Video: HE KNOWS HOW I LIKE IT... Jason Shah (November 2024)
Koľko času strácate na stretnutiach, pretože ľudia, ktorí ich vedú, nie sú pripravení? Neexistuje žiadny program. Kolegovia prichádzajú neskoro. To, o čom sa diskutuje, má niečo spoločné s vami alebo s vašou prácou. O hodinu neskôr ste nič neurobili, nič sa nenaučili a nič ste neprispeli. Aký bol zmysel?
Cieľom stránky Do.com je pomôcť ľuďom lepšie sa stretnúť tým, že im poskytne prostriedky na ich plánovanie a vykonávanie. V mnohých ohľadoch je to ako kontrolný zoznam vecí, ktoré treba urobiť pred stretnutím, počas neho a po ňom, aby ste sa uistili, že je produktívny pre všetkých zúčastnených.
V deň nášho stretnutia som dostal e-mail od spoločnosti Do.com prostredníctvom služby Shah. Vo vnútri som našiel program, jasný čas začiatku a konca stretnutia, zoznam ľudí, ktorí by boli na výzve, a ich kontaktné informácie (v tomto prípade iba my dvaja) a odkazy na základné informácie. To všetko nám pomohlo priblížiť sa k prenasledovaniu počas hovoru, keď Shah vysvetlil, čo robí stretnutie produktívnym, jeho motiváciu pre spustenie Do.com a ako sa mení charakter stretnutí medzi znalostnými pracovníkmi.
Jill Duffy: Poďme hovoriť o stretnutiach a prečo ich ľudia nenávidia.
Jason Shah: Z toho, čo sme zistili, sa väčšina ľudí zúčastňuje stretnutí, na ktoré nie sú pripravení. Neexistuje žiadny dobrý dôvod, prečo sa stretnutie koná. Nie je vopred distribuovaná žiadna agenda. Ľudia sa objavujú neskoro a niekto musí veci nacvičiť. Ľudia, ktorí ich organizujú, nie vždy premýšľajú o tom, kto tam musí byť, a tak skončíte s veľkými stretnutiami, na ktorých je polovica ľudí voliteľná a možno polovica ľudí je jadrom, takže dynamika je vypnutá a bráni produktivite.
To sa scvrkáva na premárnenú dobu pre zaneprázdnených ľudí.
Ak požiadate niekoho, aby sedel v miestnosti po dobu 30 minút a nič nedosiahol, mysleli by si, že ste blázni. Ale to je to, čo ľudia robia miliónkrát denne na pracovisku.
JD: Ako by ste opísali produktívne stretnutie?
JS: Musíte mať niekoľko kľúčových ingrediencií. Po prvé, musí sa skutočne stať. Ak sa niečo dá rýchlo vybaviť e-mailom, urobte to. Ale ak to musí byť stretnutie, tak dobre.
Príprava je kľúčová: vypracovať to, o čom sa bude diskutovať, kto je za čo zodpovedný, tie druhy vecí, ktoré vedú k cielenej konverzácii. Počas stretnutia: držať sa, držať čas, robiť si poznámky a končiť včas.
Čas stretnutia je tiež veľmi dôležitý. Mnoho ľudí predvolene nastaví hodinu. Všimol som si, že ste veľmi úmyselní a povedal som 25 minút na túto konverzáciu. Myslím, že je to dobrý postup.
Kľúčom je aj to, čo sa stane po stretnutí. Ak Bob a Stacey povedia, že sa chystajú nadviazať na novú verziu balíčka snímok a Mark hovorí, že vám pošle predajné čísla, musia to skutočne urobiť! Zistili sme, že väčšina ľudí hovorí: „Skvelé! Dobré stretnutie!“ a oni odchádzajú a nedajú sa sledovať. A aj keď existuje, stáva sa to v nesprávny čas, čo urýchľuje ďalšie stretnutie alebo viac zbytočnej práce.
Kľúčovou súčasťou dobrého stretnutia je preto príprava, dobré vedenie stretnutia a následné úspešné sledovanie.
JD: Nástroje na riadenie projektov a ďalšie nástroje na riadenie práce sú navrhnuté na zefektívnenie práce. Cieľom je mať menej stretnutí a (a menej e-mailov). Môžete si navzájom prideliť úlohy a termíny bez toho, aby ste sa o nich stretávali. Z vášho pohľadu zmenili tieto nástroje stretnutia odborníkov v oblasti vedomostí?
JS: Áno. Na makro úrovni dúfajme, že vďaka týmto nástrojom budeme mať menej stretnutí.
Napríklad, ak vidím makety aktualizované v Dropboxe a myslím si, že sú dobré, nemusím sa stretávať s dizajnérom, aby sme o nich diskutovali. Ona ma nemusí ani informovať. Môžem len vypáliť správu, ktorá hovorí: „Hej, videl som aktualizované súbory.“ S niečím, ako je Slack, môžem niekoho rýchlo položiť otázku bez toho, aby som sa musel stretávať, aby som prediskutoval povahu otázky.
Predtým ľudia chceli menej technológie, pretože napríklad bolo ťažké získať hardvérový kľúč pre monitor, alebo to pre ľudí rušilo.
Dúfam, že nárast týchto nástrojov vedie k menšiemu počtu stretnutí, neviem však, či existujú konkrétne údaje, ktoré by to podporili, okrem propagandy, ktorú tam predkladajú jednotlivé spoločnosti. A na samotnom stretnutí si myslím, že sa ich charakter mení, pretože sme viac technologicky orientovaní. Ak využívame služby mimo stretnutia, potom aj samotné stretnutia musia s tým držať krok.
JD: Páči sa mi pracovné stretnutia. Zvyčajne sú pre mňa najproduktívnejšie. Stretávam sa so skupinou ľudí, sadneme si a robíme prácu, ktorú potrebujeme, priamo tam, možno s našimi nástrojmi premietanými na obrazovku.
JS: To ma núti myslieť na prevrátený model v triede. Učebňa je miesto, kde sa dá robiť práca, a nielen sledovať prezentáciu, podobne ako stretnutie by sa nemalo nazývať len listovaním po balíčku, ktorý vám niekto môže jednoducho poslať e-mailom.
JD: Poďme sa trochu rozprávať o webe Do.com. Dajte mi 30-sekundové vysvetlenie toho, čo je Do.com, a potom si pohovoríme podrobnejšie o tom, ako ho používate.
JS: Do.com je softvér na spoluprácu pri stretnutiach. S videom a zvukom nemá nič spoločné. Je to všetko o produktivite stretnutí.
Vďaka programu Do môžu ľudia nastavovať programy, aby vedeli, o čom majú hovoriť. Môžu si robiť poznámky v reálnom čase a prideľovať úlohy, ktoré interagujú s ostatnými ich pracovnými postupmi. Sme integrovaní so službami Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce atď.
Zúčastnili sme sa viac ako 1, 5 milióna ľudí na stretnutiach vo viac ako 20 000 spoločnostiach. V zásade pomáhame ľuďom mať menej stretnutí, lepších stretnutí a dúfajme, že v práci budeme šťastnejší a produktívnejší.
JD: A je to freemiový model.
JS: To je pravda. Môžete sa zaregistrovať bezplatne a máme veľa bezplatných používateľov.
JD: Jedna z vecí, ktoré ma na Do.com zarazili, je to, že skutočne povzbudzuje ľudí k tomu, aby konali správne, na rozdiel od toho, že sú riešením samy osebe. Veľa rozmýšľam o veciach, ako je motivácia a ako sa nie vždy správame spôsobmi, ktoré sú v našom najlepšom záujme. Takže si myslím, že je úhľadné, keď nájdem nástroje, ktoré viac povedú nás, než aby nám niečo poskytli. Mám pocit, že o tom je Do.com.
JS: Áno, súhlasím. Sme presvedčení, že stretnutia sú rovnako problémom ľudí ako technologickým problémom. Napríklad nepotrebujeme e-mailovú aplikáciu, aby sme zabránili Bobovi v účtovníctve odosielať super dlhé správy, ktorým je ťažké porozumieť. Pravdepodobne to súvisí s podnikovou politikou, Bobovou schopnosťou byť profesionálom, tímovou dynamikou a podobne. Niektoré používateľské rozhranie prilepené vo webovom prehľadávači Bob nezmení.
Keď som predtým pracoval v spoločnosti Yammer, veľa som o tom premýšľal. Spoločnosť Yammer sa snažila sprehľadniť spoločnosti. Úprimne povedané, Yammer bol nástrojom pre transparentné spoločnosti, pretože je veľmi ťažké zmeniť kultúru organizácie.
Do.com je do značnej miery produkt, ktorý sa snaží pomôcť ľuďom byť lepšími a dáva im technológiu, ktorá im to umožňuje, namiesto toho, aby to robili za vás. Úprimne povedané, ani neviem, či by sme mohli otočiť prepínač a urobiť stretnutie produktívnejším. To by bolo dosť magické!
Skutočne veríme, že to bude mať zostávajúcu moc. Ak to bude fungovať, musí pochádzať od ľudí a my im umožňujeme, aby sa stali ich najlepšími ja.
JD: Povedzte mi príbeh vzniku webu Do.com a prečo ste nadšení z tohto projektu a spoločnosti.
JS: Pred nákupom spoločnosti Yammer spoločnosťou Microsoft som pracoval v spoločnosti Yammer. A ako si asi viete predstaviť, po tom, čo spoločnosť Microsoft kúpila spoločnosť, sa kultúra začala veľmi meniť, vrátane pridávania množstva byrokracie a stretnutí.
Po tejto akvizícii som prešiel asi rok, keď som zistil, že dosiahnutie vecí je skutočne ťažké. Bolo to pre mňa šialené, najmä preto, že sme boli spoločnosťou pôvodne postavenou na zlepšenie práce pre ľudí!
Dlhý príbeh krátky, jedného dňa som sedel na strašnom stretnutí s 10 ľuďmi a unášal som myšlienky: „Čo tu robím?“ Šialenstvo z toho ma zasiahlo.
Ak som vás pozval na večernú párty a vopred som sa nepripravil na prípravu surovín a koncept, ktorý by som chcel, aby si hostia užívali, ukážu sa a poviem: „Hej, poďme do obchodu s potravinami a urobíme túto večernú večierku, „povedali by:„ To je šialené! Toto si nebudeme vymyslieť s vami. Prišli sme sem na večernú párty! “ Ale to sú také stretnutia!
Myslel som, že je to šialené, a bol som svrbením, aby som odišiel a založil novú spoločnosť.
JD: Aké ďalšie aplikácie alebo služby produktivity používate? Máte nejaké osvedčené postupy na udržanie produktívnosti?
JS: Môžem dať nekonvenčnú odpoveď? Myslím si, že niektoré z najlepších aplikácií pre produktivitu nie sú naozaj aplikácie pre produktivitu. Napríklad Uber mi dáva väčšiu produktivitu ako aplikácia ako Asana. Dostávam miesta rýchlejšie a strácam menej času stojaním v daždi čakaním na auto.
Existuje ďalší nástroj, ktorý používam, s názvom BetterSnapTool a opäť to nie je klasický nástroj produktivity. Monitor som nastavil na tri stĺpce a pomocou programu Windows Snap som stlačil klávesovú skratku a všetky moje okná zapadli na svoje miesto.
Aj tu používame Trello a Slack. Používame Instacart pre naše potraviny v kancelárii. Skutočnosť, že sa nikto nemusí báť, je nápomocná a v dôsledku toho sa nám vďaka tomu stáva produktívnejšia.
JD: A čo osvedčené postupy alebo zvyky osobnej produktivity?
JS: Začal som blokovať čas v mojom dni v kalendári, aby som sa ubezpečil, že sa veci neprekrývajú. Ráno som zdvihol meditáciu, aby mi pomohol nastaviť nulu a objasniť, čo je dôležité.
Ďalším, ktorý je nekonvenčný, je delegovanie vecí. Nie je to soundbite zo štyroch hodín pracovného týždňa , ale mám osobnosť, ktorá ma vedie k tomu, že chcem robiť všetko sám. Vedomie o potrebe predvoliť delegovanie na rozdiel od nesplnenia povinností pri vykonávaní vecí samotných bolo skutočne dôležité.
Pre mňa je to kombinácia toho, že si uvedomuje viac času, boxuje veci a deleguje. Som omnoho viac v pokoji a sústreďujem sa na dve alebo tri veci, na ktorých každý deň záleží. Ako zakladateľ sa môžete rozptýliť čokoľvek, čo súvisí so spoločnosťou, či už ide o vzťahy s investormi alebo o príležitosť na PR, a tak mi delegovanie prinieslo vyššiu produktivitu.
JD: Aký veľký je váš personál?
JS: Desať ľudí. Delegovanie je pre spoločnosť jednoduchšie, ale to je pre spoločnosť samozrejme veľmi malé.
JD: Áno, ale pre ostatných podnikateľov je dôležité vedieť, že aj keď pracujete s veľmi malým tímom, delegácia je stále dôležitá.
