Usporiadajte: ako spravovať informačné bulletiny a e-maily s dennými dohodami

Pokladník vo vašom obľúbenom obchode ponúka 10% zľavu, ako aj exkluzívne zľavy v budúcnosti výmenou za vašu e-mailovú adresu. Váš priateľ odporúča denný bulletin obchodov, ktorý vám môže pomôcť ušetriť peniaze, keď príde obchod, ktorý je pre vás ten pravý. Zaregistrovali ste sa na prijímanie e-mailových slov pre slovnú zásobu, ktoré si prečítate o dopoludňajších hodinách, keď je práca pomalá. Všetky tieto správy sú vydierané, vyžiadané správy, ktoré si možno budete chcieť prečítať niekedy, ale nikdy nie sú rozhodujúce. Spoločnosť Graymail sa líši od spamu tým, že je nevyžiadaná, zatiaľ čo na vašu žiadosť sa vydáva šedá pošta. Zatiaľ čo mnohí z nás prehliadajú našu vydieračskú listinu, môže to byť aj hlavný zdroj neporiadku, najmä ak sa príliš dlho nezaškrtáva.

Tu je niekoľko riešení, ako spravovať poštu, aby bola vaša doručená pošta pod kontrolou.

Vytvorte si účet „Nevyžiadaná pošta“

Jedným z najstarších riešení v knihe na spravovanie poštových schránok je vytvorenie bezplatného účtu webovej pošty, ktorý používate výlučne na marketingové správy, zoznamy účtov, kupóny a iné nedôležité e-maily.

Celé roky som na tento účel používal účet služby Hotmail, aj keď sa teraz zdá trochu hlúpo, pretože služby Hotmail aj Outlook.com (nezamieňať s desktopovou aplikáciou programu Outlook) majú niekoľko vstavaných nástrojov určených špeciálne na správu vydierania, podrobnejšie opísané nižšie. Tieto nástroje nie je potrebné používať, ak si vyhradzujete jeden e-mailový účet výhradne pre vydieranie, ako som to urobil, pretože samotná doručená pošta už bude jedným obrovským filtrom. V každom prípade som si založil účet asi pred desiatimi rokmi, predtým ako boli funkcie zavedené.

Obvykle sa prihlasujem k účtu raz denne, ale nikdy na to nemyslím dvakrát, keď to tak nie je. Tiež sa nikdy netrápím, že medzi šedou poštou bude pochovaná dôležitá správa, pretože v tomto účte nie sú žiadne dôležité správy. Je to čisto vyhradené pre vydieranie. Novšia funkcia na serveri Outlook.com vám umožňuje vytvoriť aliasovú e-mailovú adresu, ktorá môže byť dokonca na jedno použitie, napríklad na poštu alebo inú korešpondenciu, ktorá bude obmedzená a na ktorú nechcete, aby vás ľudia znova kontaktovali (napríklad aby uverejnili príspevok) craigslist).

Použite pravidlá, filtre a priečinky

Takmer každý e-mailový program vám umožňuje vytvárať pravidlá alebo filtre na automatické triedenie správ do rôznych priečinkov, aby ste ich mohli spravovať samostatne. Môžete napríklad vytvoriť pravidlo, ktoré hovorí: „Ak e-mail pochádza od odosielateľa, ktorého adresa končí na„ nypl.org “, potom správu po prijatí automaticky presuniete do priečinka s názvom„ Oznámenia o knižnici “.

Predtým, ako budem pokračovať ďalej a ďalej v súvislosti so špeciálnymi funkciami v službe Hotmail a Outlook.com pre službu Graymail, dovoľte mi len načrtnúť, ako nastaviť filtre a pravidlá v ďalších dvoch hlavných bezplatných programoch pre webmail, Yahoo! Pošta a Gmail.

Ako pridať filtre na Yahoo! pošta

V Yahoo! Pošta, ako je zobrazené vyššie, začiarknite políčko správy (alebo viac ako jednu), potom vyberte položku Akcie a filtrovať podobné e-maily. Vyskakovacie okno vám umožní vyplniť pravidlá filtrovania a triedenia podobných správ.

Môžete si vytvárať priečinky podľa vlastného želania. Pozrite si môj zoznam návrhov na konci, kde nájdete nápady.

Ako pridať filtre do Gmailu

Tento proces je v Gmaile veľmi podobný.

Začiarknite políčko naľavo od ktorejkoľvek správy, ktorú chcete filtrovať, potom vyberte položku Viac a potom položku „Filtrovať podobné správy“. Potom môžete na filter použiť prvú sadu pravidiel, napríklad informácie o odosielateľovi alebo meno „do“ alebo niečo v predmete predmetu. Kliknite na tlačidlo „vytvoriť filter“ a môžete použiť nasledujúci krok v pravidle: čo robiť so správami, ktoré spĺňajú kritériá (napr. Označiť ako prečítané, odstrániť, preposlať ďalej…).

Poznámka: Podľa mojich skúseností nie sú pravidlá povolenia v službe Gmail vždy bezproblémové (naposledy pomocou prehliadača Chrome v systéme Windows). Odkazy a tlačidlá nefungujú vždy. Zdá sa, že odhlásením a opätovným prihlásením sa odstráni necitlivosť.

Jedna ďalšia možnosť služby Gmail sa v službe Yahoo! nenašla. Pošta vám umožňuje automaticky označiť každú správu hviezdičkou a označiť ju ako dôležitú. Zatiaľ čo Yahoo! má tiež spôsob, ako označiť dôležitú poštu, môžete tak urobiť iba manuálne, nie automaticky pomocou filtrov.

Ako pridať filtre na Hotmail / Outlook.com

Hotmail a Outlook obsahujú mnoho ďalších funkcií pre správu vydierania. Príklady, ktoré som doteraz používal, len obývajú povrch. Pravidlá môžu byť dosť komplikované a ak sú, ich správne fungovanie a testovanie, či fungujú tak, ako ste zamýšľali, trvá nejaký čas - pokiaľ nepoužívate službu Hotmail alebo Outlook.com.

Ako už bolo spomenuté, webmail aplikácie spoločnosti Microsoft majú niekoľko pripravených pravidiel, ktoré vykonávajú niektoré z najbežnejších filtrov, ktoré ľudia chcú použiť vo svojich doručených. Väčšina automatizácie je riadená prostredníctvom kategórií. Napríklad môžete kategorizovať niekoľko správ ako „Spravodaje“ a potom nastaviť pravidlo, čo sa stane so všetkými Spravodajcami. Vďaka kategóriám je omnoho ľahšie vykonať zmeny pravidla neskôr a použiť ich na podobné správy.

Ďalšou skutočne fantastickou funkciou v programoch Outlook.com a Hotmail sú možnosti Zrušiť odber a Vyčistiť plán, ktoré sa zobrazujú na konci každej správy, ktorú Microsoft vie, že bude vydierať.

Odkaz na zrušenie odberu je nezávislý na akýchkoľvek pokynoch na zrušenie odberu vydaných odosielateľom a v skutočnosti vám umožňuje veľmi ľahko sa zbaviť nežiaducich správ, čo je niekedy vhodnejšie ako ich spravovať. Ak sa tlačidlo odhlásenia použije, môžete tiež odstrániť všetky predchádzajúce e-maily od toho istého odosielateľa.

Druhá možnosť, Plán vyčistenia, ponúka niekoľko možností pre ukladanie správ od toho istého odosielateľa, ktoré sa mohli hromadiť v priebehu času. Mojím preferovaným výberom je ponechať iba poslednú správu od odosielateľa, čím sa vytvorí pravidlo s rovnakým účinkom. Keď od tohto odosielateľa príde nová správa, všetky staré správy sa odstránia z doručenej pošty.

Pravdepodobne si už viete predstaviť výhody tejto funkcie pre niečo ako e-maily s dennými dohodami, pre ktoré je relevantný iba posledný e-mail.

Nápady pre priečinky

Pri spravovaní hromadnej pošty odporúčam vytvoriť niekoľko priečinkov s ľahko rozpoznateľnými menami pre druhy pošty, ktoré často čítate - alebo možno „skenovanie“ je to pravé slovo - viac ako iné. Niekoľko nápadov:

• Aktualizácie blogu
• E-maily s potvrdením (automatické upozornenie na platbu atď.)
• Oznámenia o udalostiach (sledovanie miesta, aktualizácie hudobných umelcov atď.)
• Upozornenia na Facebook / správu
• Google News Alerts
• Upozornenia na LinkedIn / aktualizácia pracovných miest
• Osobné informačné bulletiny (pre koníčky a záujmy)
• Spravodaje - profesionál (pre kariérny rozvoj)
• príjmy
• Potvrdenie / sledovanie prepravy
• Plánované oznámenia o prestojoch
• Cestovanie
• Upozornenia na Twitter

Na druhej strane, ak je pre vás dôležité, aby ste videli všetky svoje upozornenia na Facebooku, napríklad tieto správy nefiltrujte! Nechajte ho nastavené tak, aby smerovalo do vašej doručenej pošty.

Nechajte svoju doručenú poštu pracovať ako doručená pošta

Celá myšlienka správy poštových schránok spočíva v tom, že tie správy, ktoré budete chcieť vidieť, budú niekedy oddelené od správ, ktoré musíte zobraziť hneď, ako dorazia do vašej doručenej pošty. Ak tak urobíte, budete mať šťastné čítanie aktualizácií z vašich obľúbených blogov, webových stránok, spravodajských zdrojov, sociálnych sietí a ďalších, bez toho, aby ste obmedzili svoju schopnosť byť produktívni a efektívne po zvyšok času.

Viac spôsobov, ako si udržať doručenú poštu v poriadku, nájdete v 11 tipoch na správu e-mailu, „5 dôvodov, prečo vaša doručená pošta nie je váš zoznam úloh“ a „Ako zabrániť preťaženiu e-mailom“.