Usporiadajte: ako udržať poriadok, prehľadný a príliš zaneprázdnený

Slack uľahčuje komunikáciu v tíme ako používanie e-mailu, ale aplikácia má tendenciu vyzerať ako chaotická detská herňa. Ak majú členovia vášho tímu nadšenie pre animované gify alebo si neuvedomujú, ako pomenujú kanály, vaše osobné rozhranie pravdepodobne trpí úplnou dezorganizáciou. Týchto deväť tipov vám môže pomôcť znovu získať kontrolu nad touto najlepšou aplikáciou na obchodné správy.

1. Vytvorte kompaktnejšie správy Slack

Vaše dve nastavenia sprísnia vaše rozhranie Slack, aby boli efektívnejšie. Prejdite do časti Predvoľby> Správy a médiá. V časti Téma vyberte Kompaktné. Potom priamo pod ňou vyberte možnosť Iba zobraziť mená.

Tieto nastavenia spolu eliminujú nadbytočné znaky a medzery od Slack. Možno to nie je váš preferovaný štýl, ale stojí za to vyskúšať, ak chcete, aby váš priestor Slack vyzeral elegantnejšie a menej zaneprázdnený. Ak chcete mať možnosť skenovať veľa informácií bez toho, aby ste sa museli posúvať, mohlo by to stáť za vyskúšanie.

2. Zľahčujte bočný panel Slack

Nie je dôvod, prečo by ste mali predvolene vidieť každý kanál a správu, ktoré sú uvedené na bočnom paneli. Hviezdičkové kanály a priame správy, ktoré používate najčastejšie. To ich núti sedieť na vrchole pod nadpisom Hviezdičky, čo vám umožní sústrediť svoju pozornosť na tento zoznam kurátorov.

Ak je váš účet Slack vážne preplnený, zvážte aj zmenu nastavení tak, aby sa zobrazovali iba správy označené hviezdičkou a neprečítané správy. Prejdite do časti Predvoľby> Bočný panel> Nastavenia bočného panela> Vzhľad a vyberte neprečítané konverzácie a konverzácie označené hviezdičkou.

3. Potlačte neporiadok s obrázkami

Ak je vaša hlavná sťažnosť na Slacka taká, že vaši kolegovia uverejňujú príliš veľa animovaných gifov, ikon emodži a odkazov s obrovskými obrázkami náhľadu, môžete ich jednoducho potlačiť. Vyhľadajte v časti Predvoľby> Správy a médiá. Na spodnej strane sú začiarkavacie políčka, ktoré umožňujú skryť rôzne typy snímok.

Ak chcete dokonalý prehľadný Slackovský zážitok, nastavte ich takto:

4. Prispôsobenie upozornení

Príliš veľa oznámení zmení ich na hluk. Prispôsobte si oznámenia, ktoré dostanete, v Slacku v troch krokoch.

Najskôr stlmte všetky kanály, pre ktoré nie je dôležitá väčšina nových správ. Prejdite na kanál, kliknite na ikonu ozubeného kolieska vedľa vyhľadávacieho panela a vyberte možnosť stlmenia tohto kanála.

Po druhé, zmeňte svoje predvoľby upozornení na možnosť Priame správy, zmienky a kľúčové slová alebo Nič. Ak vyberiete možnosť Nič, uvidíte odznaky označujúce nové správy, ale nebudete dostávať zvukové výstrahy ani iné upozornenia na obrazovke.

Po tretie, venujte pozornosť posledným dvom možnostiam, ktoré sa zobrazujú v tejto časti vašich preferencií: Upozorniť ma na odpovede na témy, ktoré sledujem, a použiť iné nastavenia pre mobilné zariadenia. V závislosti od toho, ako vy a vaši spoluhráči používate konverzácie s vláknami, možno budete chcieť vybrať možnosť prijímania oznámení o vláknach. Pokiaľ ide o možnosti mobilného zariadenia, výberom rôznych preferencií v telefóne môžete pomôcť sústrediť sa. Keď budete nabudúce potrebovať prácu bez prerušenia, ukončite aplikáciu Slack pre stolné počítače a odhláste sa z webovej aplikácie, ale ponechajte svoj telefón nablízku kvôli dôležitým upozorneniam Slack.

5. Použite predpony na zhlukovanie podobných nevyužitých kanálov

Tu je taktika, ktorú pravidelne vidím tímy používať v Slack: Vytvárať predpony pre kanály, ktoré by mali byť zoskupené. Napríklad všetky kanály, ktoré majú byť použité výhradne predajným tímom, by mali mať predponu „sales-“, aby ste mohli mať # sales-contact, # sales-tips, # sales-wins, atď. Kanály, ktoré sú len pre zábavu, môžu mať predponu „fun-“ alebo „watercooler-“.

Použitie predpony spôsobí, že sa podobné kanály automaticky zoskupia, a to tak na bočnom paneli, ako aj v úplnom zozname kanálov, kedykoľvek ich potrebujete preskúmať.

6. Použite nástroje na výzvu (alebo tento hack)

Keď sa pýtate svojich spoluhráčov na otázku v štýle prieskumu, napríklad „Koľko hodín sa môžu všetci stretnúť dnes popoludní?“ použite aplikáciu na dopyt. Čítanie odpovedí na anketu je oveľa jednoduchšie a ľahšie ako na listovanie cez komentáre.

Polly for Slack je jednou z najznámejších aplikácií v prieskume a prieskume. Nainštalujte ho ako doplnok Slack a potom zadajte „/ polly“, kedykoľvek budete chcieť vytvoriť anketu.

Pomocou tohto jednoduchého hackovania môžete tiež preskočiť dotazovacie nástroje: Napíšte svoju otázku a poskytnite možné odpovede pomocou reacji. Vaši spoluhráči zistia, že k otázke by mali pridať vhodné odpovede, aby ukázali svoje preferencie. V prípade volieb, ktoré nemajú zhodné ikony, použite číslo reacji alebo farebné bodky. Výsledky sú pevné, upratané a ľahko čitateľné.

7. Vytvorte etiketu pre nite

Vlákna správ sú fantastické na udržanie organizácie Slack, ale iba ak ich používate spôsobom, ktorý funguje pre váš tím. Vlákno správy je konverzácia, ktorá sa roztočí z hlavného kanála na bočný panel. Ľudia sa môžu rozhodnúť pre konverzáciu alebo zostať mimo nej. V závite môžete vy a vaši spoluhráči viesť komplikovanú konverzáciu o jednej téme bez toho, aby bola prerušená.

Ak je však príliš veľa vlákien, je ťažké prehľadať kanál a dohnať všetko, čo sa nedávno stalo. Preto musíte nájsť správnu rovnováhu medzi využívaním nití a etiketou. Neexistuje pravidlo, ako to urobiť.

Pracoval som s tímom, ktorý na konci každej správy, ktorú chcel odkloniť od hlavného kanála, pridal cievku nití emoji. Postupom času sme všetci dodržiavali neformálne pravidlá týkajúce sa toho, kedy je potrebné posielať správy, a zdá sa, že všetci ich radi dodržiavajú.

Tip: Ak chcete pridať vlastné emodži, kliknite na svoj pracovný priestor v ľavom hornom rohu, vyberte Prispôsobiť nepočet a na kartu Emoji nahrajte obrázok podľa svojho výberu. Upozorňujeme, že správcovia môžu obmedziť, kto môže pridať vlastné emodži.

Ak ste pre pokročilejšie drotárstvo, možno sa budete chcieť naučiť, ako si vybudovať aj ochabnutú robotu.

8. Usporiadajte svoje myšlienky formátovaním

Na usporiadanie toho, čo píšete do správ Slack, použite formátovanie. Uľahčuje ostatným ľuďom prehľadávanie kanálov a vyzdvihnutie toho, čo je dôležité.

Slack používa formátovanie Markdown pre tučné písmo, kurzívu, podčiarknutie a formát kódu. Ak napíšete viac ako niekoľko znakov, v spodnej časti obrazovky sa zobrazí podvádzacia tabuľa, ktorá vám pomôže.

Okrem toho pridajte zalomenie riadkov do svojej správy pomocou shift + return. Táto kombinácia stlačenia klávesov umožňuje vytvárať odseky bez uverejnenia správy (ak stlačíte návrat bez zmeny, vaša správa sa uverejní). Keď to urobíte, môžete písať dlhšie správy, ktoré sú ľahko čitateľné a editovateľné, namiesto toho, aby ste museli uverejňovať päť alebo šesť po sebe nasledujúcich správ. Tento postup môže byť užitočný pre vaše výsledky vyhľadávania Slack, ak používate bezplatný účet, ktorý je obmedzený na vyhľadávanie iba posledných 10 000 správ.

9. Vytvorte automatizované výstrahy

Automatické upozornenie v Slack je upozornenie, ktoré dostanete automaticky, keď dôjde k nejakej akcii. Môžete napríklad vytvoriť upozornenie, keď niekto vyplní webový formulár vašej spoločnosti. Niekoľko ďalších nápadov: Upozornenie môžete mať zakaždým, keď sa predaj uzavrie v internetovom obchode, kedykoľvek sa objaví nový komentár na vašom webe, alebo akonáhle niekto z vášho tímu otvorí alebo uzavrie problém v službe Github.

Existuje niekoľko spôsobov, ako nastaviť a kontrolovať automatické upozornenia. Najjednoduchšie je integrácia Slacku s inými nástrojmi v adresári aplikácií. Napríklad pripojte Slack k Freshdesk a môžete dostávať varovania o podporných lístkoch zaslaných vášmu tímu.

Ďalším spôsobom je použitie aplikácie Slack Incoming Webhooks, ktorá vyžaduje trochu technického know-how na nastavenie, ale umožňuje získať upozornenia o aktivitách, ktoré môžu byť mimo oblasti aplikácií Slack. Poslednou možnosťou je použitie automatizačného nástroja tretej strany, napríklad IFTTT, Workato alebo Zapier. Tieto služby vám umožňujú prepojiť aplikácie medzi sebou av prípade Slack môžete aplikáciu pripojiť, aj keď ju Slack natívne nepodporuje. Nástroje automatizácie vám tiež môžu poskytnúť viac možností na prispôsobenie výstrahy.

Signál vs. hluk

Slack prisľúbil, že pomôže opraviť niektoré problémy so signálom, ktoré sú vlastné e-mailu. Sľúbil tiež dať ľuďom spôsob komunikácie, ktorý bol zábavnejší. Je to aplikácia, ktorá väčšinou uspeje v oboch oblastiach, ale z toho sa vyvinula iná šelma, ktorá sa môže cítiť neprakticky. Vyčistením rozhrania Slack môžete výrazne znížiť hluk a vytvoriť viac zameraný priestor na komunikáciu.

Ak zlyhajú všetky ostatné možnosti, môžete vždy skočiť z lode hľadaním týchto 17 alternatív k Slack. Ak ste odhodlaní držať sa tejto aplikácie, nezabudnite sa naučiť niekoľko ďalších tipov a trikov pre Slacka.