Usporiadajte: ako dohnať svoje správy o výdavkoch do konca roka

Blíži sa ku koncu roka. Keď príde nový e-mail od účtovného oddelenia, ticho pracujete pri svojom stole. Nahlas zalapíte po dychu a všetci vaši spolupracovníci sa obracajú, aby zistili, čo sa deje. Tvoje líce sa začervenajú, keď pripúšťaš, že až do tejto chvíle si úplne zabudol podať správu o výdavkoch. V e-maile sa uvádza, že konečný termín je dnes. Teplo z vašich líc mení na pocit hrôzy, ktorý steká z vašej hrude a do jamy žalúdka. Vaša spoločnosť vám dlhuje niekoľko stoviek dolárov a v tomto ročnom období by ste ju mohli skutočne použiť. Neprepadajte panike! Tieto jednoduché kroky vám pomôžu získať kontrolu nad svojimi nákladmi.

Niektoré organizácie veľmi uľahčujú predkladanie správ o výdavkoch, aj keď už sú neskoro. Mať kreditné karty spoločnosti, ktoré sú prepojené so systémom vykazovania výdavkov, napríklad nesmierne pomáha, ale nie každý má tento luxus. Zhlboka sa nadýchnite a postupujte podľa týchto krokov, aby ste svoje prehľady o výdavkoch po termíne predložili čo najskôr.

Všimnite si, že veľká časť tohto článku sa vzťahuje aj na samostatne zárobkovo činné osoby, ktoré musia na konci roka vyberať príjmy, aby si mohli uplatniť nárok na odpočet dane z príjmu z podnikania.

1. Spýtajte sa, kedy je skutočný konečný termín a či môžete podať neskoro

V závislosti od toho, kedy vaša organizácia stanovuje svoj finančný rok a ako narába s časovým rozlíšením, môže uplynúť lehota na predloženie správ o výdavkoch. To však nevyhnutne neznamená, že je príliš neskoro na odoslanie vašich potvrdení. Inteligentní ľudia stanovujú termíny. Ak vám niekto povie, že konečný termín je koniec dňa, piatok, existuje veľká šanca, že skutočný termín je pondelok ráno alebo neskôr.

Požiadajte niekoho v účtovníctve alebo svojho šéfa o jasné informácie o skutočnom termíne pre hlásenie výdavkov a o tom, či môžete niečo urobiť, ak ste ho zmeškali. Často existuje. Ak môžete podať neskoro, buďte láskaví a láskaví k ľuďom, ktorí vám to pomôžu, a ohnite sa dozadu, aby ste dostali presne to, čo požadujú. Buďte podrobní. Pamätajte, že vám robia láskavosť. Snažte sa vrátiť to tým, že im uľahčíte prácu.

2. Skontrolujte pravidlá pre príjem

Ak ste už predtým vyplnili prehľady výdavkov, pravdepodobne poznáte základné pravidlá pre odosielanie potvrdení. Ale poznáte jemné detaily? Pri podaní výkazu výdavkov dlho po vzniku výdavkov ste pravdepodobne stratili nejaké príjmy. Zistite, či existujú pravidlá, napríklad vyžadovanie príjmov iba pre výdavky vyššie ako 10 dolárov. Tiež sa opýtajte, či dokážete preukázať platbu, a to poskytnutím výpisu kreditnej karty so zvýraznenou riadkovou položkou. Tieto podrobnosti môžu zmeniť svet v čase, ktorý je potrebný na prípravu správy o výdavkoch.

3. Vytvorte prehľad položiek a dátumov

Akonáhle je čas skutočne začať vytvárať správu o oneskorených výdavkoch, urobte si hrubý zoznam hlavných výdavkov, ktoré musíte nárokovať, ako sú napríklad zakúpené položky, cestovné a pohostinnosť klientov. Ak hľadáte iba jednu položku alebo jednu cestu, tento krok preskočte.

Ak je položka vo vašom zozname udalosťou, ako je napríklad návšteva klienta alebo konferencia, zapíšte si dátumy. Potom pod udalosťou vytvorte záznam pre každý deň, napríklad takto:

Konferencia X: 1. - 3. júna

1. júna

2. júna

3. júna

4. Vizualizujte svoje výdavky

Pri spájaní výdavkov spojených s cestovaním alebo udalosťami mi pomáha najprv zostaviť zoznam najväčších výdavkov (napríklad let, hotel a účastnícke poplatky) a potom sa každý deň pokúsiť vybaviť si alebo si znovu predstaviť, aby pokryli menšie výdavky. Urobte to pod každým dňom.

Rád by som urobil hrubý prehľad možných výdavkov a potom ho vyplňte, keď si ich pamätám (kroky 5-7 zahŕňajú niekoľko trikov na vyplnenie medzier, keď vám pamäť zlyhá). Obrys by mal obsahovať toľko bodov, koľko je potrebných pre vaše dátumy:

• Počiatočné miesto. Kde si spal? Mali ste na tomto mieste nejaké výdavky, napríklad poplatky za Wi-Fi?
• Miestne cestovanie. Šli ste kamkoľvek, a ak áno, ako ste sa tam dostali (auto, taxi, autoservis, verejná doprava)? Ako ste sa vrátili? Aká bola vzdialenosť, ak požadujete poplatok za kilometer za jazdu?
• Jedlá. Kde ste mali raňajky, obedy a večere? Kúpili ste nejaké nápoje vrátane balenej vody a kávy alebo občerstvenie?
• Zásoby. Potrebovali ste počas dňa kúpiť niečo, čo sa očakáva alebo neočakáva?
• Cieľové miesto. Kde si skončil svoj deň? Čo ste tam zaplatili?

Často sa len pýtate na tieto otázky, čo vám pomôže pripomenúť si výdavky, ktoré by ste inak mohli zabudnúť.

5. Prejdite cez svoje príjmy

Ak máte hromadu potvrdení, listujte nimi teraz a porovnajte ich až po obrys, ktorý ste vytvorili. Existuje dôvod, prečo tento krok najskôr neurobím. Príjmy niekedy upravujú našu pamäť spôsobom, ktorý vynecháva niektoré časti dňa. Povedzme napríklad, že sa pozriete na svoje príjmy a uvidíme, že ste si rýchlo dali raňajky v kaviarni a neskôr ste jedli na konferenčnom mieste. Teraz máte živé spomienky na tieto dve udalosti a ste pripravení prejsť na ďalší účet. Vaša pamäť však mohla vynechať jazdu Uber 15 USD medzi týmito dvoma miestami jednoducho preto, že nemáte fyzický doklad na spustenie pamäte. Keď nemáme spúšťače, je ľahké zabudnúť na podrobnosti.

6. Naskenujte svoj kalendár

Kalendár môže obsahovať ďalšie pripomenutia, ktoré vám pomôžu vytvoriť presný prehľad výdavkov. Keď vyplňujete svoj deň, otvorte kalendár a naskenujte ho, aby ste si overili dátumy cesty a významné udalosti. Niektoré záznamy môžu vyvolať pamäť o výdavkoch, ako aj o ich nedostatku. Napríklad, ak vám obchodný partner v deň, keď ste boli na cestách, poslal pozvanie do kalendára na večeru a ona zaplatila, nemusíte sa obávať, že v tú noc hľadáte potvrdenie o jedle.

7. Peruse mincovňa

Ďalším skvelým miestom na hľadanie chýbajúcich výdavkov je mincovňa. Mincovňa je osobná finančná aplikácia, ktorá spája všetky vaše finančné transakcie do jednej prehľadávateľnej webovej stránky a aplikácie. Pomocou mincovne môžete filtrovať všetky výdavky na kreditnú kartu a debetnú kartu podľa dátumu, čo vám môže pomôcť odhaliť výdavky, na ktoré ste zabudli. V tomto príklade, ktorý som predtým uviedol o potvrdení o spoločnosti Uber, ste mohli nájsť informácie vyhľadaním dátumu v mincovni, čo uľahčí nájdenie skutočného potvrdenia v e-maile.

Do transakcií s riadkovými položkami môžete tiež pridať značky v mincovni. Ak ste tak urobili celý rok pre obchodné výdavky, môžete ľahko nájsť všetky výdavky, ktoré musíte uplatniť.

Už som spomenul, že ak nemôžete nájsť potvrdenie, môžete sa opýtať, či môžete odoslať kópiu výpisu z kreditnej karty, ktorý zvýrazňuje riadkovú položku ako výdavok. Mint vám tu opäť pomôže, pretože vám povie, ktorú kreditnú kartu ste použili.

8. Nezabudnite na tipy a parkovanie

Dve kategórie výdavkov, ktoré sa dajú ľahko prehliadnuť, sú tipy a parkovanie. Malé tipy platené v hotovosti, napríklad pre zamestnancov hotelového upratovania a zvončeky, nikdy neprichádzajú s príjmami. Platby za parkovanie môžu byť v hotovosti aj bez potvrdenia. Sčítajú sa a oplatí sa tvrdiť, či ste ich urobili.