Usporiadajte si: digitalizácia osobných dokumentov

obsah

• Usporiadajte: Digitalizujte osobné dokumenty
• Čo nie digitalizovať

Počítače sú veľmi dobré na vyhľadávanie. Počítače sú vynikajúce aj pri vyhľadávaní. Bez ohľadu na to, ako rýchlo a efektívne si myslíte, že vo svojom dome môžete nájsť a načítať informácie z kúskov papiera, buďte si istí, že počítače to dokážu rýchlejšie.

To je dôvod číslo jedna, preto by ste mali digitalizovať veľa svojich osobných dokumentov.

Existuje aj viac dôvodov, napríklad skutočnosť, že sa k informáciám o tomto dokumente povodňového poistenia nemôžete dostať, keď je to na kúsku papiera vo vašej kuchyni, zatiaľ čo zrušený let vás uväznil na ostrove Svätý Krištof v dôsledku hurikán späť domov. Nebolo by to praktické mať digitálny dokument prístupný z vášho notebooku, smartphonu alebo tabletu?

Tu je ďalší: V posledných rokoch ste niekoľkokrát zmenili lekárov, poisťovacie programy a lekárne a lekárnik vás teraz musí vedieť, či ste už niekedy vzali nejaký liek. Nebolo by užitočné prihlásiť sa do nejakého zabezpečeného systému, ktorý obsahuje záznamy o všetkých predpisoch, ktoré napísali lekári, pretože ste pred tým, ako ste ich naplnili, prichytili fotoaparátom telefónu?

Alebo možno máte motiváciu digitalizovať viac svojich osobných dokumentov jednoducho, aby ste sa zbavili neporiadku. Dôvody na to sú nekonečné a ospravedlnenia pre nezačatie sú tiež. Tu je niekoľko tipov a trikov, vďaka ktorým už nebudete mať žiadne ospravedlnenie.

Čo digitalizovať

Predtým, ako môžete znížiť množstvo papiera vo vašej domácnosti, musíte sa rozhodnúť, ktoré dokumenty majú pri digitalizácii hodnotu. V mnohých prípadoch si budete chcieť ponechať pôvodné dokumenty, vďaka čomu bude digitálny dokument v zásade zálohovaný. Tento zoznam vám môže pomôcť vytvoriť nápady:

• dane

• daňovo uznateľné príjmy

• výplaty

• skutky a nájmy

• záruky

• pasy (veľa krajín má veľmi špecifické pravidlá pre vyhotovovanie kópií pasov; overte si to u svojej vlády)

• rodinné archívy, ako sú rodné listy, adopčné doklady, sobášne listy, úmrtné listy a imigračné doklady

• poistné formuláre

• lekárske a zubné záznamy a recepty

Ak váš zamestnávateľ neposkytuje elektronické výplaty, originály by ste si mali uchovať najmenej šesť mesiacov, ak nie celý rok. Banky a prenajímatelia často vyžadujú tieto doklady, okrem daňových formulárov (W2 v USA), pri vyplňovaní finančných dokladov alebo dokladov o bývaní.

Pri pasoch a iných úradných právnych dokumentoch dávajte pozor na pravidlá kopírovania. Zvyčajne je vhodné zmenšiť alebo zväčšiť obrázok najmenej o 10 percent (nevyzerá to tak, že by ste sa pokúsili falšovať).

Aj keď si nemyslíte, že budete niekedy musieť poskytnúť repliky ktoréhokoľvek z týchto dokumentov, určite budú chvíle, keď budete musieť uviesť číslo pasu (napríklad pre aplikáciu) alebo nejaké ďalšie údaje z nich. Je oveľa efektívnejšie vyhľadávať tieto informácie z počítača, ako začať kopať skrine plné papierov.