Usporiadajte: ako udržiavať svoje pracovné a osobné súbory oddelené

Informační pracovníci ako ja často cez víkend kontrolujú náš pracovný e-mail. Alebo by sme sa mohli posunúť na dôležitú prezentáciu neskoro v noci z domu, ak je to vtedy, keď sú naše najproduktívnejšie hodiny (alebo ak zaostávame za nejakým projektom). Rovnako sme náchylní odpovedať na osobné správy, keď pracujeme, alebo možno skenovať dokument o poistení domácnosti v kancelárskej kopírke. Znalostní pracovníci sa vo všeobecnosti páčia tomuto druhu flexibility, ale ak si nie ste istí, ako oddelíte svoju prácu od osobných súborov, mohli by ste sami seba a svoje údaje dostať do problémov.

Rizikové správanie v šedej oblasti medzi prácou a životom by mohlo ohroziť citlivé údaje. Napríklad, zatiaľ čo veľa ľudí by tu a tam mohlo skenovať osobný dokument v kancelárii, nechceli by ste skenovať čokoľvek citlivé, pretože, pokiaľ nie ste vedúci oddelenia IT, nemáte potuchy, kam multifunkčná tlačiareň ukladá kópie súborov, ktoré skenuje. Pravdepodobne sa nachádzajú na pevnom disku samotného skenera a môžu sa uložiť aj na nezabezpečené zdieľané servery.

Okrem toho na udržanie rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom je užitočné mať podnety, ktoré vám pripomínajú, keď robíte jeden druh práce, keď ste v iných hodinách. Povedzme, že už tri dni doháňate niektoré e-mailové správy o rodinnej dovolenke. Možno oceníte, že máte flexibilitu a príležitosť na zachytenie akýchkoľvek naliehavých záležitostí, ale môžete sa tiež chcieť vrátiť k potešeniu Splash Mountain so svojimi deťmi. Vďaka niekoľkým jednoduchým stratégiám na oddelenie osobných a pracovných súborov sa už nikdy nebudete príliš usilovať o prácu, keď si užívate svoj osobný čas a naopak.

Rozdeľte svoje súbory

Hlavným trikom oddelenia pracovných a osobných súborov je ich rozdelenie. Udržiavanie konkrétnych vecí na vyhradených miestach vytvára nielen poriadok, ale aj istotu. Funguje tak vo fyzickom, ako aj v digitálnom svete. Ak vždy vložíte kľúče do pravého vrecka a telefón vľavo, nikdy nebudete hľadať niektorú z týchto vecí v bunde.

V prípade digitálnych súborov sú tieto zásady rovnaké, ale realita je trochu iná. Môžete všetky svoje pracovné súbory uchovávať v jednom priečinku a osobné súbory v inom, ale žijú na rovnakom serveri, počítači, aplikácii alebo mobilnom zariadení? Chcete ich?

Niekedy oddeľujeme pracovné súbory od osobných súborov, aby sme zachovali hranice, aby sme sa nestratili v práci, keď by sme mali tráviť čas s rodinou a priateľmi, alebo aby sme neboli v pokušení dokončiť registráciu daní, zatiaľ čo sme na hodinách.

V priebehu rokov som vyvinul niekoľko stratégií, ktoré mi pomáhajú rozdeľovať moje pracovné a osobné súbory tak, aby spĺňali tieto podmienky:

• Sú vždy oddelené
• Sú prístupné bez ohľadu na to, kde som, ale
• Je pre mňa trochu nepohodlné získať prístup k pracovným súborom, keď som v domácom režime, a k domácim súborom, keď som v pracovnom režime.

Používajte rôzne rozhrania pre rôzne veci

Najprv sa porozprávajte o digitálnych dokumentoch, ako sú dokumenty na spracovanie textu, tabuľky, prezentácie, súbory PDF a obrázky.

Najjednoduchší spôsob, ako som zistil, že dokumenty sú oddelené a napriek tomu prístupné, je ich uloženie v online synchronizačnej službe a použitie rôznych služieb na rôzne typy informácií. Na ukladanie, zálohovanie a synchronizáciu osobných súborov používam Dropbox a pri práci sa spolieham na Disk Google. Okrem týchto dvoch služieb existuje veľa možností, o ktorých si môžete prečítať v zozname najlepších služieb ukladacieho priestoru online spoločnosti PCMag. Ide však o začiatok rozdelením súborov na dve rôzne služby.

Prečo by som si nevybral svoju obľúbenú službu úložiska a nevytvoril dva rôzne účty namiesto použitia dvoch rôznych služieb? Mať iné rozhranie mi pomáha udržiavať hranice, ktoré potrebujem medzi pracovnými a osobnými súbormi.

Ak sa pozriem na webové rozhranie služby Disk Google, mám pocit, že pracujem. Ak sa však pozerám na Disk Google, keď som na dovolenke, zvončeky mi odchádzajú do hlavy, čo mi pripomína, že robím prácu, keď by som mal byť pri bazéne. Ale ak cez víkend pracujem okolo Dropboxu, organizujem svoje osobné fotografie, môj mozog mi nedáva ten istý signál, že pracujete. Postupom času som si vytvoril silné spojenie medzi každým rozhraním a tým, čo v tomto rozhraní robím. Pre mňa je ešte dôležitejšie mať jasné hranice pracovného života, pretože pracujem z domácej kancelárie. Keď som pracoval na plný úväzok v kancelárskej budove, použil som podobné stratégie s rovnakým účinkom.

Vytvárajte vizuálne tágy vo vašom OS a motívoch

Niektoré služby úložiska, ako napríklad tie, ktoré sa úzko integrujú s operačným systémom, nevyzerajú vôbec (ak nepoužívate webovú aplikáciu). Nemusí nevyhnutne mať zreteľné rozhranie. Ďalším spôsobom, ako by ste si mohli rozdeliť priestor bez toho, aby ste si to uvedomili, je použitie iného operačného systému v práci aj doma. Ak máte počítač so systémom Windows v kancelárii a počítač Mac doma, už pri práci v kancelárii doma na počítači Mac sa môže vyskytnúť ten istý pocit, že ste si toho veľmi vedomí.

Ďalším problémom môže byť to, že niektoré rovnaké nástroje používate vo svojom pracovnom aj osobnom živote, pretože sa vám páčia. Nechcete si vybrať dva rôzne nástroje alebo rozhrania. Chcete použiť ten, ktorý sa vám najviac páči. Niektorí z mojich priateľov napríklad používajú Slacka na osobnú komunikáciu a tiež používajú Slacka v práci. V takom prípade odporúčame zmeniť tému (tj farebnú schému) vašich dvoch účtov Slack tak, aby fyzicky vyzerali inak. Rýchlo priradíte jednu farebnú schému k práci a jednu k súkromnému osobnému chatovaniu.

Rozdeľte prehľadávačom

Ďalšou možnosťou rozdelenia práce a vytvorenia vizuálnych podnetov, ktoré vám pripomínajú, aký typ práce vykonávate, je držať sa jedného druhu prehľadávača v práci a iného doma. Vizuálne narážky môžu byť jemnejšie, ale stále si zvyknete na spustenie, povedzme, Chrome pre prácu a Firefox pre osobné veci.

Je tiež užitočné používať dva samostatné prehliadače, aby bola vaša webová história oddelená. Napríklad by ste mohli byť viac ostražití pri vymazávaní vyrovnávacej pamäte prehliadača pre pracovné súbory, pretože obsahujú citlivé informácie o spoločnosti, ale možno by ste si chceli uchovať svoju osobnú webovú históriu, aby ste mohli rýchlo vyhľadať stránky, ktoré ste zasiahli pred niekoľkými dňami (alebo naopak) versa).

Využívajte e-mailové klientske aplikácie vo svoj prospech

Na mobilných telefónoch existuje skutočne jednoduchý spôsob, ako oddeliť pracovný e-mail od osobného e-mailu, bez ohľadu na to, či používate rovnakú e-mailovú službu, ako napríklad Gmail, pre prácu aj doma. Riešenie: Používajte rôznych e-mailových klientov.

Gmail má samostatnú aplikáciu, ale nemusíte ju nutne vyberať ako aplikáciu, ktorú používate na prístup k Gmailu. V iPhone môžete použiť aplikáciu Stock Mail. Alebo na akýkoľvek typ telefónu môžete nainštalovať aplikáciu e-mailového klienta tretej strany, ktorá pracuje s Gmailom, napríklad Boxer alebo Inboxcube.

Rád používam samostatné aplikácie na prácu a osobný e-mail. Rovnakú výhodu získam z dvoch odlišných rozhraní. Navyše, keď sa snažím, aby sa nedostal do práce, môžem opustiť a zatvoriť pracovný e-mail a zároveň udržiavať môj osobný e-mail ľahšie prístupný alebo naopak.

Môže sa stať, že sa vám jedna aplikácia aplikácie e-mailového klienta naozaj páči a chcete ju použiť pre svoju pracovnú aj osobnú e-mailovú adresu. V mnohých aplikáciách môžete mať overených viac účtov a prepínať medzi nimi ľubovoľne. Poskytuje však jednoduché použitie, ktoré však možno nechcete. Strata výhody dvoch odlišných rozhraní je stratená a stratíte možnosť ukončiť aplikáciu pomocou ľubovoľného účtu, ktorý v tejto chvíli chcete urobiť menej lákavým. Možno chcete, aby vaša technológia bola o niečo menej užívateľsky prívetivá kvôli vašej vlastnej psychológii.

Rozčlenené na lepšiu rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom

Ak potrebujete jasnejšie hranice medzi pracovným a osobným životom, rozdelenie údajov do rôznych aplikácií, služieb, operačných systémov a prehliadačov pomáha ohromne.

Mať dva odlišné virtuálne priestory, v ktorých máte prístup k svojim súborom, vytvára narážky, asociácie a bariéry vstupu, ktoré vám môžu pomôcť minimalizovať prácu na voľnom čase alebo robiť osobné práce, keď ste v práci, a zároveň vám ich umožňujú robiť, keď je to v práci nevyhnutné.