Usporiadajte: ako prispôsobiť svoj e-mail osobnosti príjemcu

Dostaňte sa k veci a udržujte ju krátke. Takto chcem, aby ľudia písali, keď mi pošlú e-mail. Bohužiaľ, toto nie je rada, ktorú by Crystal dal. Crystal je služba, ktorá vám poradí, ako napísať e-mail, ktorý uspokojí osobnosť vášho príjemcu. Táto služba pôvodne ponúkala zlé rady o písaní a niektoré z jej predpokladov sú sporné, ale stále môžu ponúknuť skutočnú pomoc tým, ktorí sa snažia písať e-maily.

Crystal prehľadáva web, vrátane Twitter, LinkedIn a Facebook, a analyzuje jazyk, ktorý ľudia používajú na vytváranie profilov osobnosti. Keď niekomu potrebujete poslať e-mail a potrebujete radu o štýle komunikácie, ktorú budú najviac vnímať, Crystal vám môže poskytnúť konkrétne rady, ktorých cieľom je pomôcť vám prispôsobiť to, čo píšete, aby zodpovedalo osobnosti príjemcu.

Existujú tu zjavné potenciálne problémy. Niektorí ľudia napríklad navrhujú veľmi odlišnú osobnosť online než svoju skutočnú osobnosť. Celkovo je výrobok trochu nepríjemný. Niektorým by sa mohlo zdať manipulatívne meniť ich prirodzený spôsob písania tak, aby niekoho nútili, aby sa zúčastnil schôdzky alebo aby im dal povýšenie.

Na druhej strane toľko ľudí zápasí s písaním, že každá dobrá rada stojí za to mať. Bol som zvedavý, či Crystal skutočne môže urobiť niečo dobré.

Sme tým, koho si myslíme, že sme?

Pozrel som Crystalovu analýzu niekoľkých priateľov a odoslal som im výsledky. Jedna priateľka povedala, že jej analýza bola veľmi presná. Zaviazal ju ako niekoho, kto uprednostňuje priateľský tón a nemá rád okamžitú výzvu na akciu. „Mám skutočnú úzkosť zo stretnutia a vážim si, že namiesto toho, aby ma na tomto mieste hovorili vo štvrtok o 14:00 alebo skôr, dospejem k vzájomnej dohode ! “

Tiež mi povedal, že jeden z mojich najviac unavených priateľov bol „zameraný na vzťahy, výrazný a otvorený a uprednostňuje predvídateľný plán pred okamžitými opatreniami“. Povedal, že „nemôže byť viac zlý“, nazýva sa „osamelý, solipsistický, úzkostlivý a nejako rozmarný“.

Jazyk, ktorý používame online, a osobnosť, ktorú vyjadrujeme online, nemusia nevyhnutne odrážať našu skutočnú osobnosť v skutočnom živote. Persony online môžu spravovať iní ľudia alebo môžu byť navrhnuté tak, aby vyhovovali konkrétnemu obrázku.

Ľudia tiež nemajú vždy jasné informácie o sebe. Ako reagujeme na rôzne tóny a jazyk a ako si myslíme, že reagujeme, nemusí byť nevyhnutne to isté. Navyše, analýza osobnosti je zaťažená identifikátormi a je strašné ich prečítať a obávať sa, že tieto slová sa na nás vzťahujú, keď si to želajú. Vysvetlilo by mi to, prečo som odmietol Crystalovu počiatočnú analýzu.

Crystal si myslel, že som bol „zameraný na ľudí: podporný a prirodzene empatický s tendenciou ponoriť sa do dlhých, hlbokých rozhovorov namiesto priamych, efektívnych“. Jeden z mojich bežných vtipov o mojej osobnosti - a je založený na skutočnom príbehu - je, že papagáj raz prečítal moje šťastie a povedal mi, že nie som súdny a prijímam všetkých; Moja odpoveď znie: „Ten papagáj je idiot.“

S radosťou pošleme niekomu e-mail dlhý a podrobný list, ale len vtedy, keď to oprávňuje kontext a moja vášeň pre túto tému. S väčšou pravdepodobnosťou pošlem e-mail do koša bez toho, aby som ho vôbec otvoril, ako to robím pre viac ako 60 percent nových správ denne. Žiadna odpoveď neznamená. Ak to nie je „efektívne“, neviem, čo je.

Po vytvorení účtu v spoločnosti Crystal som mal možnosť odpovedať na niekoľko otázok o sebe a získať novú analýzu, ktorá by ľudí inak informovala o tom, ako so mnou komunikovať. Výsledky boli úplne odlišné.

Ukazuje sa, že som „odvážny, pragmatický, skeptický, extrémne zameraný na ciele a najpohodlnejší s ovládaním“. Sakra, som!

Ak je akýkoľvek návrh lepší ako žiadny

Dosť o mne. Dovoľte mi podeliť sa o niektoré z návrhov, ktoré Crystal poskytol v súvislosti s jazykom, ktorý by som mal použiť na posielanie e-mailov mojim solipsistickým priateľom.

Niektoré návrhy zneli ako veci, ktoré by som mohol napísať („Ako by ste sa cítili…?“), Zatiaľ čo iné boli tak ďaleko od môjho prirodzeného tónu, môže to znamenať, že môj priateľ by si mohol myslieť, že mi niekto napadol môj e-mail („Len premýšľať nahlas… “).

Osobitne sa však zameriavam na moje výbery slov a nie všetci ostatní. Pre ľudí, ktorí sa snažia písať, môže byť veľkou pomocou akýkoľvek návrh na začatie citlivého obchodného e-mailu. Naozaj záleží na tom, či sa tento jazyk týka príjemcu? Mať šablóny, ktoré zobrazujú návrhy, na ktoré slová sa majú použiť, sa zdá byť užitočné z iných dôvodov.

Crystal nie je hrozný nástroj, ale pravdepodobne je užitočnejší ako výzva ako poradca. Inými slovami, jeho šablóny môžu pomôcť spisovateľovi vyhnúť sa syndrómu prázdnych stránok tým, že navrhnú východiskový bod, ale jeho radu o tóne by som nebral príliš vážne.

Táto služba tiež nerieši skutočnosť, že ľudia majú vážne problémy s nenávisťou s e-mailom, ktoré sú zvyčajne nenávidené. Vo všeobecnosti je najlepšie písať krátko a povedať, čo máte na mysli. Dostaňte sa k veci v prvej vete. Byť jasný. A ak máte obavy z toho, že niekto zle interpretuje váš tón, uistite sa, že ste zavŕšení veselým odhlásením a výkričníkom.

Dodatočné zdroje

Ďalšie tipy na správu e-mailu nájdete v týchto súvisiacich článkoch:

• Najlepšie aplikácie mobilného e-mailového klienta
• Šľahajte si doručenú poštu do tvaru pomocou týchto aplikácií
• Zastavte boj s e-mailom s väčším počtom e-mailov
• Interview: SaneBox Dmitri Leonov o správe e-mailov
• 4 spôsoby, ako bojovať proti preťaženiu e-mailom v kancelárii