania“. Ak sa snažíte pracovať pri vašom kuchynskom stole a prechádzate cez rodinu alebo deti (alebo domáce zvieratá), nebude to fungovať.

Druhá vec, ktorú by som povedal, je stanovenie hraníc vášho pracovného času. Je veľmi ľahké pracovať vždy, keď pracujete z domu, pretože nemáte možnosť opustiť kanceláriu; práca zostáva v kancelárii. A teraz ste hotoví deň, je veľmi ľahké skontrolovať e-mail ešte raz počas varenia večere. Musíte ustanoviť čas začiatku a čas zastavenia, ako najlepšie viete, ako keby ste pracovali v kancelárii. Najlepšie je, aby vaše osobné hranice povedali: „Urobím to každý deň do 6:00, “ aby nedošlo k vyhoreniu alebo pocitu, že neustále pracujete. Nechal som svoju dcéru, aby mi povedala: „Mami, pracuješ stále?“ a myslel som si: „Ouch, má pravdu.“ Nechal som to krvácať.

Ďalšou vecou, ​​ktorú by sme mohli pridať, by bolo plánovanie času mimo vášho domova. Môže to byť dátum obeda s vašim susedom alebo môže pracovať v Starbucks pár hodín týždenne. Staneš sa trochu bláznivým a budeš cítiť, že si v krabici, ak… celý deň si pripútaný k svojmu stolu.

Záverečná časť musí byť zámerná o vašej technológii a nástrojoch, ktoré vám pomôžu pracovať na diaľku, či už o stroji, ktorý zvládne vaše pracovné zaťaženie: skvelý počítač, skvelý softvér, čistý počítač, novší stroj. Môžu to však byť aj veci, ako napríklad používanie programu, ktorý vám môže pomôcť zdieľať s ľuďmi, ako je Basecamp alebo Slack. Mať dobrú technológiu a byť skutočne pohodlný pri používaní počítača a nové technológie skutočne prispievajú k výhode vzdialeného pracovníka.

PCMag: Čo potrebuje manažér, aby bol pracovník domácej kancelárie úspešný? Práve som dostal program, ktorý „posilňuje dôveru medzi zamestnávateľmi a zamestnancami“. Trvá každé tri minúty screenshot. To neznie príliš dôverlivo.

Sciortino: Uvedomujeme si, že niekedy je ťažké pre niekoho pracovať s niekým na diaľku, ak na to nie je zvyknutý; budovanie dôvery, ktorú človek na druhej strane vykonáva, vyžaduje prácu, ktorú ste od nej požadovali. Našim klientom a počítačom VA však odporúčame používať komunikačné nástroje, ktoré im pomôžu pri ceste. Odporúčame, aby ste mali aspoň raz týždenné stretnutie s videom, aby ste sa zbavili toho, čo je potrebné urobiť tento týždeň a čo zostáva z minulého týždňa, môžete vidieť tvárou v tvár, môžete si prečítať reč tela. To je niečo, v čo skutočne veríme; ak budete pracovať na diaľku, potrebujete webovú kameru.

Máme tiež veľa nástrojov, ktoré odporúčame ľuďom pomôcť zostať v úzkom spojení. Existujú rôzne aplikácie, v ktorých môžete zdieľať pracovné priestory, ako napríklad Basecamp, Asana, Evernote a Wunderlist, kde môžete vidieť prácu, ktorú ľudia robia počas celého dňa (a pridať poznámku alebo dokončiť úlohu). Je veľmi ľahké povedať: „Hej, pozrime sa, kde sme s týmto projektom.“

A potom vám odporúčame napríklad aplikácie pre váš telefón, byť skutočne pohodlnými textovými správami alebo používať aplikácie ako Voxer alebo HeyTell (kde je ako rýchla vysielačka odoslať hlasovú poznámku).

Úprimne povedané, snažíme sa nestávať príliš zložitými, pokiaľ ide o kultúru a tímové povzbudenie. Používame veci ako Facebook a pre náš tím máme súkromné ​​skupiny, v ktorých zostávame v kontakte. To je to, čomu hovoríme náš virtuálny vodný chladič a pýtame sa na jednorazovú otázku: „Hej, chlapci, máte nejaké rady, má niekto nejaké skúsenosti?“ Tím si navzájom pomáhajú o pomoc.

Zverejňujeme tiež týždenné správy o predaji: „Hej, tím, to je miesto, kam smerujeme. Hej, skvelé kudos a výkriky.“ Naša virtuálna kancelária je táto súkromná skupina na Facebooku a bola to pre nás jeden z najväčších úspechov v budovaní tímu.