Usporiadajte: ako zlepšiť komunikáciu pre lepšie riadenie projektov

Počas každého projektu je dôležité vedieť, ako komunikovať, ako aj kedy používať službu komunikácie s projektom na komunikáciu. Komunikácia so všetkými zúčastnenými stranami je podľa správy inštitútu pre riadenie projektov jediným najdôležitejším faktorom úspechu riadenia projektu. Slabá komunikácia je príliš často príčinou iných problémov, ktoré vedú projekt mimo kurzu alebo ho úplne potápajú.

Čo znamená jasná, otvorená a efektívna komunikácia z hľadiska projektového manažmentu a ako to robíte? Minulý týždeň sa v stĺpci Get Organized (Zorganizované) zaoberal tým, ako začať so správou projektu. Kľúčové kroky sa týkali vymedzenia projektu (a uistenia sa, že ide skôr o projekt, nielen o prebiehajúcu prácu) a jeho požiadaviek, rozsahu, výsledkov, míľnikov a aktérov vrátane zainteresovaných strán. Ak ste si to ešte neprečítali, odporúčame vám to pred vyriešením tohto článku.

Ako zlá komunikácia ovplyvňuje riadenie projektu

Podľa prieskumu spoločnosti PricewaterhouseCooper sú hlavnými tromi problémami, ktoré bránia úspechu projektu, zmeny v rozsahu, zlý odhad vo fáze plánovania a zle definované ciele a ciele. Jason Westland, generálny riaditeľ ProjectManager.com, však vidí všetky tieto problémy ako problémy vyplývajúce z iného koreňa: zlej komunikácie.

„Ak projektový manažér nemá obmedzený rozsah alebo ak hráči nepoznajú časový rozvrh, veci sa rozpadnú alebo to, čo sa dodáva, nespĺňa požiadavky, “ povedal Westland, keď som s ním nedávno hovoril o osvedčených postupoch riadenia projektu.,

Westland, ktorý tiež napísal Životný cyklus riadenia projektu , dodal: „Čo sa zvyčajne stáva, manažér projektu nemá skutočný popis rozsahu projektu. Tím v skutočnosti nevie, čo dodáva. naozaj vie, aké sú konečné dátumy medzníkov alebo kľúčových výstupov. A v priebehu projektu ich nikto neinformuje o celkovej vízii, o dôvode, prečo ju robia. A veci len skĺznu. ““

Westland vyrástol na Novom Zélande. Podelil sa so mnou o analógiu medzi pasením oviec v teréne svojej vlasti a riadením projektu.

Predstavte si mladého chlapca, ktorý musí presunúť 300 oviec z jedného výbehu do druhého, pričom použije iba pár psov. „Si so svojimi psami v neustálom spojení prostredníctvom píšťalky, “ povedal. „Psy sa neustále sťahujú do rozdelených alebo zlúčených skupín.“ Práca sa môže zdať nepraktická pre jedného chlapca a pár psov, ale ak nikdy nedôjde k prerušeniu komunikácie a chlapec si stále pripomína svoj cieľ, môže sa to urobiť.

Pozrite sa na Veľký obraz

Počas úvodného stretnutia projektu musia všetci hráči, ktorí budú pracovať na projekte, opustiť stretnutie s jasným popisom toho, čo bude konečný projekt obsahovať. Inými slovami, každý by nemal mať len víziu, ale aj písomné podrobnosti.

Predstavte si projekt, ktorý trvá jeden rok. Niekoľko mesiacov po ukončení projektu je celkom možné, že videnie v oku niekoho iného od prvého dňa trochu zmenilo. Projektový manažér musí všetkým pripomenúť popis konečného projektu - a musí tak robiť často. K takejto komunikácii s víziou môže dôjsť počas pravidelne plánovaného stretnutia (viac o tom za okamih) alebo z času na čas privedením klienta projektu, aby tímu upozornil, na čom pracujú.

Okrem toho je každý v projektovom tíme zodpovedný za komunikáciu, keď sa úloha alebo séria úloh odkloní od ďalšieho výstupu alebo konečného opisu projektu. Keď vznikne úloha, ktorá nepatrí do rozsahu, je potrebné, aby sa pracovníci rozprávali a projektoví manažéri si museli vypočuť. Komunikácia je obojsmerná ulica. Podobne, ak tím verí, že to nestihne termín, musí oznámiť projektovému manažérovi, keď je ohrozený, nie potom, keď je príliš neskoro. Projektový manažér, ktorý počuje komunikáciu tohto druhu, môže podľa toho urobiť rozhodnutia. A ako ste možno uhádli, projektový manažér musí informovať tím o všetkých vykonaných zmenách a požadovať spätnú väzbu.

Venujte pozornosť jemným detailom

Okrem častého návratu k vízii a udržiavania rozsahu pod kontrolou musia projektoví manažéri vedieť o všetkých jemných detailoch. „Počas projektu je skutočne dôležité, aby vedúci projektu bol plne informovaný o každej úlohe a aký je jej stav, “ uviedol Westland.

Projekty môžu ľahko mať tisíce úloh, čo je veľa informácií, ktoré si každý projektový manažér pamätá. Z tohto dôvodu je služba riadenia projektov taká cenná. Dva príklady sú Zoho projekty a projekty tímovej práce, aj keď na trhu existujú desiatky tímov rôznej veľkosti a zložitosti.

Keď tímy používajú platformy riadenia projektov, všetky úlohy sa zaznamenávajú do systému a sú viditeľné pre všetkých, ktorí ich potrebujú vidieť (alebo niekedy sú viditeľné pre všetkých v závislosti od nástroja). Každá úloha má zástupcu a dátum splatnosti. Zvyčajne existujú aj ďalšie informácie, ktoré popisujú, či úloha momentálne nie je na nikovom štítku, či je aktuálne alebo dokončená. Niektoré platformy ešte podrobnejšie sledujú percentuálnu úroveň dokončenia každej úlohy. Projektový manažér tak môže kedykoľvek skontrolovať svoju úlohu, aby videl jej stav bez toho, aby musel chodiť k niekomu stolu, ťuknúť na túto osobu na pleci a opýtať sa. Úplne mení povahu komunikácie.

Nástroje riadenia projektov centralizujú informácie a dávajú k nim prístup všetci. Nakoniec je dokumentácia iba ďalšou formou komunikácie.

Peter Clarkson, riaditeľ Maestro Development, ktorý vytvára platformu pre riadenie projektov Maestro Project Office, je bývalý projektový manažér, ktorý riadil tisíce projektov. „Urobil som veľa auditov zlých projektov. Bol som známy ako umelec záchrany pomocou finančných prostriedkov, “ povedal mi. „Neustále sa spája s nedostatkom metodiky a s nedostatkom informácií o tom, čo sa deje v projekte: nie dokumentovanie stretnutí, problémy, akcie.“

Keď Clarkson popisuje svoj deň ako projektového manažéra, je zrejmá dôležitosť komunikácie a projektového manažéra, ktorý je napojený na každý kúsok komunikácie. „Ako projektový manažér som vždy tvrdil, že som lenivý, pretože som si nikdy nič nepridelil, “ povedal. „Jediné, čo som urobil, bolo chodiť a hovoriť s ľuďmi alebo čítať správy, alebo skontrolovať v databáze problémy, ktoré sa varili a zaznamenávajú, ale nikto nič nerobil. Čítal som zápisnice zo stretnutí z rôznych stretnutí, ktoré som nerobil vlastne ísť. “ Povedal, že tretinu svojho pracovného dňa ľahko strávil v akomkoľvek nástroji riadenia projektu a databáze, ktorú tímy používali.

Udržujte stretnutia

Väčšina projektov a projektových tímov sa do určitej miery spolieha na stretnutia. Ako vysvetľuje Westland, „Pred online nástrojmi vedeli projektoví manažéri zvyčajne týždenné stand-up stretnutie, na ktorom všetci jednoducho uviedli, na ktorých úlohách pracujú, na ktorých úlohách vykonali a stave ďalších výstupov alebo úloh.“ Existuje však platforma na riadenie projektov, v ktorej sú všetky tieto informácie zaznamenávané a zviditeľňované, ale stále majú zmysel stretávať sa?

Vlastne áno. Aj keď je komunikácia pomocou nástrojov online veľmi vylepšená, stretnutia sú stále prospešné. „Nie je to tak, že stále nemáte stand-ups, je to len to, že sa účel zmenia. Namiesto týždenného stand-upu založeného na úlohách sa môže stať dvojtýždňové stretnutie, na ktorom projektový manažér obnoví víziu a zabezpečí, aby všetci vie, kam musí ísť, alebo privádza klienta, aby hovoril o dôvode, prečo sa projekt dodáva. Stáva sa skôr strategickým stretnutím ako realizačným stretnutím, “uviedol Westland.

Plán pre posmrtné správy

Komunikácia je kľúčom k úspechu každého projektu, a to nielen vo fáze plánovania a úvodného stretnutia, ale aj v priebehu projektu a dokonca aj po jeho ukončení. Posmrtné stretnutia dávajú členom tímu poslednú príležitosť na komunikáciu o tom, čo sa na projekte stalo správne a čo nie.

Členovia tímu by mali byť úprimní a otvorení spätnej väzbe, ale rovnako dôležité je, aby projektový manažér počúval spätnú väzbu, zaznamenal ju a odkázal na ňu pri najbližšom vzniku podobného projektu.

Platformy riadenia projektov môžu byť tiež skvelým zdrojom referenčných materiálov po skončení projektu. Väčšina tímov ťaží z preskúmania správ a histórie svojich projektov, aby získala lepší prehľad o tom, čo sa stalo, keď sa niečo zhoršilo.

Ďalšie tipy, ako čo najlepšie využiť dva služby správy projektov spoločnosti PCMag, ktoré si vybrali Editors 'Choice, si môžete prečítať 7 spôsobov, ako zjednodušiť riadenie projektov v tímových projektoch a 5 funkcií zoologických projektov na organizovanie vášho podnikania.