Usporiadajte: 5 spôsobov, ako sabotujete svoju produktivitu

Veľa času trávim výskumom organizácie a produktivity a veľa času trávim s technickými nadšencami. Keď som našiel teórie a osvedčené postupy o maximalizácii produktivity a udržiavaní organizovanosti, všimol som si aj bežné zvyky medzi ľuďmi, ktorí milujú technológiu, ktorá priamo sabotuje ich schopnosť fungovať čo najlepšie.

Ľudia veľa hovoria o produktivite, ale zriedka trávia veľa času diskutovaním o tom, o čo ide. Produktivita je pre mňa vysoko osobná, ale v konečnom dôsledku ide o dosiahnutie cieľov.

Cieľom by mohlo byť čokoľvek, od maximalizácie ziskov v podnikaní, po rýchlejšie vykonanie deväť až piatich pracovných miest, aby ste mali k dispozícii nejaké duševné a fyzické zdroje na sledovanie osobných záujmov. Niektorí ľudia sa chcú každý deň dostať von z kancelárie rýchlejšie, aby strávili viac času so svojou rodinou. Niektorí ľudia chcú každú noc venovať dve hodiny práce písaním filmového scenára.

Bez ohľadu na to, čo chcete robiť, byť najproduktívnejším ja znamená:

1. premýšľať o tom, čo sa snažíte urobiť, 2. zistiť, čo môžete urobiť, ak vytvoríte optimálne prostredie, a

3. sledovanie vytvorenia optimálneho prostredia a splnenie vašich úloh alebo dosiahnutie vašich cieľov.

Sledovanie je samozrejme problémom. Dovoľte mi poukázať na niektoré z najbežnejších spôsobov, ako vidím technických nadšencov, najmä sabotujúcich ich produktivitu.

1. App-Hopping

Ak máte radi tech, pravdepodobne máte radi aj aplikácie. Stále sťahujete najnovšiu aplikáciu. Ste hrdí na to, že ste sa skoro osvojili. Sabotujete však sami seba, ak ste app-hop s aplikáciami produktivity. Aplikácie produktivity sú všetky aplikácie a služby, ktoré vám pomôžu s prácou, vrátane zoznamov úloh, aplikácií na správu úloh, služieb synchronizácie súborov, aplikácií na vytváranie poznámok, kalendárov a kancelárskych balíkov.

S každou novou aplikáciou bude časová investícia na migráciu a naučenie sa používať systém. Pridajte prispôsobenie a strácate veľa času, ktorý ste mohli stráviť produktívnosťou. Navyše vám bude chvíľu trvať, kým vyviniete nové návyky na používanie týchto aplikácií, ktoré pravdepodobne používate každý deň. To je viac strateného času a často „práce o práci“.

To znamená, že by ste sa mali zbaviť akejkoľvek aplikácie alebo služby, ktorá nespĺňa vaše potreby. Toto rozhodnutie však musí byť založené na tom, či vaše existujúce nástroje robia to, čo potrebujete, a nie na tom, či si myslíte, že tráva môže byť ekologickejšia v inej aplikácii.

Rada: Vyberte si jednu aplikáciu pre každú z vašich potrieb produktivity a držte sa jej.

2. Pád do čiernej diery e-mailu

Väčšina technických nadšencov vie, že by nemali strácať príliš veľa času v e-maile, a napriek tomu sa do nich vtiahnu každý deň celé hodiny. Aký zlý je váš e-mailový problém? Viete dokonca, koľko času strácate?

Jedným zo spôsobov, ako to zmerať, je použitie RescueTime, bezplatného nástroja, ktorý funguje neviditeľne na pozadí, aby ste zaznamenali, koľko času trávite v každej aplikácii a webovej stránke, ktorú používate, vrátane e-mailu.

Program RescueTime môže otvoriť oči závažnosti problému s e-mailom, ale nemôže vám zabrániť v jeho používaní. Doplnok Stayfocusd môže, ak používate webový e-mail. Pridajte svoj e-mailový web do zoznamu domén, ktorým nebudete mať prístup, a potom nastavte časy, kedy by sa mali obmedzenia uplatňovať. StayFocusd vás zablokuje z webu.

Keď už hovoríme o časoch, ďalším spôsobom, ako obmedziť problém s e-mailom, je vytvoriť si nové návyky pri kontrole e-mailov. Odborníci sa všeobecne zhodujú na tom, že jedným z najhorších spôsobov, ako ľudia sabotujú svoju produktivitu, je otvorenie e-mailu hneď, ako sa dostanú k pracovným stolom. Je lepšie začať deň s vysoko produktívnou úlohou a uložiť e-mail na neskôr.

„Ale, “ protestujete, „čo ak existuje dôležitý e-mail, na ktorý musím naliehavo konať?“ Ak je e-mail obojok okolo krku psa, skontrolujte si na svojom smartfóne pracovnú e-mailovú adresu a podniknite kroky iba v naliehavých prípadoch. Zvyknite si to iba skontrolovať na telefóne, čo uľahčí zatvorenie e-mailovej aplikácie a začatie skutočnej práce. Vykonajte aspoň 45 minút skutočnej práce pred tým, ako nakoniec spustíte e-mail v počítači. Možno sa len ocitnete vtiahnutí do tejto dôležitej úlohy a ignorovania e-mailu až oveľa neskôr, a to je skvelý zvyk rozvíjať sa.

Keď všetko ostatné zlyhá, rád opakujem túto mantru: nedostanem zaplatené za odpoveď na e-mail.

Poznámka: Možno budete musieť zmeniť mantru, ak skutočne dostanete zaplatené za zodpovedanie e-mailu.

Rada: Na kvantifikáciu problému s e-mailom použite program RescueTime. Na svojej pracovnej stanici nikdy neotvárajte svoju prvú e-mailovú aplikáciu. Snažte sa dokončiť aspoň 45 minút skutočnej práce predtým, ako sa dostanete do e-mailu.

3. Veriť, že multitasking je neproduktívny

Ľudia, ktorí čítajú informácie o technológii, technickej kultúre a produktivite, vedia, že multitasking je neproduktívny.

Prepáč, ale to jednoducho nie je pravda.

Výskum v oblasti multitaskingu ukazuje, že je veľmi produktívny, ale iba do určitej miery (pozri napríklad prácu Diwasa KC a Narayana). Keď je graf, hodnota multitaskingu má obrátený U-tvar. Trocha je dobrý, ale príliš veľa je rovnako zlý ako žiadny.

Výskum tiež naznačuje, že hodnota multitaskingu sa líši v závislosti od jednotlivca a typu vykonávanej práce. Úprimne povedané, verím, že väčšina ľudí vie, ktorý z nich

úlohy sú vhodné a nevhodné na multitasking. Zasekli ste sa na stretnutí, ktoré pre vás vôbec nie je relevantné? Choďte do toho a dohnajte e-mail! Navrhujete návrh miliónu dolárov? Radšej by ste sa zamerali len na túto úlohu.

Rada: Prestaňte si hovoriť, že multitasking je zlý a prijmite ho za vhodné úlohy. Netlačte to.

4. Úmyselné vytváranie duplicitných účtov

Koľkokrát ste sa zaregistrovali na online účet, až neskôr si uvedomíte, že ste už jeden mali viazaný na inú e-mailovú adresu? Je to bežný problém medzi začínajúcimi, ktorí sa osvojili a ktorí sa pýšia registráciou na nové webové stránky a služby online, hneď ako budú k dispozícii.

Ak máte potopený čas na vytvorenie pôvodného účtu, môže mať problém viac ako jeden účet. Je to tiež problém, ak ste do prvého účtu uložili údaje, ktoré by ste mohli potrebovať znova.

Najjednoduchší spôsob, ako sa vyhnúť vytváraniu duplicitných účtov, je použitie správcu hesiel. Správcovia hesiel spravujú vaše používateľské mená a heslá a ako dôsledok výhody tiež sledujú, či už máte účet v ktorejkoľvek aplikácii, webe alebo službe.

Ako súčasť svojej práce osobne testujem softvér a online služby, a preto mám viac ako 450 online účtov. Nikdy by som nemohol sledovať svoje online registrácie bez manažéra hesiel. Používam Dashlane, čo je voľba editorov PCMag. Existujú ďalšie dve možnosti úprav editora: LastPass Premium a Sticky Password Premium.

Rada: Používajte správcu hesiel, aby ste zabránili neúmyselnému vytvoreniu duplicitných účtov.

5. Plánovanie stretnutí, keď ste najostrejší

Počas stretnutí sa vám páči, je to tak? Bohužiaľ, pokiaľ stretnutia nie sú jadrom vašej práce, plánovanie stretnutí, keď ste na tom najostrejšom, je vysoko neproduktívne.

Podobne ako e-mail, aj schôdzky sa považujú za „prácu o práci“. Skutočná práca je to, čo robíte po stretnutí. Preto je najlepšie naplánovať schôdzky v časoch dňa, keď sa zvyčajne prepadnete, zvyčajne popoludní, a ochránite svoje dôležité hodiny, kedy môžete zvládnuť ťažké veci.

Čo to má spoločné s technickým nadšencom? Moji kolegovia, ak ste super pripojení a používate všetky najnovšie pripojené riešenia kalendára a nástroje plánovania, ako napríklad Doodle, možno vaši kolegovia a partneri uvidia, kedy máte slobodu a kedy ste zaneprázdnení. Je ľahké pre každého navrhnúť stretnutie ráno, ak je to prvýkrát , chronologicky, keď sú všetci slobodní.

Zablokujte teda svoj kalendár bez ohľadu na čas, kedy ste na svojom vrchole. Pre väčšinu ľudí je to prvých pár hodín pracovného dňa. Tentoraz označte „zameranie práce“ alebo ho označte ako súkromné, aby ľudia videli, že ste zaneprázdnení, ale nevedia, čo robíte. Blokovanie produktívnych hodín vás tiež odvráti od plánovania ďalších neproduktívnych vecí v tomto okamihu, ako sú napríklad stretnutia lekárov. Keď ste vyhorení, uschovajte si tieto veci na denné obdobia.

Rada: Neplánujte schôdzky ani schôdzky v čase vašej maximálnej produktivity. Zablokujte voľno v kalendári pre prácu.