Usporiadajte: e-mailové kontakty

obsah

• Usporiadajte: E-mailové kontakty
• Ako exportovať kontakty, CSV vs vCard

V e-maile sú vaše kontakty jedným z najcennejších dlhodobých aktív, ktoré vlastníte. Sú to ľudia, ktorí podporujú vašu prácu, riadia váš spoločenský život a udržiavajú vás v ľudskom živote. Ak meníte pracovné miesta alebo sa sťahujete do nového e-mailového programu, určite ich budete chcieť priniesť so sebou.

Mnoho sociálnych sietí, aplikácií a služieb vám umožňuje priame pripojenie k hlavným programom webovej pošty, ako aj k účtom Microsoft Exchange a automaticky importovať všetkých ľudí, s ktorými ste predtým komunikovali. Myslím si, že je to jedno z najúžasnejších použití moderných technológií. Neber to ako samozrejmosť. Ak môžete zostať v kontakte s ľuďmi vo vašej sieti viacerými spôsobmi, urobte to. Nikdy neviete, kedy sa internetová služba alebo spoločnosť vypne, a ak sa pripojíte k niektorým ľuďom iba na jednom mieste, je to takmer také zlé, ako keby ste nezálohovali svoje najdôležitejšie údaje!

, Podelím sa o niekoľko tipov a trikov, ako zostať v kontakte s vašimi dôležitými kontaktmi. Potom rýchlo uvediem postup, ako exportovať kontaktné informácie z Gmailu, Outlook pre Windows a Outlook pre Mac, ktoré budete potrebovať z niekoľkých dôvodov. Vo väčšine týchto postupov sa budete musieť rozhodnúť, či budete exportovať do formátu CSV alebo vCard, preto som na konci článku zahrnul krátky vysvetľovač, ako sa líšia. Jeden nie je „lepší“ ako druhý, pretože obaja majú svoje vlastné klady a zápory.

Udržiavanie kontaktov: Tipy a triky

Osobne netrávim veľa času údržbou svojho zoznamu e-mailových kontaktov. Do značnej miery umožňujem spoločnostiam Google a Outlook iba ukladať e-mailové adresy mojich korešpondentov a potom sa spolieham na iné weby a služby, aby zostali v spojení, z ktorých hlavnou je LinkedIn.

Online siete na profesionálne pripojenie. Pred vekmi som opustil vizitky. Keď stretnem niekoho, kto žiada o vizitku, poviem im, že ich už nepoužívam a dodám: „Len mi pošlite pozvánku na LinkedIn.“ Nepripájam sa s ľuďmi, ktorých na LinkedIn nepoznám. Existuje niekoľko výnimiek, napríklad keď sa spojím s niekým, kto je dobre známy alebo s kým som sa obrátil namiesto iného. Povedal by som však, že 90% alebo viac mojej siete LinkedIn obsahuje ľudí, ktorých som osobne stretol.

Zahŕňam aj priateľov na LinkedIn, aj keď som nikdy nikdy nepoužil túto stránku na nájdenie svojich priateľov zo sociálnych dôvodov. Niekedy sa môže priateľ objaviť vo vyhľadávaní, ktoré robím na LinkedIn, keď sa snažím zistiť, kto v mojich sieťach pracuje v spoločnosti X alebo je odborníkom na tému Y.

Jedným z aspektov LinkedIn, ktoré si vážim, je to, že kladie na každého človeka bremeno, aby jeho kontaktné informácie a pridruženie k spoločnosti boli aktuálne. Nie je mojou úlohou aktualizovať adresár pre všetky moje kontakty. Je to ich práca.

Podobne by ste mohli používať Facebook, Twitter alebo inú sociálnu sieť podľa vášho výberu, aby ste udržali svoje kontakty v rovnakej miere. Dávam prednosť LinkedIn pre podnikanie, z veľkej časti preto, že ľudia majú tendenciu vyplniť svoje pridruženie k spoločnosti tak minulosti, ako aj súčasnosti, čo je zvyčajne dôležitá informácia, ktorú potrebujem vedieť, keď hľadám ľudí, ktorých potrebujem osloviť.

Bonusový tip: LinkedIn má rád, aby vám pomohol nájsť ľudí, ktorých poznáte, priamym pripojením k vášmu e-mailovému účtu, ale môžete tiež nahrať súbor CSV na LinkedIn a nechať si ho tiež spojiť s ľuďmi, ktorých poznáte. Tento tip je užitočný, ak ste exportovali kontaktné informácie zo starých úloh alebo ak spoločnosť LinkedIn nepodporuje e-mailovú službu vášho súčasného zamestnávateľa.

Aplikácia EasyDo na pridávanie nových položiek kontaktov v systéme iOS . Na svojom iPhone používam aplikáciu s názvom EasilyDo, ktorá v podstate automatizuje malé úlohy, ktoré som aplikácii priradil na dokončenie. Jedným z nich je, aby EasilyDo sledoval môj firemný e-mailový účet a keď uvidí prichádzajúci e-mail od novej osoby, opýtajte sa ma, či by mala pridať túto osobu do môjho adresára iOS. K dispozícii je aj aplikácia EasilyDo pre systém Android.

Adresár iOS používam predovšetkým na osobné kontakty, ale aj tam uchovávam niektoré podrobnosti svojich spolupracovníkov, pre prípad, že by som ich mal rýchlo kontaktovať, keď som mimo kancelárie. Tiež sa mi páči, že EasilyDo nielen automaticky pridáva každý nový kontakt, ale vždy sa ma pýta ako prvý.

ifttt pre iné spôsoby migrácie kontaktov . Pomocou webovej stránky a aplikácie iPhone s názvom ifttt (čo znamená „ak je to tak, že“) môžete vytvárať príkazy, napríklad „ak pridám nový záznam do svojich kontaktov v systéme iOS, potom tieto informácie zadajte do tabuľky služby Disk Google. " Podporuje sa aj množstvo ďalších služieb, takže s kontaktnými informáciami od ľudí, ktorých poznáte z Facebooku, e-mailu a ďalších miest, môžete urobiť niečo podobné. Na rozdiel od EasilyDo, ifttt vždy vykoná príkaz, keď je spustený - najskôr sa vás nepýta, či má dokončiť akciu. Tieto príkazy však môžete kedykoľvek zapnúť a vypnúť z webovej stránky alebo aplikácie ifttt. Schopnosť prispôsobiť príkazy je veľmi dobrá a nemusíte poznať lízanie kódovania, aby boli funkčné. Je takmer hotový.

Bonusový tip: Vyhľadajte v zozname verejných "receptov" spoločnosti ifttt ( tj príkazy) výrazy "kontakty" a budete môcť nájsť a znova použiť príkazy, ktoré už ľudia vyvinuli. Všimnite si, že väčšina automatizácií napísaných v programe ifttt pracuje ďalej, ale nemusí nutne migrovať údaje, ktoré už máte.