Usporiadajte: nástroje na lepšie stretnutia

Odborníci radi hovoria, že stretnutia zabíjajú produktivitu. Zbytočné a zle plánované stretnutia sa určite konajú. Niektoré stretnutia sú však potrebné. Stretnutia môžu zapečatiť nové obchodné ponuky. Môžu založiť tím pre produktívne nové podniky. Môžu korigovať smerovanie projektu. A môžu uľahčiť kamarátstvo medzi spolupracovníkmi, ktorí nie sú schopní byť spolu v rovnakom priestore. Ak musíte mať úplne schôdzku, budete potrebovať niekoľko tipov na usporiadanie produktívnejších stretnutí, ako aj správny softvér.

plánovanie

Program Outlook pravdepodobne príde na myseľ ako typický kancelársky softvér používaný na plánovanie schôdzok, ale mnohé funkcie programu Outlook sa mi zdajú neohrabané a ťažko použiteľné, ako sa predpokladalo. Ak sú všetci účastníci schôdzky kvalifikovanými používateľmi aplikácie Outlook, pravdepodobne nájdete čas na stretnutie, ktoré bude fungovať pre každého, rezervovať konferenčnú miestnosť a stretnutie získať v kalendári pomocou programu Outlook. Potrebujem niečo jednoduchšie a som trochu nadšencom pre organizačné nástroje, takže si dokážem len predstaviť, ako by sa ostatní mohli cítiť o programe Outlook ako o nástroji na plánovanie.

Doodle.com je také jednoduché riešenie. Je to jeden z mojich obľúbených webových stránok na plánovanie stretnutí a stretnutí. Doodle.com je bezplatná webová stránka a služba, vďaka ktorej je plánovanie také jednoduché ako vytvorenie ankety. Pozvete ľudí do ankety (odoslaním okolo adresy URL alebo pozvaním priamo od spoločnosti Doodle) a začiarknu, kedy sú k dispozícii, na základe možností, ktoré vytvoril tvorca ankety. Je to sen o účinnosti.

Viac informácií o Doodle nájdete v mojom rozhovore so zakladateľom Doodle Michaelom Naefom, ktorý obsahuje video s ukážkou toho, ako Doodle funguje.

Virtuálne stretnutie Hosting

Webex a GoToMeeting sú dve z najznámejších služieb virtuálnych stretnutí, ktoré podľa môjho názoru zvyknú používať ľudia, ktorých spoločnosti už majú účet u tohto poskytovateľa. Platené účty oboch sú plné funkcií, ako je napríklad schopnosť zaznamenávať stretnutia, chatovať s ostatnými účastníkmi, zdieľať všetko, čo sa deje na obrazovke niekoho počítača, pripojiť viac webových kamier a oveľa viac. Program GoToMeeting vyžaduje na inštaláciu nainštalovanú aplikáciu.

Webex ponúka bezplatný účet (program GoToMeeting nie), ale má prísne obmedzenia. Napríklad, iba jedna osoba môže usporiadať stretnutia a maximálny počet ľudí na stretnutí sú tri. Všetci na schôdzke musia používať VoIP, pretože telefonické pripojenie nie je podporované a hostiteľ môže zdieľať svoju pracovnú plochu, tabuľu a dokumenty, ale nie aplikácie alebo čokoľvek spustené na diaľku. Ak teda používate niektorú z týchto služieb, pravdepodobne budete chcieť platený účet.

Join.me je ďalšou populárnou možnosťou pre organizovanie virtuálnych stretnutí. Rovnako ako Webex, má aj bezplatnú možnosť, ale s obmedzeniami týkajúcimi sa obmedzení. Bezplatný účet Join.me prijíma až 10 účastníkov na virtuálnom stretnutí, podporuje zdieľanie obrazovky a schopnosť zdieľať kontrolu (tj odovzdať niektoré hostiteľské povinnosti inému účastníkovi).

MeetingBurner (zadarmo; účty Pro od 39, 95 dolárov mesačne) je ďalšou možnosťou, ktorá sa spúšťa v prehľadávači bez nutnosti inštalácie. S bezplatným účtom môžete usporiadať stretnutia až desiatich ľudí, ale VoIP nie je podporované - Skype však pracuje a pracuje priamo v rámci služby.

Program Skype nie je zlým nástrojom na usporiadanie určitých stretnutí, ale nie vždy je taký spoľahlivý ako niektoré iné. Rovnako ako v prípade iných nástrojov, aj bezplatný účet Skype má niekoľko obmedzení (žiadne zdieľanie obrazovky nie je veľkým problémom pri stretnutiach a videokonferenciách iba s jednou ďalšou osobou), ale môže byť vhodnou možnosťou, keď potrebujete rýchlo mať zvukový záznam. Hovorte s ľuďmi, ktorí sú rozmiestnení po celom svete… a ktorí už majú účty Skype.

Spolupráca tvárou v tvár

Väčšina vyššie uvedených nástrojov webinára uľahčuje online virtuálnu spoluprácu, ale keď sú všetci v rovnakej miestnosti a môžu hovoriť osobne, rád používam nástroje, ktoré sú menej náročné na správu.

Disk Google (zadarmo) je užitočný v kancelárii, pretože viac ľudí môže aktualizovať dokumenty v reálnom čase. Môžete vidieť, kedy niekto iný upravuje alebo prezerá rovnaký otvorený dokument. Disk Google bohužiaľ nie je ideálny pre mobilné zariadenia. Stále je pre mňa omnoho jednoduchšie používať prenosný počítač počas stretnutí, ako napríklad pomocou aplikácie iPad na Disku Google.

Asana využila svet spolupráce búrkou so svojím vynikajúcim online nástrojom na správu úloh (a na správu projektov). Je to vynikajúca služba, ktorá sa používa počas vašich pracovných cyklov, a ukazuje svoju hodnotu počas stretnutí pri vytváraní nových úloh, ako sú následné činnosti priradené ľuďom na konci stretnutia.

Písať si poznámky

Evernote (bezplatne až 45 dolárov mesačne za prémiu) je gorila s gramážou 800 libier, ktorú používam na zaznamenávanie poznámok, a počas stretnutí ju zúrivo používam. Páči sa mi, že má vstavanú funkciu nahrávania zvuku, ktorá mi umožňuje zachytiť celú konverzáciu pre prípad, že by som sa na ňu chcel odvolať neskôr. Vďaka funkcii fotoaparátu je tiež vynikajúci na mobilnom zariadení. Nasnímajte obrázok interaktívnej tabule, odovzdajte ho do Evernote a všetok text na obrázku je analyzovaný pomocou OCR a je možné ho prehľadávať úplne.

Minutes.io (zadarmo), určené na výslovný účel zaznamenávania zápisníc zo schôdzí, pracuje v prehliadači, ale funguje online aj offline. Keď vás požiadajú, aby ste si na schôdzku nečakane urobili oficiálne poznámky, minúty.io sa spustia rýchlo a fungujú dobre, čím získate šablónu pre danú úlohu.