Usporiadanie: inteligentnejšie zdieľanie údajov

Komunikácia je základom každého podnikania. Napriek tomu príliš veľa vedúcich firiem, ktorí sa dostali do každodenných výziev, prehliada potrebu poskytnúť zamestnancom praktické spôsoby zdieľania informácií.

Pod pojmom „zdieľanie informácií“ sa rozumie ústna komunikácia, písomná dokumentácia, údržba servera, písanie e-mailov a ďalšie. Na účely tohto článku sa zameriam na elektronické dokumenty, je však mimoriadne dôležité zvážiť, ako dochádza k zdieľaniu informácií v rámci organizácie a na všetkých úrovniach.

Dôležitosť zdieľania

Prečo je zdieľanie informácií dôležité? Čím lepšie je zdieľanie informácií, tým efektívnejšie bude vaše podnikanie fungovať. Dať zamestnancom informácie, ktoré potrebujú na to, aby uspeli vo svojej práci a lepšie ich robia, zvyšuje ich spokojnosť s prácou.

Ak sa informácie nezdieľajú dobre, podniky bežia menej efektívne a míňajú peniaze. Zakaždým, keď sa nový zamestnanec pripojí k tímu - či už ako trvalá náhrada, dočasná (zdravotné postihnutie, materská dovolenka, voľno) alebo v novej úlohe - musí sa táto osoba naučiť obrovské množstvo informácií o svojej pracovnej funkcii, ako aj o tom, ako podnik funguje. Keď zamestnanci zdieľajú informácie dobre, noví členovia tímu sa učia, čo potrebujú vedieť rýchlejšie. Skutočne potrebujú vedieť, ako a kde nájsť informácie, a nie konkrétne odpovede na otázky. Je to zásada „naučiť človeka loviť ryby“.

Jednou z najdrahších nákladov v podnikaní je prijímanie zamestnancov z dôvodu času, ktorý stratil pri zvyšovaní rýchlosti nových zamestnancov. Čím rýchlejšie zamestnanci zistia, ako odpovedať na svoje vlastné otázky, tým skôr môžu k vášmu spodnému riadku významne prispieť. Vaším cieľom pri zlepšovaní zdieľania informácií v spoločnosti je uľahčiť ľuďom riešenie ich vlastných problémov. Ďalším cieľom je minimalizovať počet opakovaní rovnakých chýb. Predstavte si, ako oveľa plynulejšie a najvýhodnejšie by vaše podnikanie mohlo fungovať, ak by ste minimalizovali tieto náklady.

Typy informácií zdieľaných zamestnancami

Pozrime sa na niekoľko konkrétnych typov informácií, ktoré by sa mali zdieľať: procedurálna dokumentácia, organizačné mapy zamestnancov, pracovné postupy, kontaktné informácie o zamestnancoch, kontaktné informácie o klientovi a formuláre ľudských zdrojov. Vaša firma s najväčšou pravdepodobnosťou urobila ľahko prístupné formy ľudských zdrojov pre všetkých zamestnancov - zvyčajne preto, že to vyžaduje zákon. Pokiaľ však ide o všetky tieto ďalšie dokumenty, je pravdepodobné, že sú zastarané alebo vôbec neexistujú.

Namiesto toho je veľa informácií, ktoré by sa mali zapísať, uložené v niečej hlave, čo je z viacerých dôvodov problematické. Pre začiatočníkov by nikdy nemala byť jedna osoba výhradným držiteľom akýchkoľvek obchodných informácií. Je to príliš riskantné. Ak táto osoba ochorie, opustí organizáciu alebo príde k neznášaniu ľudí alebo praktík v rámci organizácie, môže to vrátiť roky späť! Po druhé, keď sú informácie uložené v niečí hlave a nie na viditeľnom mieste, nemôže k nej prispieť nikto iný. Po tretie, ostatní ľudia, ktorí tieto informácie potrebujú, si nie sú istí, či majú najaktuálnejšiu verziu. Dôvody pokračujú a ďalej.

Jednou z najúžasnejších výhod pracovnej sily na základnej úrovni je to, že vedia, ako vyzerať. Ak potrebujú niečo vedieť (napríklad ako písať vzorce v programe Excel) a dokážu zistiť základné pojmy, ktoré sa používajú na jeho popis (napríklad súčet, produkt, prepojené tabuľky), môžu nájsť odpoveď online.

Podniky nie sú príliš často navrhnuté tak, aby podporovali tento druh sebestačnosti. Na pracovisku nemôžete vždy vyhľadať odpoveď. Ako som už spomenul v predchádzajúcej časti, niekedy musíte ľudí loviť a vytriasať z nich potrebné informácie. Odpovede sa neukladajú na miesto, kde sa dá vyhľadávať. Ale mali by byť!

Ako ľudí zdieľať

Ak čítate tento článok a rozmýšľate, „Moje podnikanie je v burinách. W nikdy nebude mať čas ani prostriedky na to, aby vykonával tento druh práce v spätnom protokole, “ nebojte sa. Tu je návod, ako to rozdeliť na štvorkrokový zvládnuteľný projekt.

1. Vysvetlite dôležitosť zdieľania. Úprimne povedzte ľuďom vo vašej organizácii na 15-minútovom stretnutí, prečo je dôležité zdieľať dokumenty.

2. Odložte pol dňa na dokumentačný projekt. Kúpte si obed, ak musíte obchod osladiť.

3. Ak je vaša firma usporiadaná do tímov, každý tím by sa mal stretnúť, aby prediskutoval, aké dokumenty potrebuje zostaviť alebo aktualizovať. Môžu tiež uprednostniť, ktoré dokumenty sú najdôležitejšie na základe toho, aké vedomosti žijú iba v hlave jednej osoby.

4. Počas poldňového projektu bude každá osoba zodpovedná iba za jeden dokument. Za komplikované procesy môžu byť zodpovední dvaja alebo viacerí ľudia. Cieľom projektu je zostaviť dokumenty, ktoré obchodné potreby potrebujú - nie každý deň toho istého dňa.

Na konci pol dňa projektu by sa členovia tímu (alebo celá organizácia, ak je vaša firma malá) mali navzájom deliť o to, čo vytvorili a ako ďaleko sa dostali. Uistite sa, že každý chápe, že všetky dokumenty majú byť živé.

Tento posledný krok je rozhodujúci a zaslúži si vysvetlenie jedného alebo dvoch slov.

Živé dokumenty

Živý dokument je dokument, ktorý sa mení s časom a zvyčajne ho môže zmeniť skupina ľudí, nielen jeden správca. Je dôležité, aby každý, komu sa tieto dokumenty týkajú, mal šancu zvážiť, ako sa s nimi zaobchádza a čo v nich je, dokonca aj juniorský personál, ktorý by mohol byť v skutočnosti najznámejšími ľuďmi v určitých úlohách.

Účelom živých dokumentov je ich sprístupnenie a transparentnosť pre všetkých ľudí, ktorí k nim potrebujú prístup - nielen pre existujúcich zamestnancov, ale aj pre budúcich zamestnancov.

V poslednej dobe môj priateľ potreboval opraviť tabuľku, ktorú jeho organizácia používa na výpočet nákladov v oddelení. Tabuľka obsahovala nesprávne vzorce a osoba, ktorá ju vytvorila, súbor zamkla - a odišla pred niekoľkými rokmi do dôchodku. Po troškách po zdieľaní na zdieľanom serveri našiel môj priateľ dokument, ku ktorému mali prístup iba starší pracovníci, ktorý obsahoval heslo. Mal veľké šťastie, že predchádzajúci zamestnanec uvažoval o tom, že tieto informácie uloží na miesto, kde ich môžu nájsť správni ľudia. Dokonca aj v tomto prípade by však bolo lepšie, keby môj priateľ (a všetci vedúci pracovníci) vopred vedeli, že tento dokument s heslom existoval, kde sa nachádzal a čo sa nazývalo.

konzistencia

Živé dokumenty je možné uchovávať na zdieľaných serveroch alebo spravovať ako wiki. Ak sú súbory hostené na serveri, budete musieť vypracovať pokyny pre pomenovanie konvencií, aby ľudia, ako na server pridávajú nové súbory a priečinky (alebo archivovali staršie súbory), robili to konzistentne. Ak sú všetci na tej istej stránke, mená budú rovnaké a každý bude schopný rýchlo nájsť to, čo potrebuje.

Posledným krokom v zdieľaní informácií je sprístupnenie živých dokumentov ľuďom, ktorí ich potrebujú, a preto sa budete musieť vrátiť k konvenciám pomenovávania súborov a priečinkov. Aj keď vytvoríte wiki, budete chcieť mať zavedený nejaký štandard pre to, ako sú stránky pomenované a usporiadané na webe.

Nezabudnite všetkým zamestnancom vysvetliť, aké konvencie sa používajú a prečo. Majte jasno v tom, čo chcete a prečo. Tu je niekoľko dôležitých bodov, ktoré treba zdôrazniť:

1. Byť organizovaný nám pomáha uspieť ako obchod a ako tím.

2. Použitie konzistentných názvových konvencií nás všetkých udržiava na tej istej stránke a zvyšuje tímovú mentalitu nášho tímu.

3. Mať systém vám šetrí čas, pretože budete môcť veci rýchlo nájsť.

4. Minimalizujete svoje vlastné chyby, napríklad odstránenie údajov alebo prepisovanie súborov.

5. Ako sa organizácia rozrastá, budeme schopní efektívnejšie zvládnuť nové podnikanie.

6. Keď najmeme nových zamestnancov, ich školenie bude trvať kratšie a ich uvedenie do nášho spôsobu myslenia sa uskutoční rýchlejšie.

Take Aways

Dôležitými myšlienkami, ktoré treba vziať z tohto článku, sú:

1. Zdieľanie informácií je rozhodujúce pre obchodný úspech a vyžaduje si účasť všetkých.

2. Živé dokumenty sa môžu a mali by sa časom meniť; živé dokumenty musia byť prístupné viacerým ľuďom, ktorí ich dokážu zmeniť, a musia byť viditeľní pre všetkých ľudí, ktorí sa na ne spoliehajú, ale sú prítomní aj budúci.

3. Dokumenty, ktoré sú označené a uložené konzistentným spôsobom, sa dajú ľahko nájsť, a preto sa skutočne použijú.