Usporiadanie: pomocou priečinkov odfiltrujte pracovnú plochu

Organizácia a udržiavanie je ako schudnúť. Krátkodobé riešenia nefungujú. Musíte urobiť zmeny životného štýlu, ktoré sa vy a vaši zamestnanci alebo obchodní partneri môžu dlhodobo držať.

V tejto sérii vám poskytnem tipy, ako usporiadať tak svoje podnikanie, ako aj vaše osobné údaje. Predchádzajúci článok vysvetlil dôležitosť pochopenia toho, ako si vaše podnikanie myslia o informáciách. Teraz vám ukážem, ako uviesť tieto základy do praxe s konvenciami a štruktúrami pomenovávania počítačových priečinkov. Väčšina firiem bude implementovať tieto štruktúry priečinkov buď na svojich serveroch, alebo v rámci balíka na správu projektov, ale rovnako je ich možné použiť priamo na vašom počítači alebo v e-mailovom klientovi.

Čo sú to priečinky?

Priečinky sú kostrou vášho podnikania. Rovnako ako štruktúra budovy podporujú všetko ostatné, čo sa okolo nich deje, od kreatívneho dizajnu po jednoduchú funkčnosť.

Počas svojej kariéry som pracoval v siedmich rôznych kanceláriách. Tímy, ktoré mali čisté a zdravé štruktúry priečinkov, boli vždy tie najlepšie predpoklady pre ďalší úspech a rast.

Najmä malé podniky by si mali uvedomiť, že táto skutočnosť: Organizovaná spoločnosť je spoločnosť, ktorá je pripravená na rast. Môžete si myslieť, že pretože v súčasnosti sú v spoločnosti iba dvaja ľudia, môžete mať v hlave veľa informácií a nemapovať ich na štruktúru priečinkov. Bohužiaľ, keď je čas najať nových zamestnancov a rozšíriť svoje podnikanie, strácate veľa času ich učením svojho spletitého systému. Stratíte ešte viac času a peňazí na opravu chýb, času a peňazí, ktoré by ste mali minúť na rast.

Štruktúra priečinkov je odrazom vašej podnikovej štruktúry. Priečinky sú vnorené do iných priečinkov v hierarchickom systéme, ktorý musí zodpovedať hierarchickému poradiu vašej práce.

Pri diskusii o tom, ako vy a ostatní ľudia vo vašom podnikaní premýšľate o informáciách (ste túto časť urobili, nie?), Pravdepodobne ste začali vidieť nejakú hierarchiu. Odporúčam načrtnúť túto štruktúru. Nezáleží na tom, či to načrtnete na papieri, v odrážkach alebo v aplikácii na zaznamenávanie poznámok, ako je Evernote pre Windows (zadarmo na 45 dolárov ročne, 4, 5 hviezdičiek), alebo pomocou softvéru na mapovanie mysle. Písanie písomne ​​vám pomôže zistiť, či existujú nezrovnalosti alebo prekrývania.

Príklad štruktúry

Štruktúra vášho návrhu bude jedinečná, ale pretože to ohromne pomáha vidieť príklad, ukážem vám ten základný, ktorý používam na svojej pracovnej ploche.

Ako spisovateľ sa zaoberám predovšetkým recenziami produktov. Keď premýšľam o recenziách, vidím v mysli tri kategórie: 1) nápady na preskúmanie produktov, 2) prebiehajúce články a 3) dokončené recenzie. V kategórii „hotové“ si zvyčajne spomínam na recenzie podľa dátumu uverejnenia, ktoré zjednodušujem na mesiac a rok, pretože v jednom mesiaci nikdy nie je príliš veľa na to, aby som ich stratil zo zreteľa. V kategórii „nápady“ sú veci dosť tekuté. Niektoré nápady zahŕňajú viac ako jeden produkt, zatiaľ čo iné sa týkajú jednej veci. Ale to, že sú tekuté, neznamená, že nemôžem mať systém na ich organizáciu. V kategórii „rozpracované“ mám na mysli názov produktu, ktorý posudzujem. Ako sa to teraz prekladá do priečinkov?

Tento systém funguje, pretože je dôležité, aby som videl prehľad prebiehajúcich nápadov a vecí. Sú priamo v názve priečinkov, takže ich vidím okamžite, keď otvorím priečinok „PREHĽAD“. Nepotrebujem vidieť všetky názvy produktov, ktoré som skontroloval, takže ich zastrčím do priečinkov podľa dátumu vydania. Všetky názvy priečinkov sú konzistentné. Keď sa stav projektu zmení z rozpracovaného na dokončený, presuniem ho do príslušného priečinka a jeho konvencia pomenovávania je rovnaká ako všetky ostatné priečinky, ktoré sú s ním. Napríklad môžem presunúť priečinok s rímskymi číslicami, ako je ii, až na úroveň c a d bez toho, aby som ho musel premenovať, a zmestí sa priamo do systému.

Tipy a triky

Čísla. Všimnite si, ako začínajú priečinky mesiacov štyrmi číslicami. Prvé dve číslice sú za rok a druhé sa vzťahujú na mesiac. Rád vidím aj názvy mesiacov, takže som ich na konci umiestnil na podčiarkovník. Som veľkým zástancom používania štvor- alebo šesťmiestneho čísla pre dáta z niekoľkých dôvodov. Najprv si osobne zvyknem pamätať si, kedy sa niečo stalo, takže je pre mňa ľahké nájsť veci, keď ich môžem vyhľadať podľa dátumu. Po druhé, priečinky sa vždy zobrazia v poradí podľa dátumu, keď ich triedim podľa názvu, pretože podľa abecedy je 1101 pred 1102 pred číslom 1103 atď.

Používanie dátumov sa stáva veľmi užitočným, keď musíte archivovať, o čom budem hovoriť v nadchádzajúcom článku o správe e-mailov.

Tagy. V mojom príklade používam všetky veľké písmená pre priečinky začínajúce na „IDEAS_“, pretože pri triedení podľa názvu chcem, aby sa „nápady“ spojili. Myslím, že tieto ako značky. Pre prebiehajúce recenzie sa neobťažujem so značkou. Priečinok pomenujem iba názvom produktu. Keby som mal súčasne viac ako 20 recenzií produktov, pravdepodobne by som zmenil konvenciu pomenovávania priečinkov a pridal značku, aby všetky nedokončené veci zostali spolu visieť. „IN-PROGRESS_“ by pravdepodobne bolo príliš dlhé, ale možno by mohlo fungovať niečo také jednoduché ako „IN_“.

Ukazuje sa, že najmä „IN_“ by nefungovalo, a tu je dôvod, prečo: Keď som načrtol celú štruktúru priečinkov, použil som slovo „in“ na inom mieste, čo znamená niečo veľmi špecifické. Vidíte, aké dôležité je načrtnúť celú vec ako prvú?

Jedinečný. Jedným z dôvodov použitia značiek a čísel je to, že pomáha udržiavať jedinečné názvy súborov. Už nikdy nechcete, aby dva súbory alebo priečinky boli nazvané rovnakou vecou, ​​pretože ak ich omylom presuniete a presuniete na rovnaké miesto, jeden by mohol prepísať druhý. A samozrejme, je to mätúce.

Špeciálne znaky. Podčiarknutia sú mojim najlepším priateľom v konvenciách pomenovávania priečinkov. Sú čisté a udržujú text ľahko čitateľný. Niektorí ľudia používajú v názvoch priečinkov medzery a spojovníky - záleží len na vás. Nech už si vyberiete čokoľvek, vždy majte na pamäti, ako znaky ovplyvňujú triedenie podľa abecedy. Niekedy používam podčiarknutie na začiatku názvu priečinka, keď vždy chcem, aby sa tento priečinok zobrazoval navrchu, napríklad „_DONE“. Potom môžem ľahko presunúť všetko, čo je dokončené, do hlavného priečinka. Ak by som to chcel v spodnej časti stránky, mohol by som ho nazvať „z_DONE“.

Farbu. Mac OS je fantastický nástroj, ktorý vám umožní rýchlo otvoriť priečinky s farebným kódom kliknutím pravým tlačidlom myši. Môžete to urobiť na počítači, ale je to neohrabané. Spoliehal som sa na farebné kódovanie, keď som pracoval na vysoko kolaboratívnych projekčných projektoch - môj kolega a ja sme označili priečinky na zdieľanom serveri ako žlté, keď bol obsah nový a ešte nebol vyleštený, oranžový po tom, čo súbory prešli prvou fázou návrhu, a tak ďalej cez fialovú, čo naznačuje, že práca bola vykonaná.

Nech už implementujete akýkoľvek systém, držte sa ho! Súlad je kľúčom k udržaniu organizácie. Pamätajte, že organizovanie, ako napríklad udržanie sa vo forme, vyžaduje dlhodobé zmeny životného štýlu, nie rýchle opravy. Pokiaľ je to možné a pokiaľ to má zmysel, skúste použiť rovnaké základné zásady pre všetky projekty, tímy a oddelenia v celom podnikaní.

Take Aways

Kroky, ktoré si treba zapamätať z tohto článku, sú:

1. Pred implementáciou načrtnite štruktúru priečinkov.

2. Usporiadajte informácie hierarchicky a premýšľajte o tom, čo budete potrebovať vidieť a vedieť v zobrazení snímky, keď sa pozriete do priečinka.

3. V názvoch priečinkov použite písmená, číslice a špeciálne znaky, aby sa zobrazili v inteligentnom poradí.

4. Pri vytváraní nových priečinkov buďte v súlade s konvenciami pomenovávania.