Usporiadajte: ako vyrobiť kľúčové núdzové dokumenty pre domácnosti a firmy za menej ako hodinu

Ak spravujete kanceláriu, máte uložený pôdorys online v prípade katastrofy alebo iného dôvodu, že do neho musia vstúpiť ľudia, ktorí nie sú oboznámení s týmto priestorom? Ak si prenajímate nehnuteľnosť na dovolenke alebo iba izby vo vašej domácnosti, poskytujete svojim hosťom primerané núdzové informácie? Kde je vaša mapa núdzového východu pre vašu rodinu a všetkých hostí, ktorí môžu bývať s vami?

Premýšľanie o pripravenosti na núdzové situácie nie je nikdy zábavné, ale plánovanie dopredu a príprava sú oveľa lepšie, ako by ste si želali, aby ste tak urobili po katastrofe. Tu je jednoduchý projekt, ktorý vám pomôže lepšie sa pripraviť: Vytvorte mapy núdzových východov, pôdorysy a ďalšie potrebné dokumenty a urobte to asi za hodinu.

Tajomstvo udržania tohto projektu krátke spočíva v používaní aplikácií na vytváranie diagramov, ktoré sú voľne dostupné online a ktoré sa dajú ľahko používať. Rovnako dôležité je, že tieto aplikácie sa dodávajú so šablónami pre všetky druhy diagramov, máp, máp a podobne.

Keď pracujete z týchto šablón, všetko, čo musíte urobiť, je zmeniť usporiadanie nábytku tak, ako to bolo. Nemusíte nič kresliť od nuly.

Ktorú aplikáciu na vytváranie diagramov použiť?

Za predpokladu, že neviete vôbec nič o softvéri na navrhovanie alebo vektorové kreslenie, odporúčame vám použiť dve aplikácie, ktoré vám umožnia pripraviť núdzové východy, pôdorysy a ďalšie kľúčové dokumenty pre váš domov, dovolenkovú nehnuteľnosť a firmu. Sú to Lucidchart a SmartDraw.

Podľa mojich skúseností s týmito aplikáciami je Lucidchart o niečo ľahšie použiteľný, ale SmartDraw má viac šablón pre pohotovostnú pripravenosť. Obaja sú však veľmi užitoční. Obaja majú bezplatnú úroveň služieb, takže za vytváranie týchto kritických súborov nemusíte platiť nič. Obaja majú webovú aplikáciu, takže ju môžete používať priamo v prehliadači bez inštalácie akéhokoľvek softvéru.

Dokumenty pre pohotovostnú pripravenosť

Chcem uviesť niekoľko príkladov dokumentov o pripravenosti na núdzové situácie, pretože často neviete, ktoré z nich potrebujete, kým nebudete mať možnosť prehľadávať niektoré z možností. Niekoľko bežných je:

• Pôdorys evakuačný plán / mapa,
• Plán evakuácie budovy / mapa vrátane bezpečného miesta stretnutia,
• Domáci evakuačný plán / mapa vrátane bezpečného miesta stretnutí,
• Plán kontinuity činnosti,
• Zoznam núdzových kontaktov (každý domov by mal mať jeden na chladničke alebo zverejnený na dobre viditeľnom mieste),
• Núdzový telefónny strom,
• - informačné tabuľky o prvej pomoci a CPR a -
• Požiare, záplavy, zemetrasenie a tipy na prístrešie.

Mohol by som pokračovať ďalej a ďalej, ale dúfajme, že tento zoznam vyvolá nejaké nápady na dokumenty a schémy, ktoré sú vhodné pre vaše konkrétne umiestnenie a okolnosti. Nie každý dokument je, samozrejme, vhodný pre každý domov alebo firmu. Niektoré z týchto dokumentov je možné jednoducho vytlačiť, napríklad CPR a tabuľky prvej pomoci. Iní sú takí jednoduchí a priamočarí, aby ste ich v aplikácii na spracovanie textu mohli dokonca rýchlo navrhnúť. Môžete byť dokonca v pokušení písať rukou. Odporúčam však namiesto toho ísť do digitálneho formátu, pretože potom je jednoduchšie uchovávať digitálne kópie uložené v cloude. Mať digitálne kópie v cloude znamená, že 1) ich môžete ľahko aktualizovať a 2) môžete získať informácie, aj keď nie ste pred tlačeným papierom.

Ako vytvárať núdzové dokumenty

Použitím jednej z týchto dvoch aplikácií, ktoré som už spomínal, SmartDraw alebo Lucidchart, bude tento projekt rýchly a efektívny. S nástrojmi sa vám bude páčiť.

Začnite tým, že sa pozriete na šablóny, ktoré poskytuje aplikácia. V softvéri na tvorbu diagramov znamená „šablóna“ vzorový dokument, takže získate omnoho viac než len súbor so správnym formátovaním. Vezmime si príklad mapy evakuácie z kancelárie. Šablóna v skutočnosti už obsahuje vzorový pôdorys a cestu evakuácie (namiesto toho, aby vám poskytla prázdne plátno a knižnicu vhodných objektov, ktoré naň budú fackovať). Všetko, čo musíte urobiť, doslova aj metaforicky, je presunúť nábytok okolo. Drag and drop objekty, ktoré predstavujú dvere, okná, stoly, stoličky, črepníkové rastliny, vodné chladiče, kúpeľne, skrinky a tak ďalej, kým vzorka pôdorysu nepremení na reprezentáciu vášho skutočného kancelárskeho priestoru. Podobne pohybujete a otáčate, predlžujete alebo skracujete červené šípky smerujúce k najbližším východom.

Možno sa vám nepodarí nájsť presnú šablónu, ktorú chcete, ale pre podobné účely môžete vždy zvoliť ďalšie podobné diagramy. Napríklad vertikálny organový diagram nie je taký odlišný, ako je schematicky povedané, od telefónneho stromu.

Vezmite si jednu hodinu na lepšiu prípravu

Aplikácia pre vytváranie diagramov zjednodušuje vydávanie niekoľkých dokumentov o pripravenosti na núdzové situácie, že by ste mali byť schopní za hodinu vyradiť veľa z tých najdôležitejších, ktoré potrebujete. Vezmite si každé piatok popoludní v kancelárii, keď máte pocit, že ste vyhorení z práce alebo v sobotu ráno doma pre osobné dokumenty, a získajte niekoľko kritických súborov.

Pokiaľ ide o plánovanie toho najhoršieho, je to samozrejme iba vrchol ľadovca. Čo urobíte, ak dôjde k výpadku napájania? Čo ak váš počítač zasiahne ransomware? Sú všetky vaše dáta zálohované v cloude? Ak to čas dovolí, mali by ste si prečítať informácie o tom, ako podnikať proti katastrofám, čo zahŕňa informácie o plánovaní, realizácii a školení o katastrofách.