Video: Polskie stroje ludowe / Polish folk costumes (Septembra 2024)
Majitelia malých podnikov, pracujúci profesionáli a dokonca aj niektorí študenti často zohrávajú úlohu projektového manažéra, aj keď nie sú na to pripravení. Projektový manažment je veľký a seriózny podnik s pokročilými titulmi a certifikátmi venovanými danému predmetu. Ak nie ste certifikovaným PM, pre projekt - a jeho pridružený tím - je ľahké, aby ste pod dohľadom mohli špirálu vymknúť kontrole, vybočiť z cesty a zmeniť sa na úplne dezorganizovanú neporiadok. Ako udržujete svoj projekt na kurze, ak neviete nič o riadení projektu?
To sa mi stalo pred niekoľkými rokmi v malej organizácii. Bola som požiadaná, aby som spravovala niekoľko redizajnov a znovu spustila webové stránky (najala som si editora). Medzi členov tímu patrilo niekoľko interných zamestnancov, ako aj niekoľko externých dodávateľov a niektorí neplatení dobrovoľníci. A nevedel som nič o riadení projektu.
Som vysoko organizovaná osoba, a preto som bol predovšetkým zodpovedný za riadenie projektov. Osobná organizácia však nie je rovnaká ako riadenie projektov a môj prvý projekt sa dostal na hrozný začiatok. Cítil som sa z toho strašne a moja nedôvera len zhoršila záležitosti. Iste, vedel som, ako zbierať informácie, navrhovať rozvrh a šíriť ich všetkým zúčastneným stranám, ale netušil som, čo ešte mám robiť.
Pre všetkých nič netušiacich duší, ktorí musia nevedomky riadiť projekty, som zhromaždil nejakú múdrosť od profesionálnych projektových manažérov a zdieľal som niekoľko tipov, ktoré som sa naučil. Všetky tieto tipy sú napísané jasným jazykom bez žargónu PM a poukazujú na osvedčené postupy, ktoré sú všeobecné, taktické a praktické.
Uistite sa, že frekvencia stretnutí funguje pre všetky strany. Frekvencia stretnutia (alebo výzvy pre geograficky oddelené tímy) sa bude líšiť v závislosti od veľkosti projektu a jeho dobrého priebehu. Týždenné stretnutia alebo hovory sú často normou, najmä pri štarte, ale frekvencia závisí od veľkosti a časového plánu projektu a musí byť príjemná a cenná pre všetky strany. - Tom Thrash, projektový manažér v spoločnosti Aptara
Nech sú stretnutia dôležité. Majte program, držte sa programu a skončte skoro. Strata času projektového tímu je jedným z najrýchlejších spôsobov, ako stratiť dôveru tímu. Ak ide o stretnutie so stavom, uistite sa, že zostane schôdzou o stave a nestane sa úplnou reláciou alebo brainstormingom. A späť niekoľko minút času, ktoré už boli pridelené, je rýchly spôsob, ako oznámiť, že rešpektujete tím a ich čas. - Bill Sanders, generálny riaditeľ spoločnosti Roebling Strauss, Inc. (poradenstvo v oblasti digitálneho projektu a riadenia)
Vyberte správne nástroje na schôdzky. Keď sa týždenné telefonické stretnutia s externým dodávateľom ukázali ako neproduktívne, pridal som do mixu tabuľku Disku Google. Ukazoval zoznam chýb, ktoré som identifikoval v projekte, a hodnotenie toho, aké dôležité sú podľa môjho názoru opravy. Dodávateľ a ja sme spolu spolupracovali na editácii tohto dokumentu, zatiaľ čo sme hovorili po telefóne. Niekedy dokonca opravil malé problémy. Usporiadanie „pracovných stretnutí“, na ktorých sa práca vykonáva počas samotného stretnutia, sa odvtedy stalo neoceniteľným doplnkom môjho zoznamu návrhov spôsobov, ako udržať projekt v pohybe. Využitie nástrojov na spoluprácu v reálnom čase, videokonferenčné systémy a staromódne osobné stretnutia, stretnutia medzi notebookmi sú všetky možnosti. -Jill Duffy
Ak je „všetko v poriadku“, pokračujte v kopaní. Nahlásenia sú neoceniteľné. Výsledky stretnutí pri registrácii často nájdem v odpovedi „všetko je v poriadku“. To je, keď nájdem následné reakcie, napríklad: „Je to skvelé počuť, ale v skutočnosti neexistujú žiadne problémy?“ môžu vás odlíšiť a kde získate spätnú väzbu, ktorú môžete použiť. Táto nadväzujúca otázka často vedie k odpovediam: „Nuž, áno, X sa pohyboval pekne, ale bolo tu toto malé Y, ktoré mi trelo zle.“ Existuje veľa ľudí, ktorí sa jednoducho nechce sťažovať, takže je na manažérovi projektu, aby sa kopal hlbšie. - Tom Thrash
Nikdy nestrieľajte posla. Keď sa niečo pokazí a oni to neurobia, nikto nechce odovzdať zlé správy. Ak viete, že na zlé správy reagujete čokoľvek iného než pozitívne, ďakujem vám veľmi pekne za to, že ste ma na to upozornili. Ako to vyriešime? “ takmer zaručujete, že nikdy nedostanete zlé správy skoro. A včasné získanie zlých správ vám poskytne oveľa viac času na vyriešenie problému a zníženie ich negatívneho dopadu na projekt. - Bill Sanders
Nech si ostatní myslia, že majú kontrolu. Myslím si, že to vyžaduje určité korenie, ale jedna vec, ktorú považujem za hodnotnú, je naučiť sa mať kontrolu a ostatní nechať myslieť si, že šoférujú. Mnohí chcú mať pocit, že majú kontrolu, a to je v poriadku, ale PM musí pochopiť, že sú v konečnom dôsledku zodpovední za to, ako sa projekt ukáže. - Tom Thrash
Nechajte užívateľa definovať kritériá kvality. Každý výstup má používateľa, či už je to iný člen tímu alebo konečný používateľ. Predtým, ako vlastníci tohto produktu môžu presne odhadnúť čas a zdroje potrebné na jeho dokončenie, musia vedieť, ako sa bude merať dodávka z hľadiska kvality a úplnosti. Či už ide o úplnú technickú špecifikáciu alebo o jednostránkový pracovný list s kritériami kvality, užívateľ by to mal definovať vopred. Je to jedna z najjednoduchších dostupných techník riadenia rizika. - Bill Sanders
Nástroje pre projektových manažérov
Okrem najzákladnejších viacúčelových obchodných nástrojov, ako sú Excel a Outlook, môžu PM ad-lib zistiť, že špecializovaný softvér na riadenie projektov ich prostredníctvom integrovaných funkcií podnecuje k osvedčeným postupom. Ľahšie si zapamätáte priradenie zodpovednosti, odhadnutie času dokončenia úlohy a udržiavanie komunikácie, ak vás prostredníctvom pohybov vedie nástroj. Tu je niekoľko, ktoré by ste mohli použiť pre veľké aj malé projekty:
Existuje mnoho ďalších nástrojov, ktoré môžete použiť alebo kooptovať pri riadení projektu, a niekedy aj tie najjednoduchšie dokážu vykonať prácu efektívnejšie ako robustné a plnohodnotné. Ak máte skvelý tip na zdieľanie informácií o správe projektov alebo programoch, ktoré odporúčate, zanechajte komentár nižšie.
