Obsah:
Video: Odhaľte príčiny, prečo ľudia tučnejú | Kurz chudnutia, 5 (November 2024)
Hneď prvý deň môjho prvého skutočného zamestnania ma najvyšší vedúci redaktor vydavateľstva časopisov, ktorý ma najal, vzal na obrovský vývojový diagram pripnutý na stenu. „Tu je návod, ako článok prechádza z písaného na zverejnený, “ uviedla. Prešla celým procesom a zdôraznila časti, na ktorých sme sa podieľali my a môj tím. Bolo to v roku 2001, predtým ako bol softvér na spoluprácu voľne k dispozícii, ale lekcie, ktoré som sa toho dňa naučil, platia aj v tomto veku Asany a Slacka.
Keď si to uvedomíme, tieto pracovné vesty boli predchodcom a fyzickým prejavom dnešného softvéru pracovných postupov, ako je Asana. Graf pracovného postupu, ktorý bol pripnutý k stene, bol pre mňa ako nového zamestnanca vynikajúcou orientáciou a na kohokoľvek iného. Dalo mi to krištáľovo jasný obraz o tom, čo organizácia urobila a ako.
V dnešnom svete, v ktorom sa usilujeme o bezpapierové prostredie a do veľkej miery sme sa presťahovali do elektronických súborov a priečinkov, je ľahšie vzdať sa vytvárania týchto druhov dokumentov pracovných postupov a ich udržiavania v aktuálnom stave. Ale pre všetky podniky a dokonca aj projekty tímovej práce na úrovni nadšencov je veľmi dôležité zdokumentovať váš pracovný postup.
Prečo pracovný tok dokumentov?
Prečo by ste mali dokumentovať svoj pracovný postup? Existuje niekoľko absolútne kritických dôvodov vrátane nasledujúcich:
- Pomáha vlastníkom a manažérom podnikov plne premýšľať a pochopiť, čo sa deje v každej fáze obchodného procesu a prečo;
- Umožňuje identifikovať zbytočné kroky a prerušiť ich procesy;
- Pripomína zamestnancom alebo členom tímu, ktorí môžu byť vzdialení od určitých etáp podnikania, prečo existujú a akú hodnotu poskytujú;
- Je to nevyhnutné pre členov palubného tímu;
- Je to jeden z najlepších spôsobov, ako potenciálnym kolegom, klientom a investorom vysvetliť, ako podnik funguje; a
- Umožňuje tímu efektívnejšie začať používať nástroje na spoluprácu.
K tomuto poslednému bodu som už spomenul Asanu. Asana je nástroj na riadenie pracovných tokov, akýsi zoznam úloh týkajúcich sa steroidov. Je veľmi podobný systému pracovných vest, ktorý som použil pri svojej prvej publikovacej práci. Asana vám umožní sledovať úlohy, ktoré je potrebné urobiť, a posúvať ich celým procesom. Každá úloha má históriu všetkých krokov alebo podúloh, ktorými prešla. Keď je jedna osoba hotová s danou čiastkovou úlohou, priradí ju k ďalšiemu kroku a nasmeruje ju na osobu alebo oddelenie, ktoré ju vyzdvihne ako ďalšiu.
Predtým som urobil analógiu, že Asana je ako balíček kariet, zatiaľ čo softvér na riadenie projektov je ako stolová hra. Keď otvoríte stolovú hru, môžete mať niečo ako dosku, rôzne hracie figúrky a jasný prehľad pravidiel, ako hru hrať. Každý, kto hrá, súhlasí s týmito vopred stanovenými pravidlami. Od pravidiel by ste sa mohli odchýliť, ale hra bola navrhnutá pre maximálne potešenie, keď sa budete držať týchto pravidiel, takže to robíte.
Keď však hráte karty, každý, kto hrá, sa musí dohodnúť, ktorá hra sa bude hrať a aké pravidlá budete dodržiavať. Mohli by ste hrať srdce alebo by ste mohli pľutovať. Niektoré kartové hry sú známe zavedenými pravidlami, napríklad Texas Hold'em. Potom existujú aj ďalšie hry, ktoré majú variácie, ako napríklad Rummy (Gin Rummy, straight Rummy, 500 Rummy atď.) A vy musíte hashovať pravidlá s každým pri stole, aby ste sa uistili, že budete všetci súhlasiť ako hrať. K dispozícii je tiež možnosť vymýšľať si na svojej vlastnej kartovej hre s jedinečnými pravidlami, ktoré musíte naučiť každého, kto je pripravený hrať.
Asana (a mnoho ďalších nástrojov spolupráce; za chvíľu ukážem viac príkladov), ako som už povedal, je ako balíček kariet. Aby Asana fungovala, musí každý vedieť, ako sa hra hrá, aké sú pravidlá, aký je cieľ a ako končí hra.
A čo Kanban?
Dosky Kanban sú ďalším príkladom nástrojov na spoluprácu, ktoré sú skôr ako balíček kariet. Trello je jedným z príkladov online nástroja kanban. Vývojové a programovacie tímy softvéru často používajú kanban veľmi presne určeným a vopred určeným spôsobom (napríklad hraním Texas Hold'em), zatiaľ čo tí, ktorí kanban používajú na osobné použitie, môžu zostaviť akékoľvek pravidlá, ktoré sa im páčia.
Ak máte zdokumentovaný pracovný postup, môžete ho jednoducho mapovať do Asany. Je oveľa jednoduchšie začať používať Asanu, keď už máte zdokumentovaný pracovný postup, pretože to znamená, že ste už premýšľali celým obchodným alebo tímovým procesom zhora nadol. Prijatie Asany trvá niekoľko pokusov a omylov bez ohľadu na to, ale bude oveľa poslušnejšie a frustrujúcejšie, ak tak urobíte bez toho, aby ste predtým zdokumentovali svoje pracovné postupy.
Pracovné toky mapovania
Softvér pracovného toku zvyčajne obsahuje niečo, čo sa dokončí, aj keď celý proces pokračuje. Čokoľvek je možné dokončiť, sú zvyčajne vaše úlohy alebo podúlohy.
Myšlienka dokončenia je v softvéri na riadenie projektov veľmi odlišná. Projekt podľa definície je niečo, čo je dokončené a dodané k určitému dátumu. Nie všetky typy práce sú však projekty. V vydavateľstve časopisov, v ktorom som pracoval, by bol článok pri tlači kompletný. Podobne, každé číslo časopisu malo dátum ukončenia, keď bolo vydané. Úpravy kópií však nikdy neboli dokončené. Bola to prebiehajúca práca. Stále to bolo potrebné sledovať. Mali konkrétne úlohy - kópiu upravili tento článok - ale samotná editácia kópií nemala konečný dátum alebo výsledky.
Proces mapovania pracovného toku tiež zahŕňa presné určenie, ktoré procesy alebo postupy je potrebné explicitne priradiť a sledovať. Táto presnosť a úroveň detailov je veľmi dôležitá.
Premýšľajte o recepte na varenie. Recepty neuvádzajú jednotlivé kroky, pretože mnohé z nich sú predpokladané alebo pochopené. Recepty vám nehovoria, aby ste rozbili vajcia, vyprázdnili ich obsah a vyhodili škrupiny, pretože „pridanie vajec“ to už znamená a zbytočne by bolo zložité vymenovať všetky tieto kroky. Podobne v pracovnom prostredí by sa mohlo chápať, že „článok na úpravu“ znamená „skontrolovať nadpis, skontrolovať vedľajší text, skopírovať upravený diel a ponechať akékoľvek otázky pre autora.“ “
V niektorých situáciách je však potrebné, aby ste boli do istej miery výslovní. Raz som pracoval v vydávaní novín, kde som kontroloval titulky, titulky s fotografiami, dátum v spodnej časti stránky a číslo strany mali byť oddelené kroky od kopírovania, pretože boli často prehliadané.
Inými slovami, musíte zistiť, aká úroveň podrobnosti je potrebná. Príliš veľa krokov a ľudia používajúci softvér budú postup ignorovať. Môže sa stať príliš málo a môžu sa vyskytnúť kritické chyby. Pravdepodobne bude trvať niekoľko pokusov a omylov, aby to bolo v poriadku, ale skôr ako začnete, musíte urobiť nejaké rozhodnutia.
Mapovanie myslenia
Pri mapovaní pracovných postupov budete tiež tráviť čas zisťovaním toho, ako si vaša organizácia myslí, kolektívne. Aký je postoj vašej organizácie k projektom, ľuďom alebo témam, ktoré vás zaujímajú? Je to relevantné v Asane, ako aj v iných nástrojoch spolupráce.
Slack je dobrým príkladom. Slack je platforma na odosielanie správ, ktorá kladie dôraz skôr na upútavanie než na oznámenia, takže je to všetko o prihlásení sa k správam, ktoré chcete dostávať. Ak chcete pre tieto oznámenia vytvoriť dobré filtre, musíte sa čiastočne spoliehať na kanály. Kanály sú ako skupiny a ak chcete kanály efektívne vytvoriť, musíte vedieť, o čom váš tím myslí , dobre, o všetkom. Myslíte si, že ide o oddelenia alebo projekty? Myslíte si, že ide o témy alebo klientov? Ak prevádzkujete realitnú spoločnosť, možno si myslíte, že ide o štvrte, prahy hodnoty nehnuteľností alebo agentov. Pred vytvorením kanálov musíte zistiť spôsob myslenia svojho tímu, aby boli skutočne efektívne pri uľahčovaní tímovej práce.
Nástroje spolupráce často zahŕňajú viac spôsobov usporiadania informácií, napríklad použitie farebného kódovania, označovania štítkami a niekedy dokonca farebného označovania. Pamätáte si tie farebne odlíšené pracovné vesty, ktoré som už opísal? Rovnaké riešenie. Ak sa správne používa, farebné kódovanie je vizuálnym ukazovateľom, ktorý okamžite jasne poskytuje informácie. Farebné kódovanie preto zvyšuje produktivitu. Dôrazne odporúčame používať farebné kódovanie v nástroji na spoluprácu, pokiaľ si najprv uvedomíte spôsob myslenia tímu, prečo by malo byť na prvom mieste niečo farebne kódované. Aké informácie je potrebné sprostredkovať okamžite a bez slov? Aby ste mohli na túto otázku odpovedať, musíte pochopiť spôsob myslenia svojho tímu.
Vrátane kultúry
Je dôležité zdokumentovať pracovné postupy pred ich zmapovaním na nástroj na spoluprácu a rovnako dôležité je pochopiť a zmapovať zmýšľanie. Posledným dielom je kultúra.
Nástroje spolupráce odrážajú firemnú kultúru a naopak. Je skutočne dôležité stanoviť všeobecné pravidlá angažovanosti týkajúce sa profesionality, úrovne formality a tam, kde je a nie je vhodné vynechať tému.
Z pohľadu zamestnanca alebo člena tímu sa nástroje spolupráce často používajú ako miesto na odfúknutie pary. Podľa mojich skúseností budú ľudia vysielať svoje sťažnosti bez ohľadu na to, či im nástroje spolupráce poskytujú vyhradený priestor. Niektoré organizácie si cenia otvorenú diskusiu a dokonca aj horúcu diskusiu o práci, zatiaľ čo iné ju považujú za rušivé a potenciálne nebezpečné.
Len nástroje spolupráce nemôžu diktovať, či sa ľudia budú na príslušných miestach odvážať a nesúhlasiť. Musí pochádzať z podnikovej kultúry. Ľudia vo vedúcich funkciách musia objasniť, či chcú, aby členovia tímu hovorili so sťažnosťami a argumentmi v rámci práce alebo mimo nej. Kto potrebuje vedieť, kedy je problém? Chcú členovia tímu anonymitu pred tým, ako vyjadria znepokojenie alebo sťažnosť? Robí sa sťažnosť na katarziu alebo upozornenie na možné problémy s prácou a pracovnými postupmi? Ak sa to napriek tomu stane (a je), je lepšie to vziať do úvahy a rozhodnúť sa o tom skôr ako predstierať, že sa to nestane.
Dodatočné zdroje
Ďalším zdrojom, ktorý uľahčuje pracovné postupy mapovania, je softvér na mapovanie mysle; pozrite si tieto tipy o tom, ako môže myšlienková mapa ovplyvniť riadenie vášho projektu. Ak ste v začiatkoch používania softvéru na riadenie projektov, mali by vám tieto štyri tipy na začiatok pomôcť. A pre podrobnejší pohľad na Asanu vám pomôže prečítať niekoľko tipov na používanie Asany.
