Usporiadajte: osvedčené postupy pre gmail

obsah

• Usporiadajte: Najlepšie postupy pre Gmail
• Archívy Gmailu, hromadné akcie, laboratóriá

Gmail je jednou z najpopulárnejších e-mailových služieb. Či už ho používate na osobnú komunikáciu, prácu alebo oboje, z toho získate viac, ak pochopíte, ako funguje niekoľko základných funkcií.

Toto vydanie týždennej série Get Organized vysvetľuje niekoľko funkcií podpisov služby Gmail a vysvetľuje, ako ich najlepšie používať, aby bola vaša e-mailová schránka efektívne usporiadaná, aby ste mohli byť produktívnejší.

Vlákna správ

Ako všetci používatelia Gmailu vedia, nepretržitá výmena e-mailov sa ukladá do vlákna. Počet správ vo vlákne sa vždy zobrazuje v zátvorkách vedľa súhrnu mien na burze, ak je to možné, podľa počtu vlákien.

Vlákno správy je jednou z mojich obľúbených funkcií Gmailu, pretože keď šesť ľudí odpovie na jednu skupinovú e-mailovú schránku, vidím len jednu neprečítanú diskusiu, nie šesť neprečítaných správ. Internalizujem to, že existuje diskusia, ktorá si vyžaduje pozornosť. Ak vidím šesť neprečítaných správ, namiesto toho mám pocit, že šesť vecí si vyžaduje moju pozornosť.

Keď otvoríte vlákno, správy, ktoré ste už prečítali, zostanú zbalené, zatiaľ čo neprečítané správy sa rozbalia.

Osvedčené postupy: Jedným z najlepších trikov pri správe vlákien je udržať ich neporušené, pokiaľ sa neodchyľujú od témy. Keď sa zmení téma, začnite novú diskusiu jednoducho zmenou predmetu, keď odpoviete. Nemusíte začať úplne novú správu. Všetci príjemcovia budú zahrnutí do nového vlákna a história vašej komunikácie bude stále archivovaná v samotnej správe, pod elipsou, ktorá hovorí „zobraziť orezaný obsah“, keď naň prejdete kurzorom (pozri nižšie), aby ktokoľvek mohol odkazovať ono.

etikety

Keby existovala jedna jediná funkcia, ktorá označuje Gmail, boli by to štítky. Spôsob, ako porozumieť štítkom, je opísať, čo nie sú: priečinky. Štítky v Gmaile často vyzerajú ako priečinky a do istej miery dosahujú rovnaký cieľ. Menovky sa však zásadne líšia od priečinkov a ich chybné určovanie pre priečinky skutočne obmedzí to, čo môžete so službou Gmail robiť.

Dovoľte mi začať trochu vysvetlením o priečinkoch. E-mailové priečinky, často navrhnuté v stromovej štruktúre so schopnosťou pridávať podpriečinky, fungujú podobne ako priečinky v reálnom svete. Do nich vkladáte veci. Ak máte správu, ktorú môžete uložiť, môžete ju uložiť iba do jednej zložky.

Štítky v Gmaile vyzerajú na prvý pohľad veľmi podobne ako priečinky. Keď vytvoríte nový štítok, objaví sa na ľavej lište, podobne ako v Yahoo! uvidíte priečinky (napriek tomu s predvoleným nastavením). Mail, Hotmail a Outlook. Tieto štítky Gmailu môžu mať priradené aj farby, vďaka čomu vyzerajú ešte viac ako priečinky.

Aký je teda rozdiel?

Ktorékoľvek vlákno správy môže mať viac ako jednu menovku, napríklad „práca“, „október 2012“ a „naliehavé“. Gmail vám tiež automaticky poskytuje dve štítky: hviezdičky a „dôležité“, označené žltou značkou na ľavej strane správ, ktoré sa odosielajú priamo vám, tj nie zoznamom, správam alebo iným hromadným poštovým zásielkam.

Myslite na štítky skôr ako na štítky. A vizuálne štítky, ktoré vidíte na ľavom stĺpiku - vymyslite ich ako rýchle tlačidlo na zoradenie všetkých správ, ktoré majú určitú značku. Upozorňujeme, že aj váš priečinok doručenej pošty je iba štítok. Po kliknutí na štítok na ľavej lište sa automaticky zobrazí nový text vo vyhľadávacom poli v hornej časti.

Tento text pomáha spresniť vyhľadávanie iba na správy s príslušnou menovkou. Pamätajte, že spoločnosť Google je spoločnosť za službou Gmail a spoločnosť Google bola založená ako vyhľadávací nástroj.

Osvedčený postup: Menovky v Gmaile používajte slobodne, pretože nie sú náhradou za priečinky, ale skôr spôsob triedenia alebo označovania položiek a ich lepšieho prehľadávania.

Výkonní používatelia by mali preskúmať oblasť Nastavenia a nakonfigurovať pokročilejšie atribúty označovania. Napríklad môžete nastaviť pravidlá alebo filtre na presmerovanie určitých druhov pošty na menovku a menovku nechať zobraziť v ľavom paneli iba vtedy, ak obsahuje neprečítané správy.