Usporiadajte: súbor nástrojov na spoluprácu

obsah

• Usporiadajte: The Collaboration Toolkit
• Správa úloh, riadenie projektov, zdieľanie obrazovky

Dvaja z mojich priateľov mi nedávno povedali, že som ich vyhodil do vzduchu. Ako? Jednoduchá. Usmerňoval som e-mailové vlákno, ktoré sme mali o usporiadaní veľkého večeru (viete, ako sa tieto vlákna implodujú a nikto nemôže držať krok s tým, kto povedal, že v tento deň sú zadarmo) a namiesto toho som použil Doodle. Doodle je bezplatná webová stránka, ktorá vám umožňuje vytvoriť online prieskum o veciach, ako sú dni a čas, kedy sa ľudia môžu slobodne stretávať. Použil som to roky na spoluprácu, väčšinou na plánovanie stretnutí s ľuďmi, ktorí žijú po celom svete a sú v rôznych časových pásmach.

Existuje tak veľa úžasných aplikácií, ktoré pomáhajú pri spolupráci. Možno som fúkal mysle svojich priateľov svojou účinnosťou, ale to mi vyhodilo myseľ, aby som si uvedomil, že sa s Doodle nikdy predtým nestretli!

Aby som pomohol ľuďom s touto usilovnou povinnosťou byť organizátorom spolupráce, chcel som sa podeliť o niektoré z najlepších nástrojov, ktoré som našiel na spájanie skvelých myslí a nápadov.

plánovanie

Doodle sa stala mojou aplikáciou plánovania, pretože je bezplatná a nevyžaduje, aby sa jej používatelia mohli zaregistrovať. Vytvorte anketu, odošlite odkaz a umožnite ľuďom odpovedať jednoducho tak, že prejdete na webovú stránku a začiarknete políčka. Je to neoceniteľné pre plánovanie stretnutí alebo spoločenských udalostí s veľkou skupinou.

Keď každý používa rovnaký kalendárny systém, napríklad kalendár programu Outlook, zvyčajne môžete svoj kalendár zviditeľniť ostatným členom tímu, čo môže pomôcť s plánovaním, ale tieto okolnosti nie vždy fungujú pre každého. Ďalšou možnosťou je Tungle.me, ktorá obsahuje niektoré rovnaké prvky Doodle, ako aj možnosť zverejniť vaše voľné a rušné časy alebo ich zobraziť určitým ľuďom.

Zdieľanie dokumentov a priečinkov

Ako sprístupníte súbory všetkým ľuďom, s ktorými spolupracujete? Neodosielajte ich e-mailom! To je nedbalé a ťažko sledovateľné. Potrebujete lepší spôsob zdieľania dokumentov a priečinkov.

Najjednoduchšie riešenia majú formu služieb synchronizácie súborov, ako sú Dropbox alebo SugarSync. Vlastne používam SugarSync pre pracovné súbory a Dropbox pre osobné súbory. Použil som ich na zdieľanie dokumentov so všetkými druhmi ľudí vrátane editorov a dokonca aj môjho právnika.

Považujem Dropbox a SugarSync za oveľa jednoduchšie nastaviť a používať - ​​a presvedčiť ostatných, aby ich používali - ako FTP servery, čo je staršia škola, ako zdieľať súbory a priečinky.

Úpravy kolaboratívne, asynchrónne

Ďalším dôvodom použitia Dropboxu, SugarSync alebo inej služby na synchronizáciu súborov na organizovanie spolupráce je to, že umožňujú viacerým ľuďom upravovať jeden dokument, hoci zvyčajne asynchrónne. Inými slovami, nemôžete sledovať, ako iná osoba edituje súbor v reálnom čase. Zmeny nastanú lokálne a pre skupinu sa zviditeľnia až vtedy, keď osoba, ktorá vykonáva úpravy, odovzdá dokument späť na zdieľané miesto.

Tieto služby vám nedávajú podrobnú informáciu o tom, čo môžu a čo nemôžu spolupracovníci urobiť (nemôžete napríklad dať Kate schopnosť upravovať súbory X a Y, ale nie Z ), ale poskytujú základné povolenia. Môžete ich napríklad zdieľať odoslaním odkazu iba na čítanie alebo môžete pozvať ľudí, aby mali úplný prístup k všetkému, čo je v určitom zdieľanom priečinku.

Úpravy kolaboratívne, synchrónne

Disk Google (predtým Dokumenty Google) má jednu z najpôsobivejších funkcií spolupráce, akú som kedy videl: schopnosť upravovať spoluprácu v reálnom čase.

Raz som pracoval s kolegom, ktorý bol v inom štáte, a mali sme týždenné telefonické stretnutia, ktoré mali byť „pracovné stretnutia“. To znamená, že sme diskutovali o stave projektu, pričom sme súčasne vykonávali prácu, ktorá podporovala stav projektu. Použili sme jednoduchú tabuľku v službe Google na zaznamenávanie úloh, ktoré boli potrebné na ich vykonanie, a označili sme ich prioritným hodnotením. Počas týždňa sme mohli podľa potreby pridávať poznámky. Potom sme na našom stretnutí mohli prejsť zoznam, dokončiť úlohy v reálnom čase, keď sme na telefóne, a začiarknuť ich. Niekedy však videl niečo na zozname a povedal: „Čo to znamená?“ Vysvetlila by som. A zmenil spôsob písania úlohy priamo pred očami, takže som si bol istý, že jeho preklad úlohy znamená to isté, čo som chcel. Bola to kolaboratívna blaženosť.

Nástroje spoločnosti Google fungujú nielen pre tabuľky, ale aj pre prezentačné a textové dokumenty.