Usporiadajte: ako spolupracovať v kancelárii spoločnosti Microsoft v 5 jednoduchých krokoch

Najväčšou novou funkciou v aplikácii Microsoft Office 2016 je to, že umožňuje spoluprácu v reálnom čase. Umožniť viac ako jednej osobe pracovať na súbore súčasne a prinútiť všetky strany, aby videli zmeny, ako ich spolupracovníci robia, je už dlho predajným miestom konkurenčných kancelárskych balíkov, konkrétne služby Disk Google so svojimi Dokumentmi, Tabuľkami a ďalšími online. aplikácie na zvýšenie produktivity. Živé spolutvorenie v aplikácii Office je vítaným doplnkom k aplikáciám balíka Office, ak sa oneskorili. Používanie funkcií na spoluprácu pri úpravách vyžaduje trochu nastavenia a know-how. Týchto päť krokov vám pomôže začať.

1. Skontrolujte svoje meno

Ako budú ľudia vedieť, kto ste, keď sa prihlásite do svojich súborov a začnete upravovať? Otvorte aplikáciu, napríklad Word alebo Excel, a prejdite do časti Súbor> Možnosti a potom na karte Všeobecné uvidíte nadpis s názvom „Prispôsobte si kópiu balíka Microsoft Office“. Používatelia počítačov Mac nájdu túto možnosť v časti Predvoľby> Používateľ. Tu môžete aktualizovať svoje meno, iniciály a ďalšie identifikačné informácie. Pravdepodobne uvidíte niektoré podrobnosti už vyplnené na základe vášho účtu Microsoft alebo akékoľvek informácie, ktoré poskytol správca vášho firemného účtu.

Aktualizácia mena a iniciálok je v každom prípade užitočná, ak vás ľudia poznajú iným spôsobom ako vaše meno alebo zadané meno. Výber identifikovateľných iniciálov tiež pomôže, ak zdieľate súbor iniciálov so svojimi spolupracovníkmi. Napríklad som zmenil svoje veľmi bežné iniciály, JD, na JED.

2. Uložte súbory do cloudu

Ak súbor nie je uložený v zdieľanom priestore, s vami nemôže nikto pracovať. Ak svoje súbory uložíte na zdieľaný priestor z okamžitého spustenia, budete mať ľahší čas na sledovanie, namiesto čakania na to, aby vás služba Office 2016 vyzvala na vytvorenie kópie do zdieľaného priestoru (čo urobí, kedykoľvek budete skúste zdieľať lokálne uložený súbor).

Prejdite na Súbor> Uložiť ako a vyberte umiestnenie na OneDrive (domáci používatelia vyberú túto prvú možnosť), OneDrive pre firmy alebo SharePoint.

3. Pozvite spolupracovníkov

Na pozvanie spolupracovníkov budete potrebovať ponuku Možnosti zdieľania, ktorá sa nachádza v pravom hornom rohu. Vyhľadajte ikonu „osoba so znamienkom plus“. Odtiaľ môžete vybrať možnosť „Pozvať ľudí“.

Pozvať ľudí otvorí pole priamo v rovnakom okne, v ktorom zadáte e-mailové adresy, pridáte voliteľnú správu a súbor zdieľate e-mailom. Na počítačovej verzii Office 2016 pre počítače Mac ponúka tlačidlo Zdieľať tiež možnosť Kopírovať odkaz a odoslať prílohu, ktorú môžu používatelia systému Windows nájsť na table Súbor> Zdieľať. V dolnej časti panelu Zdieľať je voľba „Získať odkaz na zdieľanie“, ktorá skopíruje odkaz na súbor do vašej schránky, ktorý môžete vložiť do ľubovoľnej komunikačnej alebo kooperačnej platformy, ktorá sa vám páči.

4. Ak sa úpravy v reálnom čase neobjavia, obnovte zmeny

Ak vy a všetci vaši spolupracovníci používate rovnaké úložisko OneDrive for Business alebo SharePoint a vy všetci používate rovnakú verziu balíka Office 2016, mali by ste mať možnosť vidieť zmeny vo vašom súbore tak, ako sa vyskytnú, pričom každé písanie bude označené príznakom farba a identifikačný súbor iniciálok alebo obrázok.

Ak však vaši spolupracovníci pristupujú k zdieľanému súboru iným spôsobom, napríklad prostredníctvom online verzie programu Word, ako to urobil môj spolupracovník počas testovania, zmeny sa nemusia zobraziť v reálnom čase. Musel som manuálne obnoviť alebo aktualizovať môj súbor.

Úplne v dolnej časti okna vyhľadajte riadok s textom „Dostupné aktualizácie“.

Kliknutím na tento text obnovte dokument a objavia sa zmeny vašich spolupracovníkov.

5. Zamknite obsah, aby ste zabránili zmenám

Niekedy vyzývate spolupracovníkov, aby vám pomohli upraviť dokument, ale je tu určitý obsah, ktorý by sa nemal meniť. Môžete ho uzamknúť pomocou nástroja Block Authors, ktorý nie je intuitívne pomenovaný. Vyzerá to, že zruší oprávnenia na úpravy, keď v skutočnosti jednoducho uzamkne obsah, ktorý vyberiete z úprav.

Zvýraznite obsah, ktorý chcete uzamknúť. Prejdite na položku Kontrola> Blokovať autorov. Zvýraznená časť bude mať vedľa nej ikonu, ktorá znamená, že nikto iný ju nemôže zmeniť.