Organizácia a udržiavanie je ako schudnúť. Krátkodobé riešenia nefungujú. Musíte urobiť zmeny životného štýlu, ktoré sa vy a vaši zamestnanci alebo obchodní partneri môžu dlhodobo držať.
V tejto sérii vám poskytneme tipy, ako usporiadať tak svoje podnikanie, ako aj vaše osobné údaje, a to prostredníctvom adresy:
1. Ako si vaše podnikanie myslia o informáciách?
2. Pomenovanie konvencií pre priečinky a ako na ne myslieť.
3. Konvencie pomenovávania súborov.
4. Zdieľanie informácií.
5. Ako spravovať e-mail.
Strava pre organizáciu
Pokiaľ ide o schudnutie, niektorí ľudia zisťujú, že strava pre päť alebo šesť malých jedál pre nich funguje po celý deň, zatiaľ čo iní potrebujú tri jedlá pluku a medzi nimi vôbec žiadne desiatu. Niektorí ľudia kupujú členstvo v telocvični (impulz, ktorý by mal skutočne ísť, môže pochádzať z peňazí, ktoré minuli), zatiaľ čo iní sú lepšie na to, aby si do každodennej rutiny osadili malé cvičenia, ako napríklad chodiť po schodoch namiesto výťahu alebo na bicykli do práce.
Ide o to, že rovnaké riešenia nefungujú pre každého. Je to rovnaké s organizáciou.
Spôsoby premýšľania o informáciách
Organizácia musí byť pre váš podnik záväzkom v oblasti životného štýlu. Každý zamestnanec a zúčastnená strana, ktorá sa zúčastňuje na každodenných činnostiach, musí byť schopný držať sa programu. Váš systém na organizáciu sa musí skladať z postupov, ktoré zapadajú do rutín každého, či už ide o dôsledné vykonávanie malých krokov, ako je napríklad odstránenie nepotrebných súborov počas cesty, alebo o vykonanie väčších krokov podľa rozvrhnutého plánu, ako je napríklad rezervácia každý piatok popoludní na čistenie. z doručených.
Predtým, ako sa sami seba a svojich spolupracovníkov pripravíte na novú stravu, aby ste si ich usporiadali, venujte chvíľku premýšľaniu o tom, ako vaše podnikanie vníma informačnú organizáciu. Niektoré možnosti sú:
• podľa dátumu alebo mesiaca, napríklad keď sa niečo prvýkrát stalo alebo je naplánované dokončenie
• podľa názvu projektu
• menom zodpovednej osoby
• podľa fiškálneho štvrťroka
Prispôsobenie praxe realite
Je dôležité neskúšať a zapojiť jeden z týchto organizačných systémov do vášho podnikania, ak neodráža to, ako váš tím skutočne funguje. Spýtajte sa svojich kolegov, ak by potrebovali nájsť konkrétny dokument, napríklad faktúru alebo zmluvu, kde by vyzerali ako prvé? A čo je dôležitejšie, ako by vyzerali? Hľadajú vo svojom počítači alebo v sieti spoločnosti meno dodávateľa, dátum, popis produktu? Otvoria priečinok a skombinujú názvy súborov alebo ich zoradia podľa dátumu alebo zoradia podľa typu súboru? Ako dlho im trvá, kým nájdu informácie? Strácajú čas, pretože hľadajú spôsobom, ktorý im nepomôže rýchlo zúžiť výsledky?
Na to nepotrebujete formálne stretnutie. Len sa zastav a pýtaj sa. Bude to trvať dve minúty.
Môže existovať viac ako jedna odpoveď. Niekedy si možno pamätáte mesiac a rok, v ktorom bol projekt spustený, zatiaľ čo váš kolega by sa mohol zamerať na názov projektu. A v oboch prípadoch informácie nemusia byť nevyhnutne statické. Možno, že projekt mal počas svojho vývoja kódové meno a možno ho spustil neskoro. V nasledujúcom článku o konvenciách pomenovávania priečinkov vysvetlím, ako implementovať systém, ktorý dokáže spracovať tieto druhy nezrovnalostí.
Spať na to
Toto cvičenie by malo pomôcť pri formovaní vášho chápania toho, ako by mala vaša firma štruktúrovať svoje informácie - ale spať na nich deň alebo dva a potom to skúsiť znova pred prijatím akýchkoľvek rozhodnutí alebo zmien v existujúcej štruktúre. Niekedy zabúdame, prečo sú zavedené určité postupy, a ich náhla zmena by mohla neúmyselne zničiť niektoré ďalšie obchodné dôvody.
Napríklad som pracoval v kancelárii, kde sa zmluvy na voľnej nohe rozdeľovali do dvoch skutočných priečinkov so závesnými súbormi, jedného pre faktúry a jedného pre daňové formuláre. Zdalo sa mi, že dáva väčší zmysel spojiť ich do jedného. Prečo majú dve kartotéky a dva priečinky označené „Doe, Jane?“ Kedykoľvek som potreboval prístup k faktúram, zvyčajne som tiež potreboval vyhľadať daňové informácie na voľnej nohe. Prečo nielen zjednodušiť systém? Jedným z dôvodov, ktorý mi je teraz zrejmý, ale v tom čase nebolo, je to, že mnoho ľudí v organizácii potrebovalo prístup k faktúram, ale len málo ľudí by malo mať prístup k osobným údajom, ako sú čísla sociálneho zabezpečenia. Je dobré, že môj manažér rozumel tomuto odôvodneniu a dokázal mi to vysvetliť skôr, ako som reorganizoval celý systém.
Take Aways
Prvými krokmi na odstránenie tohto článku sú:
1. Spýtajte sa svojich kolegov a seba: „Ako si myslím o našich informáciách?“
2. Nechajte odpovede mávať okolo hlavy na deň alebo dva, kým dospejete k akýmkoľvek záverom.
3. Mala by sa začať objavovať nejaká štruktúra. Keď to uvidíte, nebojte sa o tom ešte reagovať.
Nezabudnite, že organizovanie je ako zostať fit. Nič sa cez noc nezmení a je dôležitejšie urobiť pre vás a vašu organizáciu správne zmeny životného štýlu - zmeny, ktoré sa budú držať.
