Usporiadajte: ako sa vyhnúť e-mailovému času

E-mail ničí produktivitu a takmer nikto si neuvedomuje, ako zle. Množstvo času, ktorý ľudia trávia v e-mailových programoch, je ohromujúce a každý deň sa pohybuje takmer 30 percent. Existuje však spôsob, ako to zvládnuť. A skutočne môžete poraziť problém s e-mailom bez toho, aby ste nevyhnutne znížili celkový čas strávený v e-maile. Riešenie, ktoré zdieľam nižšie, závisí skôr na lepšom pochopení problému.

E-mail je horší ako Facebook

E-mail je podľa prieskumu horší pre vašu produktivitu ako Facebook a problém spočíva v tom, že si ľudia neuvedomujú, koľko času trávia v e-maile.

Robby Macdonell, viceprezident pre vývoj produktov v RescueTime, súhlasí na základe toho, čo vidí a počuje od používateľov. RescueTime je nástroj na správu času, ktorý sleduje aplikácie a webové stránky, ktoré používate na počítači a mobilnom zariadení. Potom vygeneruje správy ukazujúce, ako trávite čas.

Spýtal som sa Macdonella, aké trendy produktivity on a jeho kolegovia v RescueTime vidia, keď sa pozerajú na údaje zhromaždené od ich používateľov v úhrne. „Najväčší trend, ktorý vidíme, je, že časom ľudí dominujú komunikačné aplikácie. Konkrétne e-mail je v našich údajoch vždy na vrchole.“

„Jedna vec, ktorú počúvame od ľudí, ktorí sa zaregistrujú v službe RescueTime, je:„ Bojím sa, čo hovoria údaje, pretože nechcem vidieť, koľko času trávim na Facebooku alebo Reddite. “ O týždeň neskôr hovoria: „Nebolo to také zlé, ako som si myslel, ale môj bože, trávim v e-maile veľa času, “ dodal Macdonell.

Prečo je e-mail „zlý“?

Prečo je teda e-mail zlý? Niektorí odborníci na produktivitu tvrdia, že je to preto, že e-mail je „práca o práci“ a nie samotná samotná práca. Ďalším argumentom, ktorý je pravdepodobne presnejší, je to, že e-mail nás neustále vyrušuje. Čas, ktorý trávime v e-maile, nie je problémom. Je to tak, že čas sa šíri po celý deň.

Najmä vedomostní pracovníci zvyčajne potrebujú obdobia nepretržitého zamerania, aby mohli vykonať skutočne dôležitú prácu. „Väčšina ľudí sa obáva skutočnosti, že e-mail je aktivita, ktorá vás bude opakovane priťahovať od kreatívneho myslenia po celý deň, “ uviedol Macdonell.

Čítanie e-mailov viac ako raz vedie k preťaženiu a pneumatikám. Podľa aplikácie Mikael Berner, výkonného riaditeľa spoločnosti EasilyDo, ktorá automatizuje malé aspekty vášho života a pomáha vám tak uvoľniť čas. Keď celý deň kontrolujeme e-maily, v skutočnosti e-maily nespracúvame ani sa o nich nestaráme a tieto sekundy zvyšujú stratu času. „Ak sa chystáte otvoriť e-mail, buď s ním niečo urobte, napríklad odpovedzte naň, alebo ho odstráňte, alebo ho uložte do súboru. E-mail ani neotvárajte, pokiaľ to nedokážete ihneď spracovať.“

Komunikačné systémy sú navyše navrhnuté tak, aby vás upozornili na novú správu. „Stále vás píšu s upozorneniami, “ povedal Macdonell. „Je čoraz zriedkavejšie, že dostanete viac ako pár minút, než vás vtiahnu do inej činnosti.“ Aj keď nečítate všetky e-maily, ktoré prichádzajú do vašej doručenej pošty úplne, vaša pozornosť je rozdelená, keď dostanete upozornenie, že ste dostali nový e-mail. A dokonca aj keď nemáte aktivované upozornenia, vždy si preverujete svoje vlastné zameranie pri každej kontrole doručenej pošty, aby ste zistili, či sa vás niekto pokúša odoslať e-mailom o naliehavej záležitosti.

"Nie je to tak, že 30 percent času niekoho strávi e-mailom na začiatku dňa a potom sa zvyšok dňa venuje iným veciam, " uviedol. "Je to veľmi rozložené, čo naznačuje, že vás neustále prerušujú."

Ako bojovať s e-mailom

Môžete sa dostať z e-mailu a vrátiť sa k skutočnej tvrdej práci. Môže sa to uskutočniť v priebehu niekoľkých týždňov a piatich jednoduchých krokov.

1. Nainštalujte program na sledovanie času, napríklad RescueTime alebo Toggl, a nechajte ho sledovať, koľko času a času trávite v e-maile. Uistite sa, že všetky vaše e-mailové a chatové aplikácie sú presne klasifikované ako komunikácia.

2. Počkajte asi dva týždne, aby ste mali dostatok údajov. Potom vyberte dátum náhodne a pozrite sa na hodinovú správu. Ste v dobrej kondícii, ak je vaša komunikácia sústredená na jeden alebo dva krát denne. Ste v zlom stave a potrebujete vykonať zmeny, ak sú vaše komunikačné aplikácie rozložené na malých kúskoch po celý deň, ako je to znázornené na obrázku nižšie.

Cieľom nie je nevyhnutne zníženie počtu hodín strávených v e-maile. Cieľom je, aby používanie e-mailov bolo menej rozložené a koncentrovanejšie, aby vaše prehľady vyzerali viac takto:

3. Na základe vzorov identifikujte jeden alebo dva krát denne, keď nebudete kontrolovať e-maily. Pre mnohých ľudí sú ideálne časy ráno až do hodiny pred poldennou prestávkou a popoludnie, ktoré sa začína približne hodinu po poldennej prestávke. Počas týchto období zatvorte e-mailové aplikácie a zablokujte webmail inštaláciou nástroja bez rozptyľovania, ako je StayFocusd. Ak máte účet RescueTime Premium, môžete pomocou jeho nástrojov zablokovať prístup k webmailu.

4. Podobne vyberte čas, kedy budete kontrolovať e-maily. Povedzme, že vaše obdobie zamerania mimo e-mailov bude od 9:00 do 11:30 a vaša e-mailová relácia bude od 11:30 do obeda. Ak je 11:10 a máte pocit, že ste v pokušení skontrolovať e-maily, bude ľahšie ho odškrtnúť, ak máte vopred určený čas, keď otvoríte túto doručenú poštu.

5. Ak ste paranoidní, že počas pokusu o prácu príde naliehavá a dôležitá správa, vytvorte VIP výstražný systém. Používatelia iOS už majú jeden zabudovaný do svojej aplikácie Mail. Ak nepoužívate systém iOS alebo ak chcete systém VIP varovania, ktorý má viac možností a prispôsobení, vyskúšajte AwayFind. V obidvoch prípadoch môžete dostať upozornenie, napríklad upozornenie push na telefóne alebo dokonca textovú správu, keď vám veľmi dôležitá osoba pošle e-mail. To znamená, že môžete skontrolovať e-maily iba v prípade, že dostanete upozornenie, ktoré bude, dúfajme, zriedka. Všetky ostatné e-maily môžu čakať.

Ďalším trikom, ktorý osobne používam, je oneskorenie otvorenia e-mailových aplikácií, keď začnem pracovať. Rád telefonujem v pracovnom e-maile prvú ráno ráno, aby som skontroloval, čo je skutočne naliehavé. Dôvod, prečo používam telefón, je ten, že je pre mňa ľahšie vypnúť ho, než môj prenosný alebo stolný počítač, ak nič, čo si nevyžaduje moju okamžitú pozornosť. Ak vidím e-mail, ktorý je dôležitý, ale nie naliehavý, možno pridám hviezdičku. Ak je to skutočne naliehavé, odpoviem priamo z telefónu. Ale pretože sa mi nepáči čítanie alebo písanie na telefóne, nie som v pokušení dostať sa do toho, aby ma vtiahli do iných e-mailov, ktoré nie sú skutočne naliehavé.

Sú to tieto malé triky, ktoré zvyšujú veľké zisky, aby vás nedostali z e-mailu a dostali vás späť do práce, na ktorej vám záleží.