Usporiadajte: ako sa sústrediť na osobný kanban

Predstavte si riadiaci systém pre svoj život, niečo, čo sa ľahko naučí, ako ho používať, udržiava všetko organizované, bráni vám v multitaskingu a pomáha dosiahnuť vaše ciele. To je osobný kanban.

Aj keď kanban získava na popularite v oblasti riadenia projektov v kancelárskych prostrediach, ľudia si od neho tiež požičiavajú základné myšlienky na organizovanie aspektov ich osobného života, všetko od plánovania svadieb až po správu rodinných prác. Čo je to osobný kanban, ako to funguje a čo pre vás môže urobiť?

Čo je Kanban?

Kanban je štýl práce, ktorý sa začal v japonských závodoch na výrobu automobilov a je dnes populárny medzi vývojármi softvéru a ľuďmi, ktorí pracujú v profesionálnych službách.

Závisí to od kariet, na ktorých píšete informácie, a od tabule, na ktorej si usporiadate svoje karty. Jedným z dôvodov, prečo je populárny v softvérovom priemysle a službách, je to, že vytvára vizuálnu reprezentáciu pre niečo, čo inak nie je vôbec vizuálne.

Softvér Kanban začína tabuľou. Premýšľajte o tom ako o doske, na ktorej usporiadate lístky s poznámkami. Tieto bankovky sa nazývajú karty. Karty môžete posúvať tak, ako chcete, aj keď virtuálne karty vždy prehľadne spadajú do stĺpcov. Stĺpce sa tradične označujú zľava doprava na úlohy, úlohy a hotové. V niektorých nástrojoch môžete prispôsobiť účel alebo označenie stĺpcov.

Nástroje Kanban vo všeobecnosti spolupracujú; toľko ľudí má prístup k rovnakej tabuli a kartám. Karty majú v určitom štádiu svojho života zvyčajne zástupcu, ktorý je poverený dokončením úlohy. Každý v tíme môže vidieť všetky karty alebo úlohy, ak sú v ich životnom cykle a kto za ne zodpovedá.

Osobný kanban berie niektoré základné myšlienky z kanban, ale vynecháva alebo voliteľné mnoho z pravidiel, ktoré sú špecifické pre profesionálnu produktivitu a kancelársku prácu. V závislosti od toho, čo vložíte do svojej kanbanovej tabule, môžete ju zdieľať s členmi rodiny, priateľmi, opatrovateľmi, tútormi alebo svadobným plánovačom.

Medzi niekoľko kanbanových aplikácií na trhu patria SwiftKanban a Trello, aj keď mi generálny riaditeľ Trello Michael Pryor povedal, že nástroj jeho spoločnosti nie je technicky kanbanskou radou, ale že sa nimi skôr inšpirovali.

Ako funguje osobný kanban

Srdcom osobného kanban je vizualizácia všetkého, čo musíte zvládnuť a ako sa to podarí.

„Existujú rôzne formy vizuálneho manažmentu a jednou z výhod, ktoré kanban poskytuje, je to, že obmedzuje prebiehajúcu prácu, “ hovorí Janice Linden-Reed, prezident LeanKanban University, organizácie, ktorá učí kanban profesionálom a propaguje jeho používanie. „Je to spôsob, ako riešiť problémy týkajúce sa multitaskingu a pomáha ľuďom sústrediť sa, aby neboli ohromení. To, čo z neho robí kanban, na rozdiel od iba pracovnej dosky, obmedzuje prebiehajúcu a prebiehajúcu prácu.“

Linden-Reed vysvetlil, že kanban je skôr systém ako systém push. „Berieš v tom istom čase len toľko práce, koľko zvládneš, “ povedala. „Ak chcete mať v danom okamihu iba tri úlohy, máte tri a keď dokončíte jednu, môžete si vybrať ďalšiu. Ak máte obmedzený systém ťahania, pomôže vám to sústrediť sa a organizovať sa.“ Inými slovami, ak máte nastavenie Úlohy, Robíte, Hotovo, nikdy by ste v stĺpci Úlohy nemali viac ako tri karty.

Keď som hovoril s Pryorom o kanbane a osobnom kanbane, vysvetlil, že účelom jeho firemného nástroja, Trella, bolo „vydestilovať sa na niečo veľmi jednoduché, čo je len zoznam zoznamov, rovnako ako tabuľka je skupina čísiel, a ak zmeníte jednu bunku, zmení sa druhá bunka. Je to len spôsob, ako vizuálne usporiadať čokoľvek, na čo myslíte. “ V tomto zmysle je Trello skvelou správou vášho osobného života, pretože vás neprepúšťa pri používaní štruktúry a žargónu, ktorý nájdete v kanbanových aplikáciách určených na riadenie obchodných projektov.

Prečo Personal Kanban funguje

Hlavným dôvodom, prečo kanban efektívne pomáha ľuďom zostať v organizácii, je núti ich premýšľať cez to, čo chcú spravovať, aby ich zmapovali na kanbanskú dosku.

Vezmime príklad použitia osobného kanbanu na organizovanie rodinných prác. Najprv musíte zistiť, aké budú stĺpce. Môžu to byť úlohy, úlohy, hotové, ale môžu byť aj prepracovanejšie. Namiesto jedného stĺpca úloh môžete mať úlohy každý deň, týždenne a mesačne. Možno prvú nedeľu v mesiaci je vaše dieťa zodpovedné za vytiahnutie jedného fušky z mesačného stĺpca. Možno každú sobotu je váš partner zodpovedný za ťahanie dvoch týždenných prác. Či už sa rozhodnete čokoľvek, zapísanie procesu jeho mapovaním do dosky kanban vás núti premýšľať o tom, ako sa práca deje prirodzene, a tiež o tom, ako chcete, aby bola spravovaná.

Linden-Reed použila osobný kanban na riadenie domácich prác, keď jej dcéra mala iba šesť rokov. Dala jej dcérskej agentúre a tiež ju naučila, ako riešiť naraz iba jednu úlohu.

Tonianne DeMaria Barry je autorom knihy Personal Kanban: Mapping Work „Navigating Life“ . Hovorí, že osobný kanban vytvára príbeh práce. „Osobný Kanban transformuje našu prácu na príbeh, systém. Berie aj tie najnáročnejšie úlohy a mení ich na hru, ktorá je vhodná a presvedčivá pre všetky vekové kategórie, “ povedala mi e-mailom. Keď niekto doloží zoznam svojich úloh na tabuli, „práca prestáva byť zbierkou nesúvisiacich úloh a namiesto toho sa stáva radom udalostí a možností, ktoré sa navzájom ovplyvňujú a plynú z jednej na druhú“.

Osobný Kanban v akcii

Jedným z najlepších spôsobov, ako získať predstavu o tom, ako sa kanban môže použiť na organizáciu a riadenie aspektov osobného života, je vypočuť si, ako ho používajú ostatní ľudia. Nižšie nájdete niekoľko príkladov, ako aj odkazy, ktoré ďalej vysvetľujú, ako fungujú v kanbanovom systéme:

• plánovanie a organizácia svadby
• správa inventára vínnej pivnice
• správa domácich prác (pozri vyššie)
• vypracovanie fantasy športového tímu
• šetrenie nápadov na dovolenku a cestovanie (pozri obrázok nižšie).

Kto môže ťažiť z používania osobného Kanban?

Rôzne druhy ľudí tiahnu k rôznym druhom softvéru, aby im pomohli usporiadať ich. Spýtal som sa Linden-Reedovej a Pryora na ich názor na ľudí, ktorí sú pre kanban najvhodnejší. Obaja povedali, že vizuálne orientovaní ľudia sa s kanbanom dobre starajú, a potom pridali niekoľko ďalších myšlienok.

„Každý, kto zápasí s problémami s nadmernou záťažou alebo s kvalitnými problémami vo svojej práci, ľudia, ktorým chýbajú termíny, ľudia, ktorí majú problémy s očakávaním“, môže podľa Kanady Lindban-Reed využiť Kanban.

DeMaria Barryová poznamenala, že deti s Aspergerovými často robia dobre, keď používajú osobný kanban. „Kinestetická spätná väzba a podpora serotonínu, ktorú dostanú z vtiahnutia sa a videnia svojej práce v stĺpci Hotovo, ich núti k tomu, aby sa skôr než len intenzívne zameriavali alebo prežívali iba pri jednej úlohe, “ uviedla. Povedala tiež, že deti s ADHD s ňou často uspejú, pretože „implementácia limitu rozpracovanosti ich núti sústrediť sa skôr na úlohy, než aby ich rozptyľovali tým, že začnú mnohé, ale žiadne nedokončia.“

Pryor povedal, že takmer každý je na kanban vhodný, pretože je vyrobený tak, aby zodpovedal tomu, čo si už myslíme.

„Ak sa pozriete na spôsob, akým sa ľudia snažia organizovať svoj život - ak sa pozriete na počítač s poznámkami Post-It všade, chladničku s poznámkami na dverách, ľudí, ktorí vyrábajú registračné karty a ukladajú ich pred seba - máme veľmi priestorovú pamäť, “povedal Pryor. „Vizuálna organizácia nápadov môže byť pre ľudí veľmi užitočná.“

Ak potrebujete ďalšie rady, prečítajte si tieto tipy na organizovanie poznámok pre autorov, ako organizovať sviatočné nákupy a triky na motiváciu.