Usporiadajte: ako som prešiel na prácu v cloude

Po rokoch práce v hybridnom systéme, kde boli niektoré súbory lokálne a niektoré boli v cloude, som nedávno prešiel na prácu úplne online. Rozhodol som sa používať Disk Google, ale mohla by rovnako ľahko fungovať akákoľvek podobná služba, napríklad Microsoft Office Online.

Tu je návod, ako som sa presťahoval do nového prostredia, niektoré z kladov a záporov, keď som pracoval úplne online, a rady, ak uvažujete aj o zmene.

Prečo som migroval na Disk Google

Disk Google som už dlho používal vrátane Dokumentov, Tabuľiek a Prezentácií Google. Až donedávna som ho však nikdy nepoužíval výlučne na celú svoju prácu.

V mojom predchádzajúcom nastavení boli niektoré súbory uložené lokálne v mojom počítači (samozrejme zálohované) a iba niekoľko súborov, ktoré žili ako Dokumenty Google a ďalšie online súbory. Disk Google som väčšinou používal na spoluprácu súborov, napríklad na dokumentovanie dovolenky s priateľmi.

Jedným z hlavných dôvodov, prečo som sa rozhodol úplne presunúť do cloudu, bolo to, že som používal veľa rôznych zariadení, oveľa viac ako kedykoľvek predtým. V ktorýkoľvek daný deň by som mohol chcieť vykonať prácu z ktoréhokoľvek z približne piatich rôznych zariadení v závislosti od toho, či som bol doma, na stretnutí, na cestách alebo niekde inde. Mám stolný počítač Mac, Chromebook Pixel, ktorý je prenosný, ale nie je skvelý na schôdzky, smartphone a prenosný počítač. A občas pracujem na počítači niekoho iného.

Vždy, keď je to možné, radšej robím poznámky a upravujem ich priamo v mojich súboroch, než aby som si v aplikácii na vytváranie poznámok robil samostatnú poznámku o tom, čo musím urobiť neskôr so súborom. Práca v cloude vyhovuje týmto potrebám a Disk Google vyhovel väčšine mojich ďalších potrieb, napríklad kompatibilite s formátmi súborov balíka Microsoft Office, veľkému úložisku a podpore všetkých zariadení, ktoré mám.

Keď je všetka vaša práca v cloude, máte priamy prístup k súborom. Pokiaľ máte pripojenie na internet (a niekedy aj keď nemáte), môžete súbory upravovať. Trvalo niekoľko rokov, kým sa Disk Google dostal k tomuto bodu, ale teraz, keď je to tu, používam ho s vynikajúcimi výsledkami.

Tipy na prechod na cloud

Keď sa rozhodnete ponechať všetku svoju prácu v cloude a lokálne ju neukladať, budete čeliť jednej veľkej výzve: prísť na to, čo robiť so všetkými vašimi starými súbormi. Moja rada sa príliš nestará o staré súbory. Nestrácajte čas pokusom o dokonalú migráciu alebo reorganizáciu všetkých vašich starých údajov, na ktoré by ste sa už nikdy nemuseli pozrieť.

Namiesto toho sa zamerajte na to, ako budete v budúcnosti organizovať alebo ukladať nové údaje. V mojom prípade som začal používať Disk Google pre všetky svoje nové dokumenty okamžite. Vytvoril som nové priečinky na Disku Google online, ktoré odrážajú rovnaký organizačný systém, aký som používal na svojej pracovnej ploche. Keď som začal nový súbor, urobil som z neho dokument Google. Venoval som väčšiu pozornosť súčasnosti ako minulosti.

Mal som niekoľko súborov, ktoré by som klasifikoval ako staré ani nové, ale „prebiehajúce“. Prebiehajúci súbor je súbor, ktorý som vytvoril už dávno, ale stále je relevantný a používa sa aj dnes. V mojom prípade majú tendenciu byť tabuľkami, v ktorých pracujem, keď dokončím prácu. Mám napríklad prebiehajúci súbor, v ktorom sledujem články, ktoré píšem, dátumy ich uverejnenia a ďalšie metaúdaje. Neustále to pridávam a je to vždy užitočné a relevantné, aj keď som ho vytvoril pred rokmi.

Ak chcete tieto prebiehajúce súbory migrovať, jednoducho som ich jeden po druhom nahral na Disk Google a skonvertoval som ich na súbory vo formáte Google. Súbory programu Excel sa stali Tabuľkami Google. Jednoduchá.

Dôvodom, prečo som ich robil jeden po druhom, bolo skontrolovať a ubezpečiť sa, že sa otvoria a že obsah nebol skomolený. Našťastie sa všetko prenieslo hladko. Napriek tomu som si tieto veľmi cenné originálne kópie súborov na svojom počítači ponechal asi mesiac, len pre prípad, že by ma to viedlo k inej rade: originálne kópie vašich dôležitých súborov si ponechajte prekrývajúce sa obdobie.

Ak sa s migráciou niečo stane, budete chcieť originály. Je to ako keď vkladáte šek na diaľku pomocou mobilnej aplikácie a banka vám pošle správu, ktorá hovorí: „Prečo sa nezúčastníš tohto šeku, kým sa nevymaže?“

Ďalšou radou je otestovať, či služba funguje na všetkých vašich zariadeniach. Otvorte rôzne súbory. Teraz vypnite Wi-Fi a skúste ich otvoriť. Je možné, tj mali ste offline kópie súborov, ktoré ste očakávali (viac o offline prístupe za okamih)? Môžete upravovať? Potrebujete na vykonanie práce, ktorú chcete urobiť, nainštalovať nejaké aplikácie alebo doplnky? Je to ťažšie, ako si myslíte, že si urobte čas na spustenie týchto skúšok, ale určite to nie je tak, že sa niekde objavíte a nie ste schopní urobiť nič, čo ste plánovali.

Keď som začal pracovať s novým systémom úplnej práce na Disku Google (ale stále počas tohto obdobia prekrývania, predtým ako som vymazal všetky svoje lokálne uložené údaje), nainštaloval som do svojho počítača synchronizačnú súčasť Disk Google a zálohoval som posledné dva roky. “ dát do cloudu. Netestoval som každý súbor, aby som sa ubezpečil, že sa konvertovali čisto na Disk Google, ako som to urobil so svojimi dôležitými priebežnými súbormi, ale cítil som sa lepšie vedieť, že som si stiahol väčšinu svojich starých údajov len pre prípad, že by som ich niekedy potreboval. Rady v tejto oblasti: Zálohujte si staré súbory, ale na to nestrávajte príliš veľa času.

Pri vážení rizík a odmien, vymožeností a nepríjemností som cítil, že zálohovanie mojich starých údajov, ktoré pravdepodobne už pravdepodobne nikdy viac nebudem potrebovať, na Disk Google a volanie na jeden deň mi stačilo.

Existujú aj iné výhody a nevýhody. Upozorňujeme, že neuvádzam všetky výhody a nevýhody, ale len niektoré z nich, ktoré sa týkajú používania Disku Google výlučne pre pracovné súbory.

Práca v cloude: Pros

Automatické zálohovanie. Viem, že väčšina ľudí, ktorí si teraz nezálohujú svoje údaje, sa nezačne čoskoro. Keď pracujete na Disku Google, nemusíte myslieť na zálohovanie. Stáva sa to automaticky a často.

Toľko priestoru! Disk Google je dodávaný s veľkým množstvom miesta. Každý, kto má účet Google, získa najmenej 15 GB, ale nákup ďalších je lacný. Navyše existujú aj ďalšie medzery, ktoré vám dávajú viac priestoru. Napríklad súbory, ktoré vytvoríte na Disku Google, ako napríklad Dokumenty Google, sa do limitu úložiska nezapočítavajú! To je obrovské.

Zlučiteľné s úradom. Aj keď vytváram a upravujem súbory výlučne na Disku Google, nie každý, s ktorým spolupracujem, to robí. Mnoho ľudí stále používa Microsoft Office. Pomocou Disku Google môžete exportovať akýkoľvek typ súboru Google do formátu Microsoft. Na základe niekoľkých kliknutí môžem dokument Google zmeniť na súbor.docx programu Word.

Collaboration. Vďaka spolupráci v reálnom čase nie je na Disk Google nič. Pri práci na súbore môžete zdieľať súbory s ostatnými používateľmi, spravovať, kto ich môže zobraziť a upravovať, a dokonca máte rozhovor s vašimi spolupracovníkmi.

Lokálna synchronizácia. Ako som už spomenul, podarilo sa mi rýchlo zálohovať svoje staré súbory na Disk Google, pretože obsahuje komponent lokálnej synchronizácie. Táto funkcia umožňuje službe Disk Google vykonávať dvojitú prácu ako kancelársky balík online a program na synchronizáciu a zálohovanie súborov.

Cena. Disk Google je zadarmo. Microsoft Office stojí asi 100 dolárov ročne. Musím povedať viac?

Práca v cloude: Nevýhody

Ochrana súkromia a bezpečnosť. Ľudia, ktorí nechcú vôbec využívať cloudové služby, sa takmer vždy zaujímajú o súkromie a bezpečnosť. Vaše údaje ukladá niekto iný na mieste, ktoré pravdepodobne nemôžete určiť. Spoločnosť Google predvolene šifruje vaše súbory uložené na Disku, ale spoločnosť spravuje aj vaše kľúče, čo je pre niektorých červená vlajka. Ak neveríte spoločnosti, ktorá ukladá vaše súbory, alebo ak vaše súbory obsahujú vysoko citlivé informácie, migrácia do cloudu nemusí byť pre vás.

Prístup offline. Práca v cloude znamená, že potrebujete pripojenie na internet. Navigácia online verzus offline pravidiel a konfigurácií môže byť skutočnou bolesťou. Niekedy sa veci pokazia alebo nie, ako ste očakávali.

S Diskom Google je možné pracovať v režime offline, čo je skvelé, s výnimkou mnohých upozornení, a úprimne povedané, nemám ich uložené v pamäti. Viem, že potrebujem prehliadač Chrome, aby fungoval, ale často zabúdam na podrobnosti. Zistil som, že načítanie súborov, na ktorých chcem pracovať, skôr ako opustím oblasť s pripojením Wi-Fi, je dobrým riešením, ale znova len v prípade, že používam prehliadač Chrome. Potom môžem na týchto súboroch pracovať ľahko (pokiaľ nezámerne nezatvorím kartu).

Ale to môže byť chaotický.

Po dokončení úprav v režime offline stále potrebujem pripojenie zariadenia k internetu, aby sa zmeny dostali do cloudu. Niekedy to spôsobuje problémy. Povedzme, že pracujem v režime offline na notebooku, keď som v lietadle. Lietadlo pristane, dostanem taxík a potom si pamätám ďalšiu zmenu, ktorú chcem urobiť. Ak otvorím telefón a načítam súbor pomocou dátového pripojenia, uvidím starú kópiu pred všetkými zmenami, ktoré som urobil v lietadle, pretože som ich ešte nesynchronizoval. Povedzme, že na to zabudnem a telefonicky urobím niekoľko zmien. Keď konečne pripojím prenosný počítač k internetu, Google mi povie, že niečo nie je v poriadku. Existujú riešenia, ale žiadne z nich nie sú čisté alebo jednoduché. Pripravte sa na kopírovanie a prilepenie.

Vyhľadávanie funguje, s výnimkou prípadov, keď nie. Keď ukladáte svoje súbory pomocou Google, krstného mena v internetovom vyhľadávaní, máte na vyhľadávací nástroj vysoké očakávania. Hľadanie súborov na Disku Google bolo zasiahnuté alebo zmeškané. Keď vyhľadávam podľa názvu súboru, pravdepodobne nájdem, čo potrebujem, ale nie vždy. Zdá sa, že najmä podčiarknutia v názvoch súborov vyvolávajú Google slučku. Mám súbor s názvom 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, ale keď vyhľadám výraz „Collaboration“, obrázok nižšie zobrazuje, čo sa objaví.

Google vyhľadáva obsah vašich súborov, čo pomáha, ale stále môže nejaký pokus a omyl nájsť, čo potrebujete. Keď s vami zdieľajú súbory iní spolupracovníci, sú to tie, ktoré mám najťažšie nájsť, s vyhľadávaním alebo bez neho. Nakoniec sa spolieham na súbory označené hviezdičkou (obľúbené položky), ako aj na zoznam posledných súborov, ktoré Disk Google ponúka pomerne veľa.

Online rozptýlenie. Ak chcete pracovať v službe Dokumenty Google, musíte mať otvorené okno prehliadača a pre niektorých ľudí je online, keď je šmykľavý svah. Pre mňa to nie je problém. Na zvýšenie produktivity a minimalizáciu rozptýlenia používam niekoľko nástrojov a trikov. Ale pre ostatných je proste online pozvanie na surfovanie po webe a nie skutočnú prácu. Ak ste pri odpájaní z Internetu lepšie pracovať, práca v cloude pravdepodobne nie je pre vás.

Mali by ste sa presunúť do cloudu?

Práca výlučne v cloude má svoje výhody, ale prináša to aj určité frustrácie. Ako som už povedal, práca online nemusí nevyhnutne znamenať používanie služby Disk Google, ale mnoho výhod a nevýhod bude v podobných riešeniach rovnaké. Pred presunom do cloudu by ste si mali položiť niekoľko otázok:

• Mám väčšinu času spoľahlivý prístup na internet?
• Som ochotný sa naučiť pravidlá práce offline a online?
• Umožní mi práca v cloude prístup k súborom spôsobom, ktorý teraz nemám a ktorý budem skutočne používať?
• Som ochotný zorganizovať miesto, kde je uložená moja práca, aby som ju mohol ľahko nájsť?
• Budem schopný odolať pokušeniu surfovať na webe, ak budem vždy pripojený?

Viac informácií nájdete v 30 tipoch služby Disk Google.