Usporiadajte: prestaňte bojovať s e-mailom s ďalším e-mailom

Preťaženie e-mailom predstavuje obrovský problém s produktivitou na pracovisku. Neustále sa stretávam s ľuďmi, ktorí sa sťažujú na e-mail a hovoria, že ich ohromujú a želajú si, aby sa všetky nové správy nalievali do ich doručenej pošty.

Mnoho z tých istých ľudí sa však na e-mail zameriava takým spôsobom, že tento problém ešte zhoršuje. Vidím ľudí, ktorí sa snažia bojovať proti e-mailu s väčším počtom e-mailov, čo zase generuje stále viac e-mailov. Pretože ich zaplavujú e-mailové biedy, zvyčajne nevidia, čo sa deje jasne, takže netuší, že to zhoršujú.

Existuje niekoľko spôsobov, ako som si všimol, že sa ľudia strieľajú do nohy, keď sa snažia vyrovnať s preťažením e-mailom.

Nepoužívajte doručenú poštu ako zoznam úloh

Prvým príkladom ľudí, ktorí zhoršujú svoje e-mailové problémy, sú zoznamy úloh, ktoré im pomáhajú volať. Zoznamy úloh nechávajú e-maily v doručených, keď správa obsahuje úlohu alebo spustí pamäť priradenej úlohy. Inými slovami, používajú doručenú poštu ako zoznam úloh.

Zamyslite sa nad tým, ako ľudia zvyčajne zadávajú úlohy prostredníctvom e-mailu. Zriedka je úloha jasne uvedená v predmete predmetu. Prijímateľ musí otvoriť a prečítať e-mail, aby vedel podrobnosti o úlohe. S väčšou pravdepodobnosťou však správa nebude obsahovať všetky informácie, ktoré príjemca potrebuje, napríklad termín alebo iné podrobnosti o úlohe. Výmena správ sem a tam objasňuje úlohu a pri každom výskyte skončí vytvorením nového e-mailu. Stručne povedané, e-mailové schránky sú veľmi zlé zoznamy úloh.

Ďalším problémom je, že zoznamy úloh musia neustále kontrolovať každú prichádzajúcu poštu, aby zistili, či obsahuje nejakú úlohu, a ak sa tak nestane, okamžite sa ju zbavia. Zoznamy úloh končia burinou nepretržite.

Horšie je, že zoznamy úloh sú zvyknuté kontrolovať svoju doručenú poštu pre svoje každodenné úlohy a často sa často dostanú e-mailom, aby si pripomenuli ďalšie veci, ktoré chcú splniť.

Ak je e-mail problémom, prečo by ste chceli týmto spôsobom vytvoriť viac e-mailov ?

V úplnej miere to však nemôžu poslucháči vidieť, ako ich systém zhoršuje situáciu. Často tvrdia, že použitie ich doručenej pošty ako zoznamu úloh je jediná vec, ktorá funguje. Ak sa však tá istá osoba cíti e-mailom ohromená, zjavne to nefunguje. Existuje niekoľko riešení a za chvíľu sa k nim dostanem.

Zastaviť odosielanie jahôd

Nedávno som hovoril o podnikovom ústupe o správe e-mailov. Aby som sa pripravil na prednášku, hovoril som s niektorými zamestnancami a zistil som, že veľa z nich spravovalo obrovské množstvo e-mailov, niekedy 1 000 správ za deň pomocou služby Nudgemail. Mysleli si, že je to úplne rozumný spôsob riadenia toku.

Nudgemail je bezplatný nástroj, ktorý vám umožňuje v podstate odložiť e-mail nastavením času, kedy sa znova objaví v doručenej pošte ako nová správa. „V podstate“ je tu veľmi dôležité slovo.

Väčšina funkcií odloženia, ako napríklad v SaneBoxe alebo v niektorých najlepších e-mailových aplikáciách, skryje pôvodnú správu zo svojej doručenej pošty a potom ju nastaví ako novú neprečítanú poštu v čase, ktorý si vyberiete. Nudgemail funguje trochu inak. Keď ju použijete na odloženie pošty, pôvodný e-mail zostane v doručenej pošte a v hornej časti doručenej pošty sa objaví nová správa s citovaným celým vláknom pôvodnej správy.

Nechápte ma zle. Nudgemail je vynikajúci nástroj a za určitých okolností je to skvelé riešenie. Ktokoľvek, kto vidí doručenú poštu skôr ako prúd informácií, než ako zberné miesto pre komunikáciu, ktorá sa musí spracovať, by ju mohol dobre využiť. Keď mi však pracovníci povedia, že samotný počet správ v doručenej pošte im neumožňuje vykonávať svoju prácu, a 20 percent ich správ sú opakované správy vo forme nudgemailov, je to problém.

Rovnako ako zoznamy úloh môžu byť popierané tým, že ich systém je poškodený, niektorí používatelia Nudgemailu ho menia na barlu. Sú tak uviaznutí v ich súčasných návykoch, že nevedia predstaviť lepšie riešenie.

Neodpovedajte tak rýchlo

Odpovedanie na e-mail je veľmi často spôsobom, ako potvrdiť správu niekoho iného bez toho, aby sa konverzácia skutočne posunula vpred. Predstavte si e-maily spolupracovníka a požiadajte o názor na prezentáciu. Na prezentáciu ste sa ešte nepodzerali. V závislosti od vášho pracoviska môže byť prijateľnejšie rýchlo odpovedať „Neviem. Ešte som sa nepozrel“, než počkať dve hodiny, kým sa nepozeráte a nevytvoríte si názor. Keď skočíte na rýchlu odpoveď, aj keď správa nie je podstatná, generujete prebytočný e-mail. Ak vás podniková kultúra tlačí k tomuto správaniu, mali by ste veriť, že vám to robia aj iní ľudia.

Osoba, ktorá pomaly odpovedá na e-mail, sa môže javiť ako lenivá alebo nie je tímovým hráčom, aj keď čakanie na odpoveď na e-mail je oveľa logickejší a produktívnejší spôsob, ako to dosiahnuť. Je to však úplne pozadu a ak sa cítite zaplavený e-mailom, musíte sa od toho oddeliť.

To, čo sa nakoniec stane, je, že ľudia odpovedajú na správy len preto, aby prešli za babku. Povedzme, že sa Raj pýta Sarah na názor na niečo a ona odpovie: „Nie ste si istí. Čo si myslíte?“ Teraz je lopta späť na Rajovom dvore a je na ňom, aby odpovedal, iba ak Sarah bude mať v priečinku doručenej pošty novú neprečítanú správu, ktorá jej pripomína, aby tentoraz skutočne odpovedala.

Ďalším príkladom, ktorý je bežný pre ľudí v oddeleniach technickej podpory, ako je napríklad IT, je to, že si pre zamestnancov vytvoria všeobecnú e-mailovú adresu, aby mohli zadávať lístky na pomoc, napríklad keď zamestnanec vystraší, že jej počítač je poškodený, a musí získať pomoc rýchlo, môže zabudnúť na všeobecný e-mail a namiesto toho poslať e-mailom osobe, ktorú pozná v oblasti IT. Mal by sa tento IT pracovník postarať o problém? Ignorovať e-mail? Odpovedzte a povedzte zamestnancovi, že musí použiť správnu adresu IT pomoci? CC jej šéf? Čo je správne urobiť?

Reakcia, často vyvolaná panikou a frustráciou, často generuje viac e-mailov (a vytvára napätie). Opäť je to príklad podnikovej kultúry, ktorá vytvára očakávania rýchlej reakcie, ktorá je základným problémom. Môžete sa však od tohto vzoru odtrhnúť bez toho, aby ste narušili mier a následne vygenerovali menej e-mailov.

Riešenia prebytočného e-mailu

Ako zastavíme vytváranie nadmerných e-mailov? Niektoré riešenia sú jednoduché a rýchle a jednotlivec ich dokáže urobiť bez podpory spoločnosti.

V predchádzajúcom príklade mohol pracovník IT pravdepodobne vyriešiť problém v zárodku tým, že bude hovoriť osobne (alebo telefonicky so vzdialeným zamestnancom), namiesto toho, aby odpovedal e-mailom. Ak osoba IT odpovie e-mailom, spolupracovník, ktorý to potrebuje, ju pravdepodobne nebude veľmi dobre čítať. Pamätajte si, že už je zdôraznená o svojom probléme s počítačom. Môže to znieť veľmi nízko-technologicky, ale konfrontácia spolupracovníka tvárou v tvár, pokojne a profesionálne, pomôže jej zapamätať si ten správny protokol na podávanie pomocných lístkov v budúcnosti, najmä ak IT osoba vysvetlí, aké ďalšie úlohy boli v tomto roku prioritné. moment. Osobné vysvetlenie ide dlhá cesta.

Ďalším spôsobom, ako prestať generovať nadmerné množstvo e-mailov pre seba, je nájsť dobré nástroje e-mailového asistenta, ktoré vám pomôžu obmedziť e-maily v doručenej pošte, skôr ako ich šíriť, ako to robí Nudgemail. SaneBox (asi 7 dolárov mesačne) je riešenie, ktoré odporúčam. Mailbird je aplikácia pre e-mailového klienta, ktorá sa dodáva s možnosťou odloženia a ďalšími funkciami, ktoré by mohli tiež pomôcť.

Prestaňte používať priečinok doručenej pošty ako zoznam úloh, a to pre osobné aj pracovné úlohy. V súčasnosti existuje toľko vynikajúcich nástrojov, ktoré sú oveľa lepšie pri prideľovaní úloh, ich sledovaní, aktualizovaní podrobností o nich atď., Ktoré sa nespoliehajú na e-mail. Páči sa mi Todoist, hoci Wunderlist je tiež skvelá aplikácia.

Ak môžete presvedčiť svoj pracovný tím alebo oddelenie, aby si vybrali lepší nástroj na zadávanie úloh, budete skutočne v oveľa lepšom stave. Okrem plnohodnotných aplikácií na riadenie projektov existujú aj ďalšie aplikácie na spoluprácu, ktoré sú ľahké, ľahko použiteľné, rýchlejšie nastaviteľné a môžu byť lepším riešením problémov vášho tímu.

Ďalšie informácie nájdete v mojich ďalších tipoch, ako znížiť zaťaženie kancelárskeho e-mailu.