Usporiadajte: ako robiť lepšie prestávky na zvýšenie svojej produktivity

Nikdy nebudete tým najlepším, čím môžete byť, ak sa budete neustále snažiť byť 100% produktívni. Je nemožné, aby ktorýkoľvek pracovník pracoval nepretržite bez zaplatenia ceny, či už ide o zníženie kvality, výkonu alebo bezpečnosti. Všetci musíme prestať.

Všeobecne platí, že vedomostní pracovníci (vrátane mňa) sú zodpovední za svoje vlastné rozvrhy prestávok. Je na nás, aby sme určili, kedy si urobíme dvojminútovú prestávku na surfovanie po Facebooku, alebo ako pomaly sa prechádzame po chodbe, aby sme dostali pohár vody.

Ľudia si často robia prestávky na základe intuície, bez ohľadu na to, ako dlho sa musia zotaviť alebo kedy si urobia ďalšiu prestávku. A nie každý má dobrú intuíciu. Počas prestávky je ľahké dostať sa dolu cez internetovú králičiu dieru. Je tiež ľahké zastaviť jednu úlohu v nádeji, že si urobím prestávku, len aby ma niekto chytil pri kontrole e-mailu, a to nie je prestávka.

Teória prestávok

Aby sme urobili užitočné prestávky, ktoré nám v skutočnosti umožňujú byť produktívnejšími, pomáha pochopiť teóriu, prečo a ako fungujú.

Keď opíšeme syndróm vyhorenia na pracovisku, ktorému sa snažíme vyhnúť, keď robíme prestávky, väčšina výskumníkov sa obracia na niečo, čo sa nazýva model ochrany zdrojov. Teória, ktorú vyvinul Stevan E. Hobfoll koncom osemdesiatych rokov, vysvetľuje, ako ľudia zvládajú stres. Stručne povedané, hovorí sa, že všetci máme interné zdroje na zvládanie stresu a naše zdroje môžeme chvíľu použiť, ale v určitom okamihu musíme obnoviť zdroje, ktoré sme stratili.

V čase, keď Hobfoll prišiel s touto teóriou, odborníci začali chápať, že stres je konštantný a všadeprítomný, než aby ho spôsobovali iba jednotlivé udalosti. Inými slovami, stres zažívame iba prácou. V práci nemusí byť traumatická udalosť, ktorá spôsobuje stres. Stres vždy existuje a my na jeho riešenie vždy využívame naše zdroje. Keď máme málo zdrojov a naše zostávajúce zdroje sú ohrozené, je to vyhorenie.

Iní vedci ďalej spochybňovali podmienky potrebné na obnovenie zdrojov, ktoré stratíme pri zvládaní stresu. Napríklad dvaja vedci, ktorí študovali účinky dovolenky, dospeli k záveru, že pozitívne pracovné odrazy, majstrovstvá (tj práca na zručnosti) a relaxácia pomáhajú obnoviť zdroje. Zdá sa, že pomáha aj víkendová socializácia, pretože sa nezaoberá problémami súvisiacimi s prácou, keď máte pracovať.

To, čo môžeme vziať, je, že aby sme sa zbavili pracovného stresu, musíme

1. nefunguje a
2. urobiť niečo príjemné.

Môže to znieť ako zdravý rozum, ale ak ste si niekedy urobili prestávku v pracovnej úlohe kontrolou e-mailu (ktorý je stále funkčný a ťažko zábavný), naozaj ste si prestávku nevybrali, však?

Aký druh prestávok je najlepší?

Ak odložíme víkendy a sviatky, aké prestávky v práci sú efektívne? To znamená, čo musíme urobiť, aby sme zastavili ďalšiu stratu zdrojov alebo ešte trochu vybudovali zálohu?

Štúdie týkajúce sa prestávok v práci vrátane tých, ktoré sa strávia surfovaním po webe, a toho, čo ich robí účinnými, by mali byť prestávky

• krátky,
• prerušovaný a
• zábavná.

Ako už bolo spomenuté, prestávka musí byť v skutočnosti prestávkou od práce a vecí súvisiacich s prácou. E-mail nie je prestávka, ani sa ukázalo, že si sťažuje na prácu so spolupracovníkmi, čo môže byť aj katartické.

Zadávanie čísel o dĺžke a frekvencii prestávok je zložité. Niektoré štúdie sa o to pokúsili pre znalostných pracovníkov, ale v mnohých štúdiách nie je dohodnuté žiadne číslo. Populárny a často re-blogovaný príspevok v roku 2014 na tému Muse uvádza, že ideálny rozvrh prestávok je pracovať po dobu 57 minút, po ktorom nasleduje prestávka 17 minút, na to by som sa však príliš nespoliehala. Tieto čísla, ktoré pochádzajú od počítačovej monitorovacej softvérovej spoločnosti, neobsahujú žiadne podrobné informácie o predmetoch, ich pracovnej činnosti, nespracovaných údajoch ani o tom, ako boli analyzované.

Lepšia štúdia zistila, že optimálny čas na prestávky je asi 12 percent pracovného dňa, a opäť sa zistilo, že krátke prerušované prestávky sú lepšie ako jedna alebo dve dlhé prestávky. Ak vezmeme 12 percent a použijeme ho na 8-hodinový pracovný deň, dostaneme asi 58 minút prestávky. Ako príklad možno uviesť päť prestávok v trvaní približne 12 minút.

Nástroje, ktoré vám pomôžu chytrejšie prestávky

Účinných prestávok je omnoho viac, ako vedieť, prečo sú prospešné, aké by mali byť a ako často ich berú. Je tu aj otázka, ako sa držať prestávok, ktoré sa rozhodnete podniknúť, a keď sa skončia, vrátite sa do práce.

Aplikácia, ktorú používam z času na čas, keď potrebujem viac regimentovať so svojím modelom práce / prestávky, je Strict Workflow. Tento doplnok pre prehliadač Chrome voľne (ale bez porušenia ochranných známok) implementuje techniku ​​Pomodoro vo vašom počítači.

Pomodoro technika je metóda práce, ktorá rozdeľuje čas na pracovné fázy a fázy prerušenia. Takže pracujete x minút a prestávate y minút a opakujete. Názov pochádza z používania kuchynských časovačov, ktoré boli často v tvare paradajok, do času každej fázy. Rozšírenie prehliadača Chrome nie je nič iné ako časovač, ktorý mení farbu a zaznie poplach, keď je niektorá fáza na konci. Ďalšou výhodou použitia doplnku namiesto kuchynského časovača je to, že keď ste v pracovnej fáze, môžete nastaviť prísny pracovný postup, aby vám zabránil v prístupe k určitým adresám URL, ktoré by vás mohli odvádzať od práce, ako sú Facebook a Twitter.

Existujú aj iné prerušovacie aplikácie, ktoré sa spúšťajú radšej vo vašom operačnom systéme ako v prehliadači, napríklad Time Out for Mac. Prerušenie aplikácií vás nielen časom neuzamkne a zamkne z webových stránok, ktoré vám bránia v práci počas pracovnej fázy. Počas fázy prerušenia vás tiež uzamknú z celého počítača, čo vás núti prestať pracovať. Obrazovka sa odomkne až po uplynutí nastaveného času prestávky.

Aplikácie s prestávkami bežne používajú ľudia, ktorí sa snažia vyhnúť opakovaným zraneniam v dôsledku stresu a poškodeniu zraku spojeným s počítačom, pretože všetci okrem mandátu odchádzajú z každej pracovnej stanice počas každej prestávky. Ak si v rámci prestávky užívate surfovanie na webe, namiesto toho použite doplnok. Alebo si sami vytvorte pravidlo, že surfovanie po internete na internete budete robiť iba pre voľný čas.

Ďalším spôsobom, ako sa ubezpečiť, že do svojho dňa pridáte prestávky, je vstať a opustiť stôl zakaždým, keď sa na vašom fitness trackeri vibruje nečinné upozornenie. Túto funkciu má teraz veľa fitness sledovačov. Ak v nastavenom časovom okamihu, napríklad od 8:00 do 18:00, vás tracker zachytí, keď sedíte dlhšie ako toľko minút, vibruje a niekedy aj na displeji bliká správa. Predvolená hodnota pre väčšinu sledovačov je 60 minút nečinnosti, ale často ju môžete prispôsobiť. Možno si to nechaj 55 minút, aby si si dal pár minút navyše, aby si zahalil svoje myšlienky skôr, ako vstaneš a urobíš poriadnu prestávku.