Usporiadajte si: ako zrušiť vrátenie programu Outlook jill duffy

Najlepším spôsobom, ako byť produktívny v e-maile, nie je niekedy poslať správu vôbec, najmä ak je jeho obsah nesprávny alebo nesprávny. Po rokoch testovania tlačidla Zrušiť odoslanie v skupine používateľov Gmailu, ktorá bola prihlásená, spoločnosť Google sprístupnila túto milovanú funkciu všetkým. Vrátiť späť je bezpečnostná schránka, ktorá vám dá až 30 sekúnd na zrušenie odosielania e-mailu. Je to dosť času na lapanie po dychu, vytiahnite nohu z úst a uistite sa, že správa nikdy neuvidí denné svetlo. Nie každý si uvedomuje, že program Microsoft Outlook má tiež množstvo nastavení a možností na vyvolanie správy, oneskorenie odoslania správy atď. - pravdepodobne preto, že nie je ľahké ich nájsť a porozumieť im. Existuje možnosť, ktorá je podobná tlačidlu Undo Send Gmail, ale nie je intuitívne ju nájsť alebo použiť. Tu je návod, ako to funguje a ako je nastavený.

Ako vrátiť odoslanie funguje

Ak chcete pochopiť, ako funguje vrátenie späť v programe Outlook, je potrebné najskôr porozumieť tomu, ako funguje v Gmaile. Ak chcete v Gmaile získať tlačidlo Zrušiť odoslanie, musíte túto funkciu povoliť a vybrať čas, ktorý by ste chceli dať, aby ste zastavili posielanie správ. Maximálny čas je 30 sekúnd a je to možnosť, ktorú odporúčam.

Keď povolíte nastavenie, skutočne robíte automatické zastavenie alebo oneskorenie pre každú odoslanú správu, čo následne vytvorí okno, v ktorom ju môžete zrušiť. Takže naozaj nič nevraciate. Práve zastavujete činnosť skôr, ako sa začne. „Zrušiť odoslanie“ je samozrejme stručnejšie a ľahšie pochopiteľné ako „oneskorené odoslanie s časovo obmedzenou možnosťou zrušenia“.

Microsoft vo svojej typickej nedostatočnej pútavosti ponúka to isté v programe Outlook, okrem toho, že ide o dvojstupňový proces a vyžaduje viac práce.

Ako nastaviť vrátenie späť v programe Outlook

Ako som už povedal, nastavenie ekvivalentu tlačidla Undo Send v Gmaile je proces v dvoch krokoch. Najprv musíte vytvoriť pravidlo, ktoré oneskorí odosielanie všetkých správ. Tu zhrnem pokyny:

1. Prejdite do časti Súbor> Spravovať pravidlá a upozornenia> Nové pravidlo.
2. Tu si pozrite časť Štart od prázdneho pravidla. Vyberte možnosť „Použiť pravidlo na správy, ktoré posielam.“ Nepridávajte žiadne ďalšie pravidlá (napr. Nechajte políčka prázdne).
3. V zozname akcií vyberte možnosť „odložiť doručenie o niekoľko minút“. Môžete oneskoriť doručenie až o 120 minút, ale to je príliš dlhé. Odporúčam 1 minútu, preto zadajte „1“ (alebo však koľko minút chcete), kde sa uvádza „počet“.
4. Postupujte podľa pokynov na uloženie a pomenovanie pravidla a pred ukončením nezabudnite začiarknuť políčko „Zapnúť toto pravidlo“.

Ďalším krokom je ten, ktorý ste urobili, keď omylom zasiahnete správu a chcete ju zastaviť skôr, ako sa to skutočne stane.

Vaša správa bude vo vašej schránke na odoslanie. To je miesto, kde visí počas jednominútového oneskorenia.

Najrýchlejším spôsobom, ako sa ubezpečiť, že nikam nejde, je stlačiť tlačidlo Work Offline (na karte Send / Receive). Teraz môžete správu potiahnuť do priečinka Koncepty, aby ste ju mohli ešte viac upraviť, alebo kliknite pravým tlačidlom myši na správu a odstráňte ju.

Kto môže použiť funkciu Zrušiť odoslanie?

Funkcia Späť odoslať, žiaľ, nie je k dispozícii pre všetkých. Aplikácia Outlook Mac ju jednoducho nemá. Je však k dispozícii v programe Outlook pre Windows 2016, 2013 a 2010.

Už som spomenul, že program Outlook má ďalšie možnosti na „vyvolanie“ správ. Prečo to nielen použiť namiesto metódy oneskorenia a odstránenia? Existuje niekoľko veľmi dobrých odpovedí.

Po prvé, nie všetci používatelia programu Outlook majú k dispozícii funkcie na stiahnutie. V účtoch Microsoft Exchange musí správca tieto možnosti sprístupniť. Mnohé organizácie sa rozhodli to vynechať a na svoju obranu je to dosť mätúca funkcia. Po druhé, môžete si len spomenúť na správy odoslané iným ľuďom vo vašej organizácii, takže to nefunguje plošne. Po tretie, ak už príjemcovia správu otvorili, nemáte šťastie. Po štvrté, príjemcovia môžu povoliť svoje vlastné črty, ktoré v zásade znemožňujú stiahnutie z účtu.

Dúfajme, že mätúce podnikanie spomínaných správ je dostatočné na to, aby vás presvedčilo, aby ste namiesto toho povolili funkciu oneskorenia správy a využili ju vo svoj prospech. Je to lepšia voľba a môže vám to ušetriť veľa zármutku!

Ďalšie tipy týkajúce sa e-mailu nájdete aj v článku 5 spôsobov, ako poslať e-mailom lepšie, ako zabiť e-mail pomocou správnej aplikácie na riadenie projektov a zastaviť boj s e-mailom s ďalším e-mailom.