Usporiadajte: ako nastaviť e-mailové šablóny

obsah

• Usporiadajte: Ako nastaviť e-mailové šablóny
• Používanie e-mailových šablón v Gmaile

Na pracovisku aj v našom osobnom živote mnohí z nás posielajú znova a znova to, čo je v podstate rovnaké. Mohlo by sa povedať niečo ako: „Tu sú týždenné predajné čísla…“ alebo „Zlatko, nezabudnite nám poslať nájomné najneskôr do…“

Ak ste primerane organizovaná a efektívna osoba, môžete predchádzajúci e-mail skopírovať a prilepiť do novej správy, kedykoľvek je čas na odoslanie pravidelne zasielaného e-mailu. Nie je to zlá metóda, ale necháva vás otvorené zavádzanie chýb. Možno zabudnete aktualizovať riadok predmetu, dátum, finančnú hodnotu, dátový bod a tak ďalej.

Keď som prvýkrát začal svoju kariéru v médiách a vydavateľstve, bol som v podstate akademickým redaktorom pre niektoré akademické časopisy, pracoval som s sadzačmi, ktorí napísali zmeny, ktoré som označil v súboroch. Najdôležitejšie pravidlo, ktoré som sa naučil pri označovaní článkov pre sadzbu, bolo toto: čím menej stlačení klávesov musí urobiť, tým menšiu šancu majú na zavedenie chýb. Inými slovami, mojou úlohou bolo opraviť preklepy a dostať zmeny autorov na stránku a zároveň minimalizovať, koľko písania sadzieb muselo urobiť.

V rovnakých riadkoch, keď znova používate starý e-mail, musíte zadať veľa nepotrebných úderov, ako je odstránenie a aktualizácia riadku predmetu, zmena kľúčových informácií a tak ďalej.

Lepším systémom je nastavenie e-mailov, ktoré môžete opakovane a znovu použiť efektívnejšie, „šablónu e-mailu“ (termín Microsoft Outlook) alebo „konzervovaná odpoveď“ (termín Google).

načítava…

Šablóna e-mailu je presne to, čo by ste očakávali, obrys e-mailu s prázdnym miestom, kde sa objavia aktualizované informácie. Ak si namiesto aktualizovaného počtu alebo časti údajov poskytnete prázdne miesto, urobíte menej stlačení klávesov, čím znížite počet chýb, ktoré by ste mohli uviesť. Nikdy ste náhodou neposlali čísla správ za minulý týždeň; Najhoršia vec, ktorá by sa mohla stať, je nechať niečo prázdne. V takom prípade si príjemcovia okamžite všimnú a požiadajú vás o chýbajúce údaje. Ak však pošlete nesprávne informácie, príjemcovia ich nikdy nemusia vedieť.

Tu je návod, ako nastaviť e-mailové šablóny v dvoch z najčastejšie používaných e-mailových programov: Outlook a Gmail.

Ako nastaviť šablónu e-mailu v programe Outlook

Program Outlook označuje tieto druhy pravidelne odosielaných správ ako „e-mailové šablóny“. Táto funkcia je k dispozícii v programe pre stolné počítače v programe Outlook, ale nie je k dispozícii na serveri Outlook.com.

V programe Outlook 2007 . Začnite novú e-mailovú správu. Do tela e-mailu a do predmetu zadajte toľko informácií, koľko budete musieť znova použiť. Nezabudnite nechať pri každom odosielaní správy jasné a viditeľné miesto, kamkoľvek budete chcieť zadať nové informácie. Tu je príklad:

	Predmet:		Týždenný prehľad strán za koniec týždňa
	telo:		Toto je týždenný prehľad zobrazení stránky. Dátum: Zobrazenie stránok: Ďakujem všetkým! Ak máte akékoľvek otázky, obráťte sa na nás.

V ľavom hornom rohu okna so správou prejdite do časti Súbor> Uložiť ako.

V zobrazenom dialógovom okne musíte zmeniť typ súboru na šablónu Outlook (*.oft). Potom môžete pomenovať svoju šablónu podľa vlastného výberu.

Keď ste pripravení napísať novú správu pomocou šablóny, proces na získanie šablóny je, žiaľ, bohužiaľ trochu neefektívny.

Prejdite na Nový> Vyberte formulár

av hornom rozbaľovacom zozname vyberte možnosť Používateľské šablóny v systéme súborov. Mali by tam byť všetky šablóny, ktoré ste uložili. Vyberte požadovanú položku a otvorí sa ako nová e-mailová správa, ktorú môžete podľa potreby aktualizovať.

V programe Microsoft Outlook 2010 . Začnite novú e-mailovú správu. Do tela e-mailu a do predmetu zadajte toľko informácií, koľko budete musieť znova použiť. Nezabudnite nechať pri každom odosielaní správy jasné a viditeľné miesto, kamkoľvek budete chcieť zadať nové informácie. (Pozri ukážku vyššie.)

Po dokončení navrhovania šablóny prejdite na kartu Súbor a vyberte možnosť Uložiť ako.

V zobrazenom dialógovom okne musíte zmeniť typ súboru na šablónu Outlook (*.oft). Potom môžete pomenovať svoju šablónu podľa vlastného výberu. Hit Save.

Keď ste pripravení šablónu používať, prejdite do časti Nové položky> Ďalšie položky> Vyberte formulár

av hornom rozbaľovacom zozname vyberte možnosť Používateľské šablóny v systéme súborov. Mali by tam byť všetky šablóny, ktoré ste uložili. Vyberte požadovanú položku a otvorí sa ako nová e-mailová správa, ktorú môžete podľa potreby aktualizovať.

Distribučný zoznam . Pravdepodobne budete chcieť spárovať e-mailovú šablónu s distribučným zoznamom, aby ste správu mohli poslať skupine ľudí naraz.

Prejdite do časti Kontakty programu Outlook. Vyberte Nový> Distribučný zoznam.

Ak používate firemnú alebo firemnú e-mailovú adresu, je najlepšie zvoliť skôr členov, ako používať funkciu s názvom Pridať nové. Výber členov pravdepodobne zobrazí zoznam používateľov dostupných v e-mailovom systéme vašej firmy. Na druhej strane, Pridať nový umožňuje ručné zadanie e-mailovej adresy.