Usporiadajte: ako skenovať, ukladať a skartovať svoje daňové doklady

Organizácia daňových dokladov je prebiehajúci proces. Najprv musíte s každým dokumentom niečo urobiť, keď ho dostanete, či už ide o doklad o nákladoch na podnikanie alebo formulár W-2 od zamestnávateľa. Môžete to naskenovať. Môžete ho uložiť do priečinka. Čokoľvek s tým urobíte, musíte sa na to znova odvolávať, keď robíte svoje dane, takže musíte byť schopní nájsť to. Možno budete musieť niekedy v určitom okamihu odovzdať niektoré z týchto dokumentov niekomu inému, možno účtovníkovi, ale prinajmenšom IRS do daňového termínu. Nakoniec budete chcieť svoje dokumenty riadne zlikvidovať, aby ste ochránili svoje súkromie.

Ak rozdelíte celý proces, aby ste predvídali, ako budete neskôr používať a odkazovať na daňové doklady, môžete prísť s metódou skenovania, ukladania a prípadne skartovania súborov, aby ste tak nechceli neúmyselne urobte si pre seba viac práce.

Aké daňové doklady by ste mali uložiť?

Mali by ste uložiť všetko, čo vám pošle zamestnávateľ, ako aj všetky dokumenty, ktoré sa týkajú nehnuteľností, bankových účtov, darov alebo investícií. Inými slovami, uschovajte dokumenty vytvorené ostatnými a poskytnuté vám na daňové účely na konci roka.

Pokiaľ ide o dokumenty, ktoré ste vytvorili, tipy na webovej stránke IRS poznamenávajú, že záznamy zahŕňajú „účty, kreditné karty a iné potvrdenky, faktúry, denníky najazdených kilometrov, zrušené, zobrazené alebo náhradné šeky, doklady o platbe a akékoľvek ďalšie záznamy na podporu odpočtov alebo kreditov“. nárok na návrat. “

Skenovanie daňových dokladov

Pravdepodobne zoberiete všetky svoje daňové doklady a vložíte ich do škatule, zásuvky alebo priečinka. To je v poriadku, ak ich nájdete rýchlo neskôr, keď ich potrebujete.

Rýchlejším a pohodlnejším spôsobom, ako zabezpečiť, aby ste dokumenty neskôr našli, je ich digitalizácia ich skenovaním. Skenovanie vašich dokumentov vám tiež prináša výhodu vytvorenia zálohy, takže ak sa niečo stane s fyzickými kópiami (oheň, povodeň, štvorročná), budete mať náhradnú sadu.

Môžete použiť veľký stolný skener alebo multifunkčnú tlačiareň so skenerom, čo je užitočné, ak máte veľké stohy strán, ktoré potrebujete naskenovať. Ak máte iba hŕstku voľných dokumentov, možno vám bude lepšie pomocou mobilnej skenovacej aplikácie.

Mnoho aplikácií pre mobilné skenovanie je zadarmo. Z vášho telefónu urobia skener. Okraje dokumentov nájdu automaticky a prevedú obrázky do PDF. Ak ste nikdy predtým nepoužívali, absolútne vás žiadam, aby ste vyskúšali jedného. Používajú sa jednoducho.

Ukladanie a pomenovanie daňových dokladov

Keď naskenujete svoje dokumenty, najvýhodnejšou vecou, ​​ktorú si môžete urobiť neskôr, je inteligentné pomenovanie súborov a ich nalepenie do priečinka s veľmi jasným názvom, napríklad „DAŇOVÉ DOKUMENTY 2016“.

V priečinku s počítačom a v názvoch súborov použite daňový rok a slová „daň“ a „dane“. Ak budete neskôr súbory potrebovať, môžete ich vyhľadať, aj keď si nepamätáte, kam presne ich umiestnite.

Pri názvoch súborov uveďte aj názov formulára, napríklad 1099-INT alebo W-2, a uveďte akékoľvek ďalšie konkrétne podrobnosti, ktoré signalizujú vám alebo niekomu inému, kto spracúva vaše dokumenty presne, čo daný súbor obsahuje. Napríklad dobrý názov súboru pre 2016 1099-INT od Duffy Bank by bol: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Skartovanie daňových dokladov

Neubližuje vám ukladanie digitálnych kópií daňových dokladov na neurčito, ale papierové kópie môžete samozrejme bezpečne zlikvidovať aj po niekoľkých rokoch. Ako už bolo spomenuté, IRS má usmernenia, pre ktoré dokumenty sa musia uchovávať na aké časové obdobie. Ak by ste sa radšej mýlili opatrne, na číslo si treba pamätať sedem rokov, pretože to je najdlhšie obdobie, ktoré vláda vyžaduje.

Pretože sa tento rok chystáte podať žiadosť na rok 2016, môžete od roku 2009 alebo skôr bezpečne ničiť. Ak prevádzkujete malú firmu alebo máte veľa citlivých dokumentov, vlastnenie vlastného skartovača je spôsob, ako ísť. Nie sú také drahé, s najlepšími skartovačmi testovanými na PCMag v rozmedzí od 159 do 329 dolárov. Swingline Style + Super Cross-Cut Shredder je najlacnejšia z najlepších modelov.

Pošlite svoje dane elektronicky

Teraz, keď viete, ako zaobchádzať s daňovými dokladmi, je čas začať skutočne robiť dane - a čím skôr, tým lepšie. Aj keď ich musíte mať do 18. apríla technicky, dosiahnutie vašich daní skôr je pre váš pokoj v poriadku. Ak dostanete náhradu, dostanete ju skôr - a kto to nechce? Ak musíte platiť, dobre, budete mať viac času prísť na to, ako sa s tým vysporiadať.

Navyše, ak vám chýba dokument alebo sa ukáže, že jeden z nich je nepresný, je oveľa lepšie zistiť to teraz, ako posledný deň o polnoci. Samozrejme môžete vždy získať predĺženie, ale nikto sa nechce zaoberať takým druhom stresu na poslednú chvíľu, ak sa mu môže vyhnúť. Zvážte tiež, že ak sa potrebujete skontaktovať s podporou na daňovom úrade podľa vášho výberu, vaše šance na to, aby ste sa k niekomu dostali, sú teraz omnoho lepšie, ako keby ste elektronicky podali svoje dane na poslednú chvíľu.

Pre vaše dane v roku 2016 máme dve obľúbené služby na prípravu daní (tie, ktoré musíte v roku 2017 podať). Samostatne zárobkovo činné osoby TurboTax sú tou najlepšou voľbou pre tých, ktorí chcú najpriateľskejšie rozhranie a najširšiu podporu, vrátane možnosti videokonferencie s profesionálmi, ktorí sa môžu pozrieť na váš návrat v reálnom čase. TaxAct Online Premium je našou voľbou editorov pre vykonávanie daní z rozpočtu, ak nepotrebujete toľko ruky. Viac informácií nájdete v našom zhrnutí najlepšieho softvéru na prípravu daní.