Usporiadajte: kedy je vhodné odstrániť?

Ukladanie digitálnych údajov je zábavná vec. Jeho udržiavanie často nemá význam (diskutabilné vyhlásenie, a dostanem sa k tomu), napriek tomu, že nezaberá žiadny fyzický priestor a virtuálny priestor je lacný, držíme sa ho.

Ale všetko zachráni dôsledky. Ak zápasíte s tým, či si chcete uchovať alebo odstrániť údaje, od pracovných súborov po fotografie až po e-mail, tento stĺpec vám pomôže premyslieť si vaše súčasné dilema a navrhnúť nové stratégie riadenia stále rastúceho zaťaženia.

Psychológia sporiteľov

Výber zahodenia alebo odstránenia niečoho je často psychologické alebo emocionálne ťažkosti viac ako racionálne rozhodnutie. Keď sa náš prst vznáša nad klávesom na odstránenie, veľmi často to, čo nám bráni v jeho stlačení, je vnímaná ako potenciálna hodnota, nie skutočná hodnota. Myslíme si: „V tomto e-mailovom vlákne môžu byť informácie o projekte, ktorý bol dokončený dva roky a ktorý budem potrebovať v budúcnosti.“ Alebo: „Čo keď jedného dňa sa naučím používať softvér na úpravu fotografií a vyčistím tie obrázky, ktoré nie sú také dobré, aké sú?“

Keď ukladáme e-maily, fotografie, hudbu, poznámky a ďalšie súbory, mnohí z nás neposudzujú skutočnú hodnotu údajov v súčasnom stave. Premýšľame o budúcich okolnostiach, ktoré sa môžu alebo nemusia vyskytnúť. Visíme na veciach, pretože v čom je to škoda? Digitálny úložný priestor je lacnejší ako kedykoľvek predtým. Môžete získať veľa úložísk typu cloud. Externé pevné disky nie sú také drahé. A množstvo priestoru, ktoré prichádza na typický domáci počítač, tablet a smartfón - aj keď si kúpite najmenšie zariadenie - je mnohokrát viac, ako by to mohlo byť pred desiatimi rokmi.

Jedna škola myslenia je, že so všetkým týmto dostupným priestorom by sme nikdy nemali nič vymazať. Archivácia je v poriadku, ale vymazanie nemá význam. Chybne na strane opatrnosti a všetko uložte. Ľudia v tomto tábore - nazývajme ich sporiteľmi - sa často darí koncepcii potenciálnej hodnoty. „Čo ak naše podnikanie príde na to, ako ťažiť cenné informácie zo všetkých tých starých e-mailov?“ A pravdepodobne tiež uplatňujú ochranársky prístup: „Zatiaľ nevieme hodnotu histórie týchto údajov, takže by sme ich mali uchovať na čas, keď to urobíme.“

Keď sa však sporitelia snažia získať prístup k svojim zachovaným údajom, zvyčajne narazia na niekoľko neočakávaných problémov v reálnom svete. Po prvé, ako to povedal môj kolega v oddelení IT, „Ukladací priestor je lacný, ale jeho údržba je drahá.“ S indexovaním a získavaním archívov súvisí nejaká cena - v peniazoch, čase alebo oboje - v závislosti od toho, kde a ako sú archivované. Ak si myslíte, že máte všetky informácie, ktoré ste kedy potrebovali, pretože ste dôsledne archivovali svoje súbory programu Outlook, odvažujem sa odvážiť vyskúšať a načítať niečo konkrétne. Posielanie súborov do archívu je jednoduché. Vyťahovanie a hľadanie toho, čo chcete, je bolesť v krku a len málo ľudí to skutočne robí. Šetriče šetria všetko nie preto, že potrebujú svoje údaje, ale preto, že sa im páči myšlienka, že v prípade potreby môžu získať svoje údaje. Spýtajte sa sami seba, či tie súbory.PST, ktoré ste za posledných 10 rokov neodstránili, nie sú nič viac ako bezpečnostná deka.

Inými slovami, keď niečo archivujete, v závislosti od toho, kde a ako sa archivuje, môže sa stať neprístupným a väčším problémom, ako sa oplatí získať.

Vyvážený prístup k ukladaniu a archivácii

Podľa môjho názoru je lepším prístupom jasné mentálne rozlíšenie medzi „pracovnými súbormi“ alebo „aktívnymi údajmi“ a inými druhmi údajov. Pojem „pracovné súbory“ používam na označenie údajov, ktoré potrebujem pre prebiehajúcu prácu alebo prácu, ktorá bola dokončená dosť nedávno, aby som si ju mohla v blízkej budúcnosti vyžiadať. „Aktívne údaje“ v podstate znamenajú to isté, ale mohli by lepšie opísať počítačové súbory, ktoré nie sú viazané na prácu, ako sú rodinné fotografie a zábava (hudba a videá). Existuje rozdiel medzi hudbou, ktorú aktívne hráte, a hudbou, ktorú ste zhromaždili kvôli zhromažďovaniu, ale pravdepodobne ju nikdy nebudete hrať.

Vek súboru vám vždy nepovie, či je aktívny. Napríklad niektoré staré fotografie môžete považovať za aktívne, ak ich chcete zdieľať alebo začleniť do projektu, ako je napríklad rodinná história alebo nástenný kalendár. Ak však máte 18 verzií rovnakého zloženia fotografií a 16 z nich je rozmazaných, je šanca, že týchto 16 záberov použijete alebo z nich vyťažíte akúkoľvek hodnotu, extrémne nízka. Ak je hodnota súboru tak nízka, je to kôš. Pustite imaginárnu potenciálnu hodnotu a jednoducho ju vymažte.

Tiež si myslím, že to pomáha vymýšľať archiváciu podobnú vymazaniu, čo znamená, že keď je niečo archivované, je to v podstate neprístupné, aj keď nie je dobré.

Tu je veľmi jasný príklad: Vláda USA nariaďuje, že Američania musia viesť daňové záznamy v hodnote sedem rokov, takže všetky tieto údaje sú „aktívne“ a je potrebné ich ukladať tak, aby boli ľahko dostupné. Vaše daňové záznamy z obdobia pred viac ako siedmimi rokmi sa pravdepodobne dajú archivovať, pretože je veľmi nepravdepodobné, že k nim budete niekedy potrebovať prístup, ale existuje malá šanca, že ich budete potrebovať alebo budete chcieť vy alebo vaša rodina, obchodní partneri alebo právny zástupca. budúcnosť.

Ako vedieť, kedy odstrániť (alebo archivovať)

Ako viete, kedy je vhodné vymazať údaje a súbory z počítača? Pravidlá, ktoré sami určíte, sa budú pravdepodobne líšiť v závislosti od typu súboru, preto uvádzame niekoľko ukazovateľov pre typické kancelárske súbory (spracovanie textu, tabuľky, prezentácie atď.), E-mail, fotografie a hudbu a videá.

Určte hodnotu. Prakticky povedané, keď je čas vyčistiť neporiadok, určte, čo by ste potrebovali alebo chceli vedieť o práci, údajoch alebo súbore a kde by ste ich našli. Potom vyhľadajte miesta, kde je duplikovaná - čo je často to isté miesto, na ktorom môžete začať používať kláves Delete.

Povedzme napríklad, že si uložíte: PDF zaslaných faktúr, kópie šekov na zaplatené faktúry a tabuľku všetkých fakturačných aktivít. V určitom okamihu po prijatí platby môžete chcieť odstrániť (alebo archivovať) súbory PDF faktúry. Dohoda je hotová, kontrola sa vyčistila a máte dobrý záznam o pokroku.

Počas snímania odstráňte fotografie. Pri fotografiách majte na pamäti, že to, že máte možnosť uložiť desiatky tisíc obrázkov, ešte neznamená, že by ste mali. Zvyknite si vymazávať obrázky, ktoré nie sú zaostrené, a iné zlé zábery pri ich snímaní (koniec koncov je to jedna z krásnych vecí o digitálnej fotografii).

Kôš na bežné správy. V prípade e-mailov odstráňte bežné správy a rýchlu komunikáciu, ktorá neobsahuje žiadne informácie, ktoré by ste mohli potrebovať neskôr. Väčšina ľudí môže triediť podľa príjemcov a vedieť, kde bude väčšina týchto súborov.

Uložte iba jednu kópiu e-mailových príloh. Odstráňte e-maily s prílohami, ale ak je to potrebné, prílohu uložte lokálne. Alebo naopak: ponechajte si e-mail, skryte súbor. V každom prípade sú e-mailové prílohy dobrým miestom na identifikáciu duplicity a potrebujete iba jednu kópiu. Ďalšie tipy týkajúce sa konkrétneho e-mailu nájdete v časti „Ako zabrániť preťaženiu e-mailom“.

Vypisujte (alebo archivujte) médiá, ktoré neprehrávate. Všetkým skladateľom hudby a videa buďte realistickí o tom, ktoré súbory skutočne prehráte. Ak ste skutočným používateľom veľkých médií, využite výhody cloudových služieb, ktoré udeľujú licenciu médiám, ktoré vlastníte (a la iTunes Match), takže nemusíte ukladať lokálne kópie vecí, o ktorých si myslíte, že chcete, ale nikdy skutočne hrať.

Možno je to len moja osobnosť, ale cítim slobodu, keď nie som zapadnutý do spisov, ktoré jednoducho nepotrebujem. Vykonávanie odstraňovania aj nepotrebných údajov alebo súborov, ktoré nemajú žiadnu skutočnú hodnotu, mi pomáha cítiť sa, že sa viac zameriavam na údaje, na ktorých záleží.