Usporiadajte: ako vyčistiť doručenú poštu jill duffy

E-mail spôsobuje vážne problémy pre našu produktivitu a pre našu psychiku. Preplnená doručená pošta váži myseľ. Vrátiť sa k nemu znova a znova vytvára viac „práce o práci“, ako sa hovorí, čo je vysoko neefektívne a v skutočnosti len zriedka ústredné pre skutočnú prácu, ktorú musíme urobiť. Ak to znie ako váš život, je čas vyčistiť doručenú poštu.

Moja metóda udržiavania zdravého vzťahu s e-mailom spočíva na veľmi malých a konkrétnych akciách, ktoré každý deň vykonávam - pozrite si mojich 11 tipov na správu e-mailov. Inými slovami, údržba mojej doručenej pošty nie je jednorazová upratovacia práca. Čo však môžete urobiť, ak je vaša doručená pošta taká hrozná, že nemôžete vidieť za tú obrovskú a okamžitú prekážku, s ktorou sa s ňou najskôr stretnete? V takom prípade je čas sadnúť si a opraviť doručenú poštu.

Tu je návod, ako to urobiť.

Krok 1. Zamiesť doručenú poštu

Zabudnite na spracovanie každej správy v doručenej pošte. To sa nestane a nebude tu žiadna veľká odmena. Lepšie robiť zametanie.

„Zametanie“ znamená presunúť celý zväzok neporiadkov hromadne do iného. Vo svojom e-mailovom programe si vytvorte niekoľko nových priečinkov a pomenujte ich podľa roku, štvrťroku alebo mesiaca (okrem aktuálneho roku, štvrťroka alebo mesiaca; tj zatiaľ nevytvárajte priečinok „2013“), v závislosti od stavu vášho doručenej pošty a ako často premýšľate o čase. Môžete napríklad vytvoriť tieto priečinky:

• 2010
• 2011
• 2012

Alebo môžete mať:

• 2012_Q4
• 2013_Q1
• 2013_Q2

Dôvodom, prečo nebudete vytvárať priečinok pre aktuálny rok, štvrťrok alebo mesiac, je to, že vaša doručená pošta bude zatiaľ „súčasným“ priečinkom.

Potom podľa toho, ktorý e-mailový program používate, zoradte alebo vykonajte vyhľadávanie, aby ste izolovali všetky správy od určitého časového obdobia a hromadne ich presunuli do zodpovedajúcej zložky.

Nech už je váš priečinok doručenej pošty čokoľvek - sú to správy, ktoré si môžete skutočne robiť starosti so spracovaním, možno dnes, možno zajtra, ale s väčšou pravdepodobnosťou to bude v priebehu niekoľkých nasledujúcich dní postupne. Nechceš sa brať príliš veľa naraz.

Všetky vaše staré správy sú stále k dispozícii - sú už mimo cesty. Možno sa jedného dňa s nimi vysporiadate, ale stavím sa, že nebudete. To je jeden z najhorších problémov e-mailu. Myslíme si, že sa dostaneme k čítaniu, odpovedaniu alebo inému reagovaniu na toľko správ, ale nikdy to neurobíme. Zametanie vám umožňuje dostať sa z cesty bez toho, aby ste sa ich skutočne zbavili. Takže môžete naďalej veriť, že jedného dňa môžete spracovať všetky e-maily z roku 2012 (aj keď to pravdepodobne nebudete).

Pozrite si video, ako zamiesť v Gmaile.

Krok 2. Kompartmentalizujte

„Zametanie“ sa stará o správu, ktorú už máte, ale nerobí nič pre správy, ktoré sa teraz rozbehnú o sekundu. Akonáhle budete mať doručenú poštu, ktorá sa necíti dusivá, budete si musieť vytvoriť nejaké filtre alebo iné spôsoby automatického rozdeľovania do budúcnosti.

Jedným zo spôsobov, ako to dosiahnuť, je použiť rôzne e-mailové účty na rôzne účely, a nie jeden na všetko. Vlastne mám štyri rôzne e-mailové účty, ktoré pravidelne používam: jeden na podnikanie, jeden na osobnú komunikáciu, jeden na online nakupovanie (kde uchovávam potvrdenky, sledujem zásielky, dostávam bankové a elektronické upozornenia na daň) a jeden na to, čo volám “ junk ". Môj účet pre nevyžiadanú poštu v skutočnosti nie je pre nevyžiadanú poštu v najprísnejšom zmysle. Je to adresa, ktorú používam na registráciu na odber bulletinov alebo nových online služieb, ktoré chcem vyskúšať, ale ktoré nakoniec nie sú dôležité. Iný názov pre tento druh obsahu je vydieranie. Nie je to úplne spam, pretože ste o to požiadali a chcete. Na tento nezmyselný účet sa nikdy nedeje nič zásadné, takže ak ho niekoľko dní nekontrolujem, tak to nie je problém. Tiež som zriedka otvoril nevyžiadaný účet alebo nákupný účet, keď som v práci, takže nikdy nie je v očiach zvádzať ma.

Druhý spôsob, ako dosiahnuť rovnaký efekt, je prostredníctvom priečinkov a automatického triedenia. Toto je obzvlášť užitočný spôsob, ako spravovať informačné bulletiny a denné ponuky. Outlook.com je v tomto ohľade dosť sofistikovaný a Gmail je v tom tiež dobrý.

Či už nastavujete filtre a priečinky alebo začnete tlačiť informačné bulletiny a nákupné potvrdenky na inú e-mailovú adresu, tento krok trvá nejaký čas. Pravdepodobne budete potrebovať 30 minút až hodinu, aby ste nastavili základnú metódu rozdeľovania.

Krok 3. Odstrániť

Dúfajme, že to, čo zostalo vo vašej doručenej pošte, je iba zlomok toho, čo tam predtým bolo. Ďalšia vec, ktorú by som urobil, je skúsiť odstrániť všetko, čo jednoducho nie je dôležité. Tento krok môže chvíľu trvať, ale nestrácal by som to príliš veľa času.

Naskenujte správy v priečinku Doručená pošta a keď pristihnete správu, ktorú chcete odstrániť, skúste priečinok Doručená pošta roztriediť podľa odosielateľa a zistite, či neexistujú ďalšie správy od tej istej osoby, ktoré by sa mali zmazať. Často dostávam viac e-mailov s následnou kontrolou od jednej osoby, ktorá hovorí to isté, a všetky by mali byť na sekanie.

Odstráňte toľko, koľko len môžete, bez toho, aby ste sa dostali do obsahu jednej správy. Ak si nie ste istí správou, nechajte ju zatiaľ na pokoji.

Vymazanie je pre mňa dôležité, pretože predstavuje prepustenie. Ak správa nie je dôležitá a neobsahuje kritické informácie, jej odstránenie je znamením, že o tom už nemusím znova premýšľať. To ma duševne oslobodzuje od povinnosti, ktorú predstavuje e-mail.

Môžete tiež vytvoriť priečinok s názvom „Neskôr“, do ktorého zadávate správy, ktoré nie sú naozaj dôležité, ale stále máte k nim nejakú psychologickú prílohu. Toto sú správy, s ktorými sa chcete stretnúť „neskôr“. Podľa mojej skúsenosti sú „neskoršie“ správy väčšinou odpadky, z ktorých som ešte nebol pripravený prepustiť.

Fantastická služba s názvom SaneBox (6 dolárov mesačne) skutočne prehľadá vašu doručenú poštu a automaticky vytlačí nedôležité e-maily do nového priečinka s názvom „@SaneLater“. Pri testovaní SaneBoxu som zistil, že robí neuveriteľnú prácu pri identifikácii toho, čo bolo dôležité v porovnaní s nie dôležitým.

Krok 4. Vyvinúť systém, zmeniť ho na návyky

Vďaka spravovateľnej schránke doručenej pošty a základnej štruktúre na ukladanie e-mailov budete teraz potrebovať systém na ukladanie e-mailov - okrem základného pravidla „e-maily súvisiace s článkami z júna 2013 idú do priečinka 1306_JUN“, ale kedy vložíte je tam? Ako často sa nimi budete pozerať? Čo urobíte so správami pred ich podaním?

Tento krok je najťažší, pretože vás žiada, aby ste vytvorili pravidlá a vytvorili návyky na ich dodržiavanie v dlhodobom horizonte. Pravidlá, ktoré vytvoríte, by mali byť explicitné. Mali by ste byť schopní ich artikulovať. Ale nemusia byť dokonalé alebo absolútne. Je to v poriadku, ak z nich občas odídete. Chcete systém, ktorý tu a tam odpúšťa zlý deň, taký systém, ktorý vám umožní ľahko sa odraziť, ak sa pošmyknete.

Tu je niekoľko mojich pravidiel pre spracovanie e-mailu, aby som vám dal predstavu o tom, ako sa pravidlá hrajú.

Odstráňte rýchlo. Ak e-mail nevyžaduje zásah, vrátane opätovného prečítania alebo archivácie pre informáciu, okamžite ho vyhodím. Kultivujem mazanie správ rýchlo do zvyku tým, že každé ráno hromadne odstraňujem správy. Keď dorazím k svojmu stolu, vymažem toľko správ, koľko mi pripadá v jednom páde. Zvyčajne to predstavuje asi 60 percent mojich nových neprečítaných správ.

Okamžite reagujte na kritické správy alebo ich nechajte v doručenej pošte. Ak je e-mail kritický - to znamená, že si vyžaduje okamžitú akciu alebo hlboké prečítanie a prípadne odpoveď - okamžite na to reagujem alebo ju nechám v doručenej pošte, kým na ňu nebudem konať, zvyčajne do jedného alebo dvoch dní. Môže zostať v doručenej pošte až mesiac. Po mesiaci musím konať. To je konečný termín.

Súbor do konca dňa. Ak správa obsahuje informácie, ktoré potrebujem, ale nevyžaduje okamžitú akciu, mala by sa presunúť do príslušného priečinka (alebo uložiť lokálne na plochu) do konca dňa - alebo do konca týždňa, ak som skutočne zaneprázdnená., Vyčistite doručenú poštu v piatok popoludní. V piatok popoludní si dávam 10 až 20 minút na to, aby som si prezrel všetko, čo je v doručenej pošte, a možno reagujem na veci, ktoré si nevyžadujú zdĺhavú odpoveď. V čase, keď odídem z kancelárie, mal by som mať možnosť vidieť spodnú časť palca alebo dvoch bielych medzier (priestor, ktorý sa cez víkend vyplní).

Pozrite sa na spodnú časť doručenej pošty. Každým dňom je toto pravidlo také, v ktorom žijem na najzákladnejšej úrovni: vždy sa pozrite na spodnú časť priečinka doručenej pošty. Na rozdiel od služby Inbox Zero sa nezameriavam na žiadne ďalšie správy doručenej pošty, ktoré vidím na obrazovke. Je to jednoduché. Je to odpustenie. Je to flexibilné. Je to rozumný a dosiahnuteľný cieľ. A nie je potrebné veľa dôsledne dodržiavať toto pravidlo. Hrá sa ako zvyk v tom, že keď som začal hľadať spodnú časť svojej doručenej pošty, stalo sa to podvedomým cieľom.

Dlhodobé riešenie správy e-mailov

Celá organizácia sa skutočne obmedzuje podľa pravidiel a rysom, ktorý drží pravidlá spolu, sú zvyky. Návyky sú to, ako robíte pravidlá. Ak je na konci dňa pravidlo e-mailového koša prázdne, zvykom je vždy kliknúť pravým tlačidlom myši, aby sa pred ukončením e-mailového programu vyprázdnil kôš (alebo nastavením e-mailového programu na automatické odstránenie koša po ukončení). Ak je pravidlom vždy odpovedať na e-mail od vášho šéfa do konca dňa, zvykom môže byť automatické triedenie správ od vášho šéfa do špeciálneho priečinka a kontrola tohto priečinka každý deň o 16:00.

Správna a efektívna správa e-mailov je o systéme, ktorý používate, nie o softvéri, ktorý používate. Aplikácie, funkcie a doplnky môžu pomôcť vyriešiť konkrétne problémy, ktoré máte s e-mailom, ale ak nie sú obsiahnuté komplexnejším systémom pravidiel alebo metódou na zakorenenie návykov, neprídu s dlhodobou návratnosťou.