Video: Marmeláda bez práce + skvělá brioška (Septembra 2024)
Ako vy a vaši spolupracovníci pomenujete svoje súbory, je rovnako dôležité, ako pomenujete svoje priečinky. Robte to inteligentne, systematicky a logicky od počiatočných pozícií, aby váš podnik dosiahol úspech, dlhodobý rast a stabilitu.
Mnoho firiem zvažujúcich nový organizačný tlak pravdepodobne má obrovské množstvo nevybavených starých súborov, ktoré nebudú chcieť premenovať (aspoň nie hneď). To je v poriadku. Musíte niekedy začať.
V mnohých prípadoch má zmysel implementovať nový systém pri začatí nového projektu, tímu, fiškálneho štvrťroka alebo roka - bez ohľadu na to, aké významné body má vaša firma. Má zmysel začať s významným časom čiastočne kvôli tomu, ako budete pracovať s dezorganizovanými archívmi. Za rok budete môcť nájsť a spravovať všetko, čo potrebujete, bez námahy, ale nebudete schopní nájsť staršie veci, ktoré predchádzajú vášmu novému systému tak ľahko. Dám vám pár trikov na manipuláciu s týmito archívmi bez toho, aby ste strávili mesiace (alebo mládež stážistu) ich premenovaním.
Názvy súborov
Rovnako ako v prípade priečinkov, názvy súborov musia byť:
• jedinečný
• indikatívny obsah súboru
• v súlade s tým, ako si vaše podnikanie myslia o informáciách
• skenovateľné (ľudským okom) podľa toho, ako vy a vaši zamestnanci nájdete informácie
• prirodzene zoradené podľa abecedy
• konzistentné!
Jedinečný. Je absolútne nevyhnutné, aby názvy súborov boli jedinečné, najmä ak pracujete v prostredí spolupráce, a najmä ak často kopírujete súbory na server. Ak nemáte systém na uchovávanie jedinečných názvov súborov, riskujete ich prepísanie a stratu všetkých údajov. V kolaboratívnych prostrediach je bežné zámerne prepísať súbory. Ak ste sa rovnako ako ja dostali do varovania automaticky otváraných okien („Naozaj chcete nahradiť existujúci súbor novším?“), Nič vám nezabráni prepísať nesprávny súbor, ak má rovnaké meno.
Povedzme napríklad, že mám novú faktúru od spoločnosti Gray's Electronics s názvom Grays-fakt.pdf, datovanú včera. Mohol by som to nalepiť na server v priečinku Faktúry a mohol by som dostať upozornenie, že súbor s týmto menom už existuje. Mohol by som tiež predpokladať, že odkedy faktúra prišla včera, niekto ju tam dal - ale práve som mal účtovné oddelenie podpísať túto faktúru, takže moja musí byť najnovšia, takže prepíšem tú starú. Celá vec sa rozpadne, keď ma niekto požiada neskôr ten deň, aby som vytiahol Grayovu predošlú faktúru, viete, ten z pred dvoma mesiacmi… ten s rovnakým názvom súboru, ktorý je teraz preč.
Orientačné. Zdá sa, že je hlúpe tvrdiť, že názvy súborov by mali naznačovať, čo obsahujú, ale videl som to mnohokrát zle. Mnoho ľudí predpokladá, že keď vnoria do priečinka, priečinok sa postará o názov väčšej kategórie. Falošne tiež predpokladajú, že najdôležitejší obsah spisu, ktorý má k dispozícii, bude zrejmý každému, kto potrebuje prístup k spisu. Zoberme si znova príklad fakturácie. Povedzme, že účtovné oddelenie nájde faktúry tromi spôsobmi: číslo faktúry, daňové identifikačné číslo a fiškálny mesiac, v ktorom bola zaplatená. Účtovníctvo sa nemohlo starať o to, že ide o „Grayovu faktúru“.
Osobne používam dva hlavné identifikátory pre všetky svoje súbory: číselné údaje a kódy. Doma blogujem niekoľkokrát mesačne. Všetky textové súbory a fotografie, ktoré používam na svojom blogu, sú klasifikované so štvormiestnym dátumom (YR MO) a klasifikátorom „bg“ pre „blog“. Fotografia z trhu v Montreale, ktorá bola urobená počas cesty v septembri 2010, sa nazýva 1009bg_montreal_market.jpg. Štvorciferné číslice fungujú pre moje súbory blogu, pretože píšem v priemere iba štyri alebo päť príspevkov mesačne.
Niekedy by som však mohol mať desiatky fotografií z určitého mesiaca. V takom prípade ich buď kódujem šesťciferným číslom a deň pridám na koniec, alebo skrátim nejaký iný značkovač na uloženie znakov, aby som k názvom súborov mohol pridať opisnejší text. Napríklad:
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg
Predtým, ako otvorím súbory, viem, že ide o fotografie papriky, ktoré som zverejnil na svojom blogu (bg), ktorý som urobil v septembri 2010 (1009), v Montreale (mnrl), na trhu (mrkt).
Ďalší trik, ak veľa cestujete, použite na označenie miesta kód letiska: YUL pre Montreal, LAX pre Los Angeles, LHR alebo LGW pre Londýn a tak ďalej.
V súlade s procesom podnikateľského myslenia. Ako ste si možno mohli myslieť z vyššie uvedeného príkladu, viem, že sa môžem spoľahnúť na svoju pamäť a získať informácie podľa dátumu. Pri rozhodovaní o tom, ako budú fungovať vaše pomenovacie konvencie, musíte vedieť, ako si vaša firma pamätá informácie. Ale dáta tiež zabíjajú dvoch vtákov jedným kameňom. Kódujú súbor podľa toho, kedy sa vyskytol alebo bol významný, a dostanú vás naspäť k jedinečným menám. Nikdy náhodne neotvorím obrázky z môjho výletu v Montreale z roku 2006, keď ich naozaj chcem od roku 2010, aj keď som fotil na trhy oboje.
Rozhodne odporúčame uviesť do názvov súborov dátum. Jedinou skutočnou otázkou je, ktorý dátum je pre vaše podnikanie najužitočnejší? Dátum odoslania alebo spracovania faktúry alebo dátum dokončenia prác alebo podpísanie zmluvy? Majitelia firiem, vedúci tímov a vedúci oddelení by mali byť na záverečnom hovore, ale najskôr sa porozprávajte s ľuďmi, ktorí robia každodennú prácu čo najskôr. Sú to tí, ktorí budú vedieť, čo skutočne dáva zmysel.
Čitateľného. Keď otvoríte priečinok, chcete okamžite poznať jeho obsah, bez otvárania súborov alebo mžourania po miniatúrach. Navrhnutie správnej konvencie pomenovávania súborov zahŕňa zisťovanie, aké kľúčové informácie sú v každom dokumente. Krčmám sa, keď vidím niečí počítač s obnovením súboru.doc. Aký je to životopis? Kedy bola aktualizovaná? Je to dlhá verzia alebo krátka verzia? Kam bude zaslaný? 1102_CV_marketing_digital.doc môže byť životopis, ktorý zdôrazňuje vaše skúsenosti s digitálnym marketingom, zatiaľ čo 1102_CV_short.doc môže byť všeobecný profesionálny životopis, ktorý chcete aktualizovať, keď sa uchádzate o právnickú školu.
Len si predstavte, o koľko produktívnejších by ste mohli vy a vaši kolegovia vedieť, s vysokou istotou vedeli, čo každý súbor obsahoval predtým, ako ste ho otvorili.
Prirodzene objednané. Ďalším dôvodom, prečo by som rád používal dátumy ako identifikátory, je to, že pri triedení súborov podľa názvu je všetko v chronologickom poradí, čo je zvyčajne predvolené. Zoradenie podľa skutočného dátumu súboru vás informuje iba o tom, kedy boli súbory naposledy aktualizované, a to pravdepodobne nebude primárnou vecou, ktorú chcete alebo potrebujete vedieť. Ak ste YR MO DA vždy umiestnili na začiatok názvu súboru, vždy budete mať objednávku.
Konzistencie. Predtým som urobil analógiu, že organizovanie je ako zostať vo forme. Zmena sa nestane cez noc. Odmeny prichádzajú z dlhodobého hľadiska, nie z krátkodobého hľadiska. Musíte urobiť zmeny, ktoré sú pre vás najvhodnejšie a ktoré vydržia, skôr ako skočiť po strate stravy. Keď zistíte, že ste našli riešenie, s ktorým môžete žiť, držte sa ho!
Inteligentné zaobchádzanie s archívmi alebo staršími súbormi
Nikto neočakáva, že budete reorganizovať a premenovať celý archív údajov. Nie je to cenný spôsob, ako tráviť čas, a je smiešne si myslieť, že by ste ho mohli dokonca vytiahnuť. Čo by ste teda mali robiť so všetkými týmito dezorganizovanými súbormi a zložkami z minulosti?
Premýšľanie o všetkých vašich súboroch naraz je nezvládnuteľné. Preto sú dezorganizovaní! Najjednoduchší spôsob, ako začať s archivmi, je vymyslieť dve skupiny: staré a skutočne staré. Ako definujete starý a skutočne starý, je len na vás.
„Skutočne starý“ pre mňa znamená, že som si viac ako 99% istý, že k súboru nikdy nebudem pristupovať - mohlo by sa to však stať. „Skutočne staré“ veci musia mať podľa mňa najmenej tri roky. Súbory, ktoré spĺňajú tieto dve kritériá, sú pripravené na archiváciu na disk.
Bežné „staré“ sa zvyčajne týkajú súborov, na ktorých som pracoval pred jedným a tromi rokmi. Tieto zostanú na mojom pevnom disku alebo na serveri, kde k nim budem mať v prípade potreby prístup, ale dostanú ich do priečinkov s rokom. Mám priečinky označené „2010“, „2009“ a „2008.“
Vložením staršieho obsahu do priečinkov podľa roku môžete vykonať jarné čistenie. Skúsili ste niekedy dôkladne vyčistiť váš šatník bez toho, aby ste ho vyprázdnili? To nefunguje. Aby ste sa mohli usporiadať, potrebujete nový začiatok. Zametaním všetkých súborov do priečinkov podľa roku získate čistý štart bez odstránenia všetkého, čo by ste skutočne potrebovali. Predtým, ako sa budete môcť organizovať, musíte vidieť čisté a upratané okno!
Čo robíte so súborom, ktorý trvá viac rokov? Prilepte ho do priečinka najnovšieho roka. Pracovali ste na tom minulý rok? Potom by to malo byť v minuloročných priečinkoch. Ak sa obávate, nebudete to schopní nájsť, prečo? Vaše súbory už sú neporiadok! Pravdepodobne budete musieť súbor aj tak vyhľadať, takže na čom záleží, ak je vnorený do jedného priečinka?
Take Aways
Dôležitými bodmi na odstránenie z tohto článku sú:
1. Všetci v organizácii musia pochopiť konvencie pomenovávania súborov, ktoré vaše podnikanie používa.
2. Konvencie pomenovávania súborov by mali ľuďom pomôcť rýchlo nájsť informácie skenovaním mien alebo hľadaním dátumov alebo iných významov v názve.
3. Súbory, ktoré sú „prirodzene usporiadané“, sa ľahšie prehľadávajú a triedia.
4. Buďte v súlade s konvenciami pomenovávania.
5. Vyhnite sa obrovskému prepracovaniu projektu jednoduchou archiváciou starších údajov podľa roku.
