Usporiadajte: ako zabrániť preťaženiu e-mailom

Posledným kúskom organizačnej hádanky - a tým, ktorých sa ľudia najviac boja - je správa e-mailov.

Rovnako ako pri konvenciách správy priečinkov a názvov súborov, aj správa e-mailov vyžaduje riešenie životného štýlu. Musíte si vytvoriť pravidlá a zásady, s ktorými môžete každý deň žiť. Nezabudnite, že pobyt organizovaný je podobný udržiavaniu diéty a cvičebného režimu. Ak tak neurobíte a nebudete sa správať k organizácii, ako keby išlo o jednodňový projekt jarného čistenia, je to podobné ako pri náraze. Všetky výsledky, ktoré vidíte, budú mať veľmi krátke trvanie.

Predtým, ako sa ponoríte do svojho e-mailového reorganizačného projektu, venujte chvíľu tomu, aby ste si uvedomili, že nemusíte byť dokonalý. Cieľom je prísť s pravidlami života, na ktoré sa môžete primerane držať a ktoré vám uľahčia, zvýšia produktivitu a zlepšia prácu alebo osobný život. Ak inštalácia šikovného nového doplnku Microsoft Outlook je záležitosťou, ktorá zapríčiní váš nástroj na čistenie doručenej pošty, vyskúšajte Xobni (bezplatná verzia 29, 99 dolárov plus, 4 hviezdičky), ktorá indexuje vaše súbory, alebo Evernote pre Windows Premium (45 dolárov ročne, 4, 5 hviezdičky), čo vám umožňuje posielať e-maily do Evernote, kde máte výhodu vynikajúcich vyhľadávacích schopností tohto softvéru.

Pozri Spodok škatule

V okamihu, keď som si uvedomil, že potrebujem systematický prístup k e-mailu, som prvýkrát otvoril svoju doručenú poštu a sedel som tam viac ako tri stránky. Väčšina súborov bola označená ako prečítaná, ale pretože som na ne nekonala, nechala som ich v doručenej pošte. Spomínam si, že som ohromený a myslel som si, že ak by som nezačal vyhodiť e-maily hneď za sekundu, problém by bol za hodinu horší a do druhého rána by bol určite neznesiteľný.

V dôsledku toho som si stanovil jeden jednoduchý cieľ: Vždy vidím spodnú časť mojej doručenej pošty. Inými slovami, chcem, aby sa na jednej obrazovke zobrazovali záznamy pre naposledy prijatú správu a najstaršiu správu.

Nedržím sa tejto normy každý okamih každý deň. To by bolo neurotické a kontraproduktívne. Snažím sa však vidieť spodnú časť doručenej pošty skôr, ako odídem z práce každý deň, a ak to zlyhá, aspoň v piatok. Aj v prípade preťaženia e-mailom zostávam zdravý, keď budem deň chorý alebo si vezmem voľno. Potom, čo som sa vrátil z dovolenky, dávam si aspoň týždeň, aby som dohnal e-mail a snažil som sa o tom zdôrazniť prvý deň alebo dva späť v kancelárii.

Mesiac-to-mesiac

Spôsob, akým spravujem firemný e-mailový účet, je úplne rovnaký ako spôsob, akým spravujem svoje elektronické súbory do priečinkov. Všetko ide do priečinka.

Najprv vytvorím niekoľko základných priečinkov podľa projektu, napríklad Projekt A, B a C. V rámci každého priečinka projektu vytváram podpriečinky pre každý mesiac, označené dvojciferným rokom a mesiacom, skratkou podčiarknutia mesiaca. Napríklad priečinok na jún 2011 sa nazýva 1106_JUN.

Keď prídu nové e-maily, často sedia v mojej doručenej pošte niekoľko hodín, deň, možno dokonca týždeň alebo dva. Nikdy ma však neprekonali, pretože mám zavedený systém, ktorý udržuje všetko na zvládnuteľnej úrovni. Tu sú pravidlá pre môj systém. Možno to nie je pre vás to pravé, ale môžu byť príkladom jedného riešenia. Prispôsobte si svoje vlastné riešenie podľa pravidiel, ktoré zodpovedajú vášmu životnému štýlu.

Pravidlo 1. Ak e-mail nevyžaduje zásah (vrátane opakovaného čítania), okamžite ho vyhodím.

Pravidlo 2. Ak je e-mail kritický - to znamená, že si vyžaduje okamžitú akciu alebo hlboké prečítanie a prípadne odpoveď - zostane v doručenej pošte, kým na ňu nebudem konať. V doručenej pošte môže zostať až mesiac. Po mesiaci musím konať. To je konečný termín. Po vykonaní akcie sa e-mail uloží do príslušného priečinka.

Pravidlo 3. Ak e-mail obsahuje informácie, ktoré potrebujem, ale nevyžaduje okamžitú akciu, mal by byť presunutý do príslušného priečinka do konca dňa alebo do konca týždňa, ak som zaneprázdnený. Ak sa obávam, že na to zabudnem, pretože to nie je okamžite viditeľné v doručenej pošte, môžem si ako pripomienku vytvoriť položku kalendára. E-mail musí byť uložený v priečinku. Bez výnimky.

Pravidlo 4. V piatok popoludní si dávam 10 až 20 minút na to, aby som si prezrel všetko, čo je v doručenej pošte, a možno reagujem na veci, ktoré si nevyžadujú zdĺhavú odpoveď. V čase, keď odídem z kancelárie, mal by som mať možnosť vidieť spodnú časť palca alebo dvoch bielych medzier (priestor, ktorý sa cez víkend vyplní).

Pravidlo 5. Po roku ho archivujte alebo skľučujte. Mám tendenciu uchovávať e-mailové údaje asi rok a archivovať všetko ostatné, čo je veľmi ľahké, keď sa vaše informácie triedia do priečinkov podľa mesiaca a roku.

Ďalšou organizačnou metódou, ktorá bola popularizovaná späť v deň fyzickej dokumentácie, je vytvorenie 31 priečinkov, číselne označených, pričom každé číslo zodpovedá dňu v mesiaci. Namiesto vytvorenia denného zoznamu úloh by ste mali do priečinkov zodpovedajúcich príslušnému dátumu akcie zadávať papierovanie a pripomenutia (a karty k narodeninám a účty, atď.). Keď príde dátum, otvoríte priečinok a teraz máte za úlohu starať sa o všetko, čo je vo vnútri.

Ešte ďalšou metódou je kompartmentalizácia. Ak používate nástroj na správu projektov, napríklad Basecamp (4 hviezdičky a voľba editorov), nikdy nebudete musieť ukladať e-maily spojené s projektmi, ktoré sú v tomto systéme spravované. Basecamp to pre vás urobí. Veľa ľudí používa v svojom osobnom e-mailovom priečinku rozdelenie na jeden účet tým, že venuje jeden webový účet adresárom a zoznamom adries, zatiaľ čo druhý si vyhradzuje komunikáciu s priateľmi a rodinou. Prečo nepoužívať rovnaký koncept v podnikaní?

Zbavte sa e-mailovej úzkosti

V žiadnom prípade netvrdím, že môj systém alebo 31-dňový adresárový systém je vhodný pre každého. Môj systém pracuje pre mňa, pretože mám tendenciu si pamätať veci založené na tom, kedy k nim došlo. Okrem toho sa skutočne teším na tých pár minút na konci každého týždňa, keď urobím svoje opakované prevzatie v doručenej pošte. Napokon, základný cieľ, ktorým je vždy vidieť spodnú časť mojej doručenej pošty, mi poskytuje pohodlie. Keď vidím informácie krvácajúce za jednou vizuálnou obrazovkou, zasiahlo to nejaký bod zvratu. Je to neznesiteľné, pretože nemôžem nič nájsť a nikdy sa nevykopám.

Iní ľudia sa však môžu obávať, že budú musieť spravovať viac ako tucet priečinkov alebo dodržať vlastné termíny. Môže byť pre vás produktívnejšia možnosť, aby ste videli svoju poštu na jednom posúvacom paneli. Riziko prílišného dotyku nie je zlý nápad písať veci, vďaka ktorým sa cítite ohromení, pretože ak dokážete vo svojom e-maile zistiť, čo nechcete, môžete vytvoriť pravidlá a pokyny, ktoré zabránia ono.

Bez ohľadu na to, aký organizačný systém vytvoríte pre seba alebo svoje podnikanie, zamerajte sa na zvyky podobné životnému štýlu a všeobecné pravidlá. Nemusíte byť dokonalý každý deň. Potrebujete len prísť so systémom, ktorý vás udrží na dobrej ceste.

Take Aways

Dôležitými myšlienkami, ktoré treba vziať z tohto článku, sú:

1. Vďaka zvládnuteľnému množstvu e-mailov bude váš pracovný život jednoduchší a lepší.

2. Pri vývoji zásad zaobchádzania s e-mailom sa zameriavajte skôr na návyky životného štýlu než na tvrdé a rýchle pravidlá.

3. Zistite, ako budete zaobchádzať s e-mailom každý deň, týždenne a mesačne, ako aj ako často archivujete e-mailové údaje.

4. Zistite, čo zo svojho e-mailu nechcete, a potom vytvorte návyky, ktoré mu zabránia.