Usporiadajte: 5 spôsobov, ako lepšie poslať e-mail

Existuje mnoho filozofií a metodík na efektívnejšie využívanie e-mailov. Sú základom obmedzenia rozptyľovania a sú produktívnejšie. Potrebujete však tiež vedieť, aké nástroje máte k dispozícii, aby ste sa dostali na produktívnejšie miesto.

Poskytovatelia e-mailových služieb a vývojári aplikácií tretích strán vynašli niekoľko výnimočných nástrojov, vďaka ktorým je e-mail oveľa efektívnejší. Myslím si, že existuje päť, ktoré majú najväčší účinok a sú najširšie uplatniteľné. Spoločne vám pomôžu

• písať lepšie e-maily,
• premeniť e-maily na úlohy,
• vrátiť späť odosielanie e-mailov,
• naplánovať odosielanie e-mailov a
• odložiť e-maily.

Napíšte lepšie

Písanie zbytočne dlhých alebo nejasných e-mailov je strata času. Príjemca nemusí mať čas na ich prečítanie v prvom rade, alebo môže stratiť čas, aby si ich znovu prečítal, aby sa ich pokúsil pochopiť, alebo môže na vysvetlenie odpovedať odosielateľovi. Plus, na všetkom je to všetko zbytočne veľa času, ktorý ste strávili ich písaním.

Existujú dve aplikácie, ktoré tvrdo pracujú na tom, aby vám pomohli písať lepšie e-maily, pretože sa zameriavajú na samotné písanie: Gramatika a Krištáľ.

Gramatika je doplnok, ktorý funguje ako kontrola pravopisu a analyzuje gramatiku a v skutočnosti vytvára inteligentné návrhy o tom, ako sprísniť jazyk, písať zreteľne a opravovať bežné chyby. Má pozoruhodnú schopnosť odhaliť chyby ESL.

Crystal je tiež doplnkom a povzbudzuje vás, aby ste si prispôsobili jazyk svojho e-mailu a oslovili ho. Funguje to takto: Crystal najskôr nájde vašich príjemcov online - ich účty Twitter, stránky Facebook atď. - a skúma, ako používajú a reagujú na jazyk. Sú stručné a priame? Alebo majú tendenciu doháňať sa pri zdĺhavých diskusiách? Na základe výsledkov vás Crystal prevedie písaním.

Ak nie ste silným spisovateľom, veľmi jasné výzvy spoločnosti Crystal vám môžu skutočne pomôcť nájsť slová na napísanie toho, čo chcete povedať. To je hodnotný návrh, ale je tu niečo, čo ma trápi zlým smerom. Existuje neštandardný predpoklad, že prispôsobujete svoj jazyk, aby ste dostali niečo od inej osoby, a považujem to za manipulatívne. Nemusí vás to však obťažovať, alebo to môže byť presne to, čo hľadáte. V žiadnom prípade nemožno poprieť, že je dobré v tom, čo robí.

Premeňte e-maily na úlohy

Vaša doručená pošta nie je váš zoznam úloh, pravdepodobne však úlohy, ktoré vám boli pridelené e-mailom, pravdepodobne stále máte. Oprava spočíva v nastavení pripojenej aplikácie na efektívne presunutie týchto úloh na vhodnejšie miesto.

Namiesto toho, aby ste manuálne zadali novú úlohu v čomkoľvek, čo chcete robiť alebo v aplikácii s upomienkou, ktorú používate, pripojte ju priamo k svojmu e-mailovému účtu alebo nastavte posielanie e-mailov a jedným alebo dvoma kliknutiami presuňte tento e-mail na správne miesto.

Niekoľko aplikácií, ktoré podporujú schopnosť presúvať e-maily do inej aplikácie, a to buď prostredníctvom priameho pripojenia, alebo e-mailom vpred, sú Wunderlist, Evernote Plus a Premium, Todoist Premium, Boxer a Newton Mail.

Vrátiť späť

Všetci sme predčasne zasiahli Send, či už je to preto, že sme prehliadli preklep, vynechali nejaké informácie alebo neprestali prehodnocovať e-mail napísaný v horúcom momente. Nemusíte však žiť s ľútosťou alebo neefektívnosťou, keď musíte napísať druhý e-mail. Musíte byť schopní vrátiť späť odosielanie.

Zrušiť odoslanie sa líši od vyvolenia správy. Pri vrátení späť sa správa nikdy neodošle. V podstate váš e-mail obsahuje správu na niečo ako 10 až 30 sekúnd, počas ktorého si môžete zmeniť názor.

Gmail má tlačidlo Späť odoslať (pozrite si video nižšie, ako ho nastaviť), ktoré by mal povoliť každý používateľ Gmailu. Newton Mail (ktorý je plný bohatých funkcií pre e-maily na mobilných zariadeniach) má tiež ten, ktorý funguje na akomkoľvek e-mailovom účte, ktorý podporuje, a ktorý zahŕňa účty Microsoft Exchange a iMap. Túto ponuku ponúkajú aj iní poskytovatelia e-mailov.

Rozvrh Poslať

„Práve teraz“ nie je vždy vhodný čas na odoslanie e-mailu. Vtedy sa hodí rozvrhnutie. Táto funkcia e-mailu vám umožňuje vybrať si v budúcnosti čas, kedy bude vaša správa doručená. Outlook, Boomerang pre Gmail a Newton Mail to všetko majú.

Pomocou rozosielania rozvrhu, pokiaľ správa ešte nevyšla, ju môžete tiež upraviť. Pokrýva teda niektoré z rovnakých dôvodov ako funkcia vrátenia späť.

zdriemnutie

Nie som fanúšikom filozofie Inbox Zero, ktorá sa snaží udržať počet vašich neprečítaných správ v ničom. Spravuje to príliš veľa času a nezaoberá sa skutočnými e-mailovými potrebami ľudí, psychologicky ani technicky. Som však fanúšikom odkladu, ktorý má tú istú myšlienku, aby sa počet správ v doručenej pošte minimalizoval v akomkoľvek danom čase.

Snoozing nerobí nič, iba skryje správu z doručenej pošty na nejaký čas. Ako dlho? Ty rozhodni. Výsledkom je, že sa môžete sústrediť na dôležité správy bez toho, aby vás rozptyľovali menej dôležité správy. Tieto menej dôležité správy sa objavia v čase, keď je pre nich lepšie sa s nimi vysporiadať. Program Outlook (kde sa nazýva „plán“), Airmail, Sparkmail a Newton Mail majú tlačidlo na odloženie.

Ak máte záujem o vyššiu produktivitu (a kto nie?), Mali by ste sa pozrieť na moje zhrnutie najlepších aplikácií pre produktivitu. Bez ohľadu na vaše problémy s efektívnosťou práce by tu malo byť niekoľko aplikácií alebo služieb, ktoré vám pomôžu lepšie využiť váš čas.