Usporiadajte: ako kopírovať kontakty z jednej aplikácie do druhej

Kde sú tvoje kontakty? Sú v softvéri na správu vzťahov so zákazníkmi (CRM), e-mailový účet, telefón alebo e-mailový marketingový program, ako je MailChimp? Vaše zoznamy kontaktov môžu byť rozložené všade. Hej, stáva sa to. Niekedy ich musíte vyčistiť, zlúčiť alebo jednoducho skopírovať svoju databázu ľudí a ich kontaktné informácie z jedného miesta na druhé.

Celkovo existujú tri spôsoby, ako kopírovať kontakty z jedného miesta na druhé.

1. Synchronizácia. Najprv môžete synchronizovať svoje kontakty, čo je zďaleka najjednoduchšia možnosť, keď je k dispozícii. Výsledkom je, že máte dve databázy kontaktov, ktoré sú úplne rovnaké, navždy a navždy, kým ich neprestanete synchronizovať.

2. Použite aplikáciu kontaktov. Na trhu existuje niekoľko aplikácií a služieb pre kontakty, ako napríklad Kontakty + (predtým plný kontakt), ktoré nasávajú kontaktné údaje z rôznych zdrojov (Facebook, Gmail, LinkedIn), porovnávajú ich a potom ich pľuvajú kdekoľvek. chcem to. S týmito aplikáciami majte na pamäti súkromie vašich aj vašich kontaktov. Nechcete, aby sa všetky vaše kontaktné informácie úmyselne vkladali do aplikácie, ktorá sa iba otočí a predá.

3. Export / Import a následne voliteľne synchronizácia nových zmien. Druhým spôsobom je hromadný prenos kontaktov. Môžeme to nazvať metóda export / import. Tu si môžete stiahnuť všetky svoje kontaktné informácie z jedného zdroja en masse a potom ich nahrať do nového zdroja. Je to jednorazový prevod. Voliteľne môžete pridať krok, aby odteraz všetky nové kontaktné informácie, ktoré vytvoríte alebo zmeníte v prvej aktualizácii databázy, v druhej aktualizácii.

Pozrime sa na tieto možnosti a zistite, čo znamenajú.

Synchronizujú sa kontakty

Aké sú priame príklady, kde a ako môžete synchronizovať kontakty? Ak používate iCloud, môžete synchronizovať kontakty medzi zariadeniami iPhone, iPad a Mac. Ľahké, však? Môže sa zdať, že je to jednoducho otázka aplikácie Apple Contacts na všetkých vašich zariadeniach, ale ak chcete, aby fungovala, musíte v skutočnosti povoliť synchronizáciu cez iCloud. Ak synchronizáciu nepovolíte, informácie v aplikáciách Kontakty sa budú na každom zariadení líšiť.

Tento prvý príklad používa jednu aplikáciu. Tu je príklad s dvoma aplikáciami. Existuje možnosť synchronizácie medzi MailChimp a Eventbrite, ktorú môžete povoliť, aby sa informácie o účastníkoch Eventbrite prenášali do MailChimp, aby ste pre nich mohli ľahko vytvárať e-mailové kampane. Nastavíte ho výberom skupín, ktoré chcete synchronizovať, a od tohto momentu, až kým ho nezakážete, budú všetky vybrané údaje medzi týmito dvoma aplikáciami rovnaké.

Ak chcete synchronizovať kontakty, hľadanie integrácie je zvyčajne najlepšou voľbou. Je ich veľa. Môžete napríklad integrovať aplikácie Outlook a Salesforce na synchronizáciu kontaktných informácií medzi týmito dvoma aplikáciami a kontakty Gmail môžete synchronizovať s mnohými CRM.

Použite aplikáciu Kontakty

Na trhu je veľa aplikácií na kontakty, ktoré budú získavať údaje z rôznych zdrojov, porovnávať ich a zlúčiť a pomôžu vám to pochopiť. Ak máte kontaktné informácie vo viacerých e-mailových účtoch, LinkedIn, Twitter a na iných miestach, ktoré chcete rýchlo a ľahko zlúčiť, aplikácia kontaktov to urobí presne. Tieto aplikácie často synchronizujú výsledné údaje späť, kdekoľvek chcete. Napríklad, ak získavate informácie z iCloud, Google Contacts, LinkedIn a Facebook, môžete ich všetky synchronizovať napríklad späť do kontaktov Google a iCloud.

Ako už bolo spomenuté, nezabudnite mať pri skúmaní kontaktných aplikácií na pamäti súkromie. Spoločnosť PCMag mnohé z nich neskúmala a niektoré z nich už nefungujú. Kontakty + sú jediné, ktoré som použil v akomkoľvek stupni, ktorý sa cítim pohodlne odporúčať, ale určite sú aj iní. Čítajte ich aspoň pred tým, ako im dôverujete.

Export / import plus voliteľne synchronizácia nových zmien

Vždy nemáte možnosť úplne synchronizovať kontakty medzi dvoma systémami. V takom prípade si stiahnite alebo exportujte svoje kontakty z jednej aplikácie, nahrajte ich do druhej a potom prípadne synchronizujte všetky budúce zmeny z jednej do druhej.

Presné informácie o spôsobe exportovania vašich kontaktov z jednej aplikácie sa budú líšiť v závislosti od aplikácie. V prípade e-mailových aplikácií, ako sú Gmail a Outlook, je export vašich kontaktov pomerne jednoduchý. Najnaliehavejšou otázkou je zvyčajne aký typ formátu súboru chcete použiť, CSV alebo vCard. Poďme teda diskutovať o rozdieloch skôr, ako sa oríme.

Čo je súbor CSV?

CSV znamená hodnoty oddelené čiarkami a je to najbežnejšie akceptovaný formát súborov pre údaje z adresára. Ide o rovnaké hodnoty oddelené čiarkami, aké získate pri exportovaní tabuľky do súboru na spracovanie textu. Každý riadok údajov z tabuľky sa prekladá do riadku textu, pričom obsah buniek je oddelený čiarkami. CSV sú čitateľné pre človeka, flexibilné a ľahké v tom zmysle, že veľkosť súboru nebude nikdy obrovská. Tak prečo to nevyužiť? Export do formátu CSV môže viesť k strate údajov vrátane fotografie, prezývky, webovej stránky vašich kontaktov a niekedy aj poľa „poznámky“. CSV majú zlé zaobchádzanie so špeciálnymi znakmi, takže ak máte kontaktné informácie v inom skripte alebo ak poznáte mená ľudí s diakritickými znamienkami v ich menách, títo budú zmiznutí alebo prelomení.

Čo je to vCard?

vCard je formát elektronickej vizitky. Je to komplexnejší exportný formát pre kontaktné informácie, čo znamená, že výsledný súbor bude pravdepodobne väčší ako CSV. Exportovaná vCard nestratí toľko údajov a podporuje viac (ale nie všetky) špeciálne znaky a cudzie abecedy. Pri exportovaní do vCard však stratíte prezývky, webové stránky a údaje AIM. vCard má sklon byť asociovaný s aplikáciami OS X a iOS, aj keď ho môžu používať aj Outlook a niektoré ďalšie e-mailové programy, ktoré sú spustené aj v systéme Windows.

Späť na export / import a voliteľnú synchronizáciu. Keď zistíte, ktorý formát chcete použiť a overíte, že bude fungovať s akoukoľvek aplikáciou a databázou, ktorú máte na mysli, môžete si stiahnuť svoje kontakty z jedného a nahrať ich do druhého. Nie je zlý nápad skontrolovať niekoľko výsledných kontaktov, aby ste sa uistili, že fungovali správne.

Teraz, keď ste skopírovali kontakty z jednej aplikácie do druhej, chcete, aby sa nové zmeny vykonané v jednej z aplikácií automaticky objavili v druhej? Ak áno, budete potrebovať nástroj tretej strany pre danú úlohu. Niektoré príklady sú IFTTT, Zapier a Microsoft Flow. Niekedy sa súhrnne nazývajú automatizačné nástroje.

Nástroje automatizácie môžu spájať aplikácie, ktoré sa nemusia nevyhnutne integrovať samostatne. Inými slovami, máte aplikácie A a B a ani jedna z nich nevytvorila integráciu jedným dotykom s druhou. Automatizačný nástroj vstúpil a vytvoril integráciu medzi A a B za vás a teraz vám môže pomôcť nastaviť a spravovať tok údajov medzi týmito dvoma aplikáciami.

S automatizačnými nástrojmi často nemôžete kopírovať množstvo existujúcich informácií z jednej aplikácie do druhej rovnakým spôsobom, ako môžete exportovať / importovať sami. Existuje niekoľko záludných riešení, ktoré sa týkajú Tabuliek Google, ale ich vytvorenie môže byť frustrujúce a je ťažké získať pravdu. Môžete však použiť automatizačný nástroj na nastavenie pravidla tak, aby všetky nové zmeny v jednej kópii aplikácie prešli na druhú, čo je metóda, ktorú odporúčam.

• Usporiadať: E-mailové kontakty Usporiadať: e-mailové kontakty
• Ako získať prístup k svojim kontaktom v systéme Windows 10 Ako získať prístup k svojim kontaktom v systéme Windows 10
• 5 nových funkcií Gmailu na odhlásenie teraz 5 nových funkcií Gmailu na odhlásenie sa teraz

Napríklad môžete nastaviť pravidlo tak, že keď automatizačný nástroj zistí aktualizáciu vašich kontaktov iCloud, prevezme zmenu a skopíruje ju napríklad do kontaktov Google. Alebo naopak. Môžete ho nastaviť medzi ľubovoľnými dvoma aplikáciami, ktoré váš automatizačný nástroj podporuje.

Skutočný trik spočíva v tom, že pri nastavovaní automatizácie rozumiete tomu, čo sa deje a čo sa nedeje. Musíte sa uistiť, že viete, v ktorom smere sa synchronizácia odohráva a či existuje oneskorenie medzi vykonaním zmeny a zobrazením v druhej aplikácii.

Už žiadne kopírovanie a vkladanie

Kopírovanie kontaktných údajov medzi dvoma aplikáciami je úplne možné a nespolieha sa, že znova a znova zasiahnete ctrl-c, ctrl-v. Máte viac možností v závislosti od toho, čo chcete robiť, a všetky sú celkom jednoduché.