Usporiadajte: aký je najlepší nástroj na usporiadanie rastúceho podnikania?

„Ktorý nástroj mi pomôže lepšie riadiť moje rastúce podnikanie?“ Čitateľ menom Rafael mi minulý mesiac napísal, aby som položil túto otázku. Čítal o niektorých najlepších nástrojoch na riadenie projektov, o softvéri na riadenie práce, o komunikačných programoch ao všetkých tých ďalších aplikáciách produktivity, ktorých cieľom bolo dosiahnuť rozmach podnikania. Ale nedokázal celkom prísť na to, ktorý z nich by skutočne pracoval najlepšie pre riadenie jeho práce.

„Práve som začal pracovať pre malú realitnú investičnú spoločnosť, “ napísal, „a skutočne potrebujú pomoc s automatizáciou svojich procesov. Spravujú veci hlavne prostredníctvom e-mailu (argh!) As plánmi na rozšírenie sa nejedná o škálovateľnú štruktúru v tomto bode. Premýšľal som o použití projektov Asana alebo Teamwork Projects na zefektívnenie prevádzky a chcel som, aby ste vložili svoje pripomienky. V záujme toho, aby ste mali nejakú perspektívu, tím je päť interných zamestnancov, ktorí spolupracujú s investormi pri kúpe a predaji nehnuteľností. ““

Rafael ďalej vysvetlil, že každú nehnuteľnosť považuje za „projekt“ a chcel pre každú z nich vytvoriť zoznam úloh, ktoré by podľa potreby boli pridelené zamestnancom. Organizácie spravujú naraz 150 až 200 „projektov“. A z času na čas potrebujú externí hráči nahliadnuť do procesu.

Uviedol tiež, že flexibilita a tímová spolupráca sú nanajvýš dôležité, pretože sú v mnohých spoločnostiach. Zdalo sa však, že je dosť nasadený na používanie projektov Asana alebo Teamwork Projects. Tu je moja odpoveď:

Balíček kariet vs. stolová hra

Pomysli na Asanu ako balíček kariet a na tímovú prácu. S balíčkom kariet môžete hrať hru, ktorú vytvoril niekto iný, alebo si môžete vytvoriť svoju vlastnú hru. Pri doskových hrách prichádza hra s pravidlami a ak by ste chceli, mohli by ste ich ohnúť, ale vo všeobecnosti je stolová hra navrhnutá tak, aby sa mohla hrať pri dodržaní pravidiel.

Podľa mojich skúseností si Asana vyžaduje určitý čas na implementáciu správneho riešenia, ale nakoniec ho môžete použiť, ako chcete. Prvých pár dní bude skutočne mätúce pre všetkých, ktorí sa učia systém používať. Dôvodom je, že váš tím bude musieť nastaviť pravidlá, ako ho používať. Neexistuje žiadny správny alebo nesprávny spôsob použitia Asany.

Dúfajme, že po niekoľkých týždňoch bude na palube päť zamestnancov a pravdepodobne začnú upravovať svoje pravidlá v tomto okamihu. Asana robí pokus a omyl. Taktiež vyžaduje spoľahlivú tímovú komunikáciu, aby sa zabezpečilo, že každý nástroj používa rovnakým spôsobom.

Teraz sa bavme o projektoch tímovej práce. Vášmu tímu bude nejaký čas trvať, kým si zvykne na projekty tímovej práce, ale z iného dôvodu. Ľudia budú skúmať všetky funkcie a zadávať úlohy prvýkrát. Váš tím pravdepodobne vytvorí veľa šablón, ktoré môžu znovu použiť pri ďalšom predaji alebo kúpe. V prípade tímovej práce je však kľúčové, aby ste každý nákup a predaj nehnuteľností riešili ako projekt.

Projekty majú vždy dátumy ukončenia a vo vašom prípade je to dátum uzávierky. Zvyčajne majú medzníky, možno sa dostanú do zmluvy alebo dostanú peniaze do úschovy. A v prípade projektov záleží na termínoch týchto lehôt a míľnikov. Nemám potuchy, či sú vaše termíny pre tím dôležité alebo nie. Hovorí váš tím napríklad: „Kúpime túto nehnuteľnosť do 1. októbra“ alebo len „kúpime túto nehnuteľnosť“ bez toho, aby vedeli, ako dlho to bude trvať? Ak máte stanovené termíny, tímová práca je pravdepodobne lepšia.

Nástroje na správu projektov, ako napríklad Teamwork Projects, vám umožňujú vytvárať závislosti medzi úlohami, takže jedna úloha sa nemôže stať, kým nenastanú všetky závislé úlohy. Napríklad, ak nemôžete uzavrieť zmluvu, kým sa kontrola neuskutoční, je možné to ustanoviť v tímových projektoch. S Asanou sa váš tím môže rozhodnúť hrať podľa tohto pravidla, ale nebude súčasťou samotného systému. Obidva nástroje môžete použiť zadarmo, aby ste získali predstavu o tom, ako fungujú, a potom inovovať na platený účet, ktorý bude mať viac funkcií.

Výber nástroja

O niekoľko týždňov som sa prihlásil s Rafaelom, aby som zistil, či sa rozhodol a ako nástroj pracoval pre jeho tím. Rozhodol sa vyskúšať projekty tímovej práce. Predajným miestom je schopnosť vytvárať závislosti medzi úlohami. Inštalácia trvala nejaký čas, ako sa očakávalo, ale Rafael mal tiež niekoľko vynikajúcich správ, o ktoré sa dá zdieľať:

„Jedno zjavenie, ktoré stojí za zmienku, je tu ponuka Startup projektov pre tímovú prácu, kde poskytujú startupom ročnú hodnotu softvéru zadarmo! Bolo to veľmi užitočné pri uskutočňovaní tohto kroku, “ napísal Rafael.

Dodatočné zdroje

Súvisiace rady nájdete v 7 spôsoboch, ako zjednodušiť riadenie projektov v tímovej práci a pri používaní Asany v podnikaní.

A ďalšie odporúčania pre obchodné aplikácie nájdete v Najlepšie online softvéri na spoluprácu v podnikaní.